Απογράψτε τοπικά. Αναφέρετε κεντρικά.
Η τοπική ομάδα γνωρίζει τα ράφια· ο διευθυντής χρειάζεται ένα συνεπές, αναθεωρήσιμο αποτέλεσμα. Συνδέστε αυτές τις ανάγκες με μια ημερομηνία αναφορά που δηλώνει την τοποθεσία, το εύρος, το όριο, τις καταμετρημένες ποσότητες, τις διαφορές, τον αναθεωρητή και τις ενέργειες που παραμένουν ανοικτές.
1. Ολοκληρώστε την τοπική απογραφή με πλαίσιο
Η αναφορά ξεκινά από τη φυσική τοποθεσία. Πριν στείλετε ένα αρχείο, βεβαιωθείτε ότι η καταμέτρηση έχει καθορισμένη περιοχή, χρόνο, μονάδα μέτρησης και υπεύθυνο άτομο. Ένας πίνακας ποσοτήτων χωρίς αυτό το πλαίσιο είναι δύσκολο να ελεγχθεί ή να συγκριθεί.
Εντοπίστε την τοποθεσία
Χρησιμοποιήστε το όνομα του υποκαταστήματος, της τοποθεσίας, του δωματίου ή του οχήματος που ήδη αναγνωρίζει ο υπεύθυνος παραλαβής.
Καταγράψτε το κλείσιμο
Αναφέρετε πότε ξεκίνησε ή τελείωσε η καταμέτρηση και πώς χειρίστηκαν οι παραλαβές, οι πωλήσεις, οι μεταφορές ή η εσωτερική χρήση κατά τη διάρκεια της καταμέτρησης.
Επιβεβαιώστε το εύρος
Πείτε αν η αναφορά καλύπτει ολόκληρη την τοποθεσία, επιλεγμένες κατηγορίες, μία αποθήκη, ή έναν μερικό έλεγχο κύκλου.
2. Συμπεριλάβετε τα πεδία που χρειάζεται ένας διαχειριστής
Κρατήστε την αναφορά αρκετά οργανωμένη ώστε να μπορεί να φιλτραριστεί, να συγκριθεί και να ακολουθηθεί. Οι ακριβείς στήλες μπορεί να διαφέρουν, αλλά ο διαχειριστής που λαμβάνει την αναφορά δεν πρέπει να χρειαστεί να μαντέψει ποιο είδος, μονάδα, τοποθεσία ή παρατήρηση αντιπροσωπεύει κάθε σειρά.
Ταυτότητα είδους
Συμπεριλάβετε ένα σταθερό όνομα είδους και, όπου χρησιμοποιείται, SKU ή γραμμικό κωδικό. Διατηρήστε ξεχωριστά τις παραλλαγές και τα μεγέθη συσκευασίας.
Παρατηρηθείσα ποσότητα και μονάδα
Αναφέρετε την φυσική καταμέτρηση και τη μονάδα της. Εάν περιλαμβάνεται και μια αναμενόμενη ποσότητα, εμφανίστε την ξεχωριστά αντί να αντικαθιστάτε το παρατηρηθέν αποτέλεσμα.
Εξαίρεση και σημείωση
Χρησιμοποιήστε μια σύντομη σημείωση για ζημιές, λήξη, ελλείποντα αποθέματα, αβεβαιότητα μονάδας, διπλά αρχεία ή μια ανεπίλυτη διαφορά.
3. Επανεξετάστε τον καταμέτρηση πριν την αποστολή
Η γρήγορη τοπική επανεξέταση αποτρέπει τα προφανή σφάλματα από το να γίνουν εργασία του κεντρικού γραφείου. Ο υπεύθυνος της επανεξέτασης πρέπει να ελέγχει την πληρότητα, ασυνήθιστες ποσότητες, ελλείποντες χώρους, διπλές γραμμές και κατά πόσο οι διαφορές έχουν επανελεγχθεί.
Επιβεβαιώστε κάθε ανατεθειμένη περιοχή
Συγκρίνετε την αναφορά με τον χάρτη καταμέτρησης ή τη λίστα περιοχών ώστε ένα κενό τμήμα να μην παρερμηνευθεί ως ολοκληρωμένη καταμέτρηση μηδενικής ποσότητας.
Ελέγξτε τις εξαιρέσεις υλικού
Επανεξετάστε τα εκπληκτικά μηδενικά, τις μεγάλες διαφορές, τα αντικείμενα υψηλής αξίας και τις ποσότητες που χρησιμοποιούν μια ασυνήθιστη μονάδα.
Καταγράψτε την κατάσταση ανασκόπησης
Ονομάστε τον επανεξετάζοντα και διακρίνετε τις γραμμές που έχουν ανασκοπηθεί από τα αδιάλυτα στοιχεία που εξακολουθούν να χρειάζονται διερεύνηση.
4. Επιλέξτε ένα πρακτικό αρχείο και μέθοδο παράδοσης
CSV είναι χρήσιμο για φορητά δεδομένα σε γραμμές και στήλες. Excel είναι χρήσιμο όταν ο διαχειριστής χρειάζεται ένα βιβλίο εργασίας που διατηρεί τη γνωστή μορφοποίηση. Ένα PDF μπορεί να βοηθήσει με μια σταθερή εικόνα, αλλά είναι λιγότερο βολικό για ταξινόμηση και ανάλυση. Χρησιμοποιήστε τη μορφή που η παραλαμβάνουσα διαδικασία μπορεί πράγματι να ανοίξει και να διατηρήσει.
Χρησιμοποιήστε ένα σαφές όνομα αρχείου
Συμπεριλάβετε την τοποθεσία και την ημερομηνία καταμέτρησης χωρίς να αποκαλύπτετε εμπιστευτικές πληροφορίες περιττά.
Προστατέψτε την παράδοση
Χρησιμοποιήστε ένα εγκεκριμένο εταιρικό κανάλι και ελέγχους πρόσβασης κατάλληλους για την επιχείρηση. Αποφύγετε δημόσιους συνδέσμους για λειτουργικά αρχεία.
Διατηρήστε το αρχικό αποτέλεσμα
Κρατήστε τον αρχικό ολοκληρωμένο αριθμό ξεχωριστά από μεταγενέστερες διορθώσεις, αποφάσεις αγοράς ή μετατροπές υπολογιστικών φύλλων.
5. Στείλτε μια σύντομη σύνοψη διαχείρισης
Το μήνυμα που συνοδεύει την αναφορά θα πρέπει να αναφέρει τι είναι επισυναπτόμενο, κατά πόσο ο αριθμός είναι πλήρης, ποια ζητήματα χρειάζονται προσοχή και ποιος είναι υπεύθυνος για το επόμενο βήμα. Δεν πρέπει να θάβει την απόφαση σε ένα μεγάλο κείμενο.
Κατάσταση
Πείτε ολοκληρωμένο, μερικό ή σε αναμονή αναθεώρησης. Εάν είναι μερικό, προσδιορίστε ακριβώς ποιες περιοχές παραμένουν ανοικτές.
Εξαιρέσεις υλικού
Συνοψίστε μόνο τις αποκλίσεις, τις ελλείψεις, τα κατεστραμμένα αποθέματα ή τις ανάγκες αναπλήρωσης που απαιτούν προσοχή της διοίκησης.
Ζητούμενη ενέργεια
Δηλώστε εάν ο διαχειριστής πρέπει να εγκρίνει μια προσαρμογή, να εξουσιοδοτήσει μια νέα παραγγελία, να ζητήσει επανακαταμέτρηση ή απλώς να κρατήσει την αναφορά.
6. Τυποποίηση αναφορών σε όλες τις τοποθεσίες
Όταν αρκετά υποκαταστήματα αναφέρουν κεντρικά, η συνέπεια έχει μεγαλύτερη σημασία από την οπτική εμφάνιση. Χρησιμοποιήστε τις ίδιες μονάδες, αναγνωριστικά αντικειμένων, ετικέτες κατάστασης, κανόνες κλεισίματος και πρότυπο ονόματος αρχείου όπου είναι πρακτικό, διατηρώντας παράλληλα τα στοιχεία που αφορούν τη συγκεκριμένη τοποθεσία.
Μην συγχωνεύετε λεπτομέρειες τοποθεσίας
Ένα σύνολο σε όλα τα καταστήματα μπορεί να κρύψει έλλειψη σε ένα υποκατάστημα και περίσσευμα σε άλλο. Διατηρήστε σειρές ανά τοποθεσία ή ξεχωριστές αναφορές.
Χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο αναφορών
Ορίστε σαφείς προθεσμίες και ζώνες ώρας ώστε η κεντρική ανασκόπηση να μην συγκρίνει τα αποθέματα από διαφορετικές χρονικές στιγμές λειτουργίας χωρίς να το συνειδητοποιεί.
Αναφέρετε ανωμαλίες με συνέπεια
Ορίστε ποιες αποκλίσεις απαιτούν επανελέγχους, έγκριση διευθυντή, επείγουσα αναπλήρωση ή ανασκόπηση της διαδικασίας.
Πού εντάσσεται το Retail Scan & Stock
Retail Scan & Stock μπορεί να υποστηρίξει τοπική φυσική καταμέτρηση, σάρωση γραμμωτού κώδικα ή χειροκίνητη επιλογή αντικειμένων, ολοκληρωμένα αρχεία καταμέτρησης, σύνταξη παραγγελιών αγοράς και εξαγωγή CSV ή Excel μέσω του φύλλου κοινής χρήσης της συσκευής. Τα επιλέξιμα επί πληρωμή προγράμματα μπορούν να προσθέσουν συγχρονισμό στο cloud σε υποστηριζόμενες συσκευές λογαριασμού, αλλά η διαδικασία εργασίας μπορεί επίσης να ολοκληρωθεί εξάγοντας και στέλνοντας μια αναφορά. Το προϊόν δεν υπόσχεται πίνακες ελέγχου σε πραγματικό χρόνο για την κεντρική διοίκηση, ενσωμάτωση POS ή ERP, αυτόματη εξισορρόπηση μεταφοράς μεταξύ διαφορετικών τοποθεσιών ή ταυτόχρονο συγχώνευση ενεργών καταμετρήσεων από πολλές συσκευές.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιες είναι οι ελάχιστες πληροφορίες σε μια αναφορά καταμέτρησης αποθεμάτων;
Συμπεριλάβετε την τοποθεσία, το εύρος, την ημερομηνία και την ώρα καταμέτρησης, την ταυτότητα του αντικειμένου, την παρατηρούμενη ποσότητα και μονάδα μέτρησης, τον καταμετρητή, τον ελεγκτή ή την κατάσταση ελέγχου, τις εξαιρέσεις και οποιαδήποτε ανοιχτή παρακολούθηση.
Θα πρέπει η αναφορά να δείχνει τις αναμενόμενες ποσότητες;
Μπορεί, όταν αυτά τα αρχεία είναι αξιόπιστα, αλλά οι αναμενόμενες και οι παρατηρούμενες ποσότητες θα πρέπει να παραμένουν ξεχωριστές. Το φυσικό αποτέλεσμα δεν πρέπει να αντικαθίσταται μόνο για να ταιριάζει με το αρχείο.
Μπορούν τα υποκαταστήματα να στείλουν αναφορά Excel ή CSV μέσω email;
Ναι, εφόσον το email είναι εγκεκριμένο επιχειρησιακό κανάλι και η πρόσβαση είναι κατάλληλη. Ορισμένες οργανώσεις μπορεί να προτιμούν έναν ελεγχόμενο δίσκο, σύστημα εγγράφων ή άλλο εσωτερικό κανάλι για διατήρηση και δικαιώματα.