Ξεκινήστε με την επιχειρησιακή ερώτηση
Παρακολουθήστε ένα είδος όταν η γνώση της φυσικής του ποσότητας βοηθά την επιχείρηση να αποφύγει διακοπές, να ελέγξει τις αγορές ή να εξηγήσει τη χρήση. Κρατήστε τα ανθεκτικά εργαλεία, τις αναθέσεις εξοπλισμού, τη συντήρηση και την απόσβεση σε ξεχωριστή διαδικασία διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων.
1. Διαχωρίστε τα αναλώσιμα από τα επαναχρησιμοποιούμενα περιουσιακά στοιχεία
Τα καταναλωτικά υλικά εξαντλούνται, απορρίπτονται, πωλούνται, εγκαθίστανται ή μετασχηματίζονται μέσω των κανονικών λειτουργιών. Τα επαναχρησιμοποιήσιμα περιουσιακά στοιχεία παραμένουν σε χρήση και συνήθως ελέγχονται μέσω της ιδιοκτησίας, της τοποθεσίας, της ανάθεσης, της συντήρησης ή της κατάστασης και όχι μέσω της ποσότητας αναπλήρωσης.
Τυπικά καταναλωτικά υλικά
Συσκευασία, χαρτικά, καθαριστικά χημικά, γάντια, προϊόντα σαλόνι, αναλώσιμα καφετέριας, υλικά εκτυπωτή, φίλτρα, συνδετικά στοιχεία και τακτικά τοποθετούμενα ανταλλακτικά.
Τυπικά επαναχρησιμοποιήσιμα περιουσιακά στοιχεία
Ηλεκτρικά εργαλεία, μηχανές καφέ, φορητοί υπολογιστές, σκάλες, εξοπλισμός καθαρισμού, έπιπλα και συσκευές που αναμένεται να παραμείνουν σε χρήση.
Οριακά αντικείμενα
Ένα επαναχρησιμοποιήσιμο δοχείο μπορεί να θεωρηθεί περιουσιακό στοιχείο, ενώ η αναπλήρωσή του είναι καταναλώσιμο. Ορίστε τον κανόνα με βάση τον τρόπο που χρησιμοποιεί και αντικαθιστά κάθε αντικείμενο η επιχείρηση.
2. Δημιουργήστε ένα μικρό, μετρήσιμο κατάλογο
Μην ξεκινάτε καταλογοποιώντας όλα όσα κατέχει η επιχείρηση. Ξεκινήστε με αντικείμενα των οποίων η απουσία θα σταματούσε την εργασία, θα απαιτούσε επείγουσα αγορά, θα επηρέαζε την εξυπηρέτηση πελατών ή θα αντιπροσώπευε σημαντική επαναλαμβανόμενη δαπάνη.
Χρησιμοποιήστε ένα πρακτικό όνομα
Επιλέξτε ονόματα που αναγνωρίζουν οι εργαζόμενοι στο ράφι. Συμπεριλάβετε το σημαντικό μέγεθος, τη δύναμη, το χρώμα ή τη διάκριση της συσκευασίας όταν οι παραλλαγές δεν μπορούν να αντικατασταθούν.
Επιλέξτε μια βασική μονάδα
Αποφασίστε αν το αντικείμενο μετράται ως τεμάχιο, κουτί, θήκη, ρολό, μπουκάλι, λίτρο ή άλλη μονάδα. Καταγράψτε τις σχέσεις πακέτων ξεχωριστά και επαληθεύστε τις πριν βασιστείτε στις ποσότητες των θηκών.
Καταγράψτε τις θέσεις αποθήκευσης
Μια απλή θέση όπως μπροστινό ντουλάπι, πίσω ράφι, φορτηγάκι υπηρεσίας ή κάδος εργαστηρίου βοηθά τους μετρητές να βρουν όλο το απόθεμα και να αποφύγουν διπλές καταχωρήσεις.
3. Μετρήστε τα είδη σε επαναλαμβανόμενο πρόγραμμα
Το πρόγραμμα πρέπει να αντικατοπτρίζει τον επιχειρησιακό κίνδυνο. Τα συχνά χρησιμοποιούμενα βασικά μπορεί να χρειάζονται σύντομο κύκλο· το σταθερό εφεδρικό απόθεμα μπορεί να ελέγχεται σπανιότερα. Στόχος είναι η ανίχνευση αναγκών αναπλήρωσης πριν διακοπεί μια εργασία ή η ημέρα διαπραγμάτευσης.
Μετρήστε στην πηγή
Καταγράψτε την παρατηρούμενη ποσότητα ενώ βρίσκεστε μπροστά στο ντουλάπι, το ράφι, το βαν ή το κιβώτιο εργαστηρίου αντί να την ανακατασκευάσετε αργότερα από μνήμης.
Ελέγξτε ανοιχτές συσκευασίες
Μια ανοιχτή κούτα δεν πρέπει να θεωρείται γεμάτη. Μετρήστε τις ξεχωριστές μονάδες όταν η διαφορά μπορεί να επηρεάσει την απόφαση επαναπαραγγελίας.
Συμπεριλάβετε δευτερεύουσες αποθήκες
Τα εφεδρικά αποθέματα που φυλάσσονται σε άλλο δωμάτιο, όχημα ή υποκατάστημα πρέπει είτε να περιλαμβάνονται στην ίδια εμβέλεια είτε να αναφέρονται σαφώς ως ξεχωριστή τοποθεσία.
4. Μετατρέψτε τα επίπεδα αποθέματος σε προτεραιότητες ανανέωσης
Μια λίστα αναπαραγγελίας πρέπει να αντικατοπτρίζει τον χρόνο μέχρι τον επόμενο έλεγχο, τον χρόνο προμήθειας του προμηθευτή, τους ελάχιστους περιορισμούς αγοράς, τον χώρο αποθήκευσης και τις συνέπειες εξάντλησης των αποθεμάτων. Ένα χαμηλό ράφι είναι σημαντικό, αλλά δεν είναι ο μόνος παράγοντας.
Προστατέψτε πρώτα τα κρίσιμα είδη
Δώστε προτεραιότητα σε προμήθειες η έλλειψη των οποίων σταματά την υπηρεσία, δημιουργεί πρόβλημα ασφαλείας ή αναγκάζει σε ακριβή επείγουσα αγορά.
Αποφύγετε την αυτόματη υπεραγορά
Περισσότερο απόθεμα καταναλώνει μετρητά και χώρο. Αναπαραγγείλετε αρκετό για το ρεαλιστικό παράθυρο ζήτησης αντί να γεμίζετε κάθε ράφι μέχρι τη χωρητικότητα του.
Επανεξετάστε τους περιορισμούς του προμηθευτή
Τα μεγέθη συσκευασίας, οι χρόνοι παράδοσης, οι ημέρες παράδοσης και οι ελάχιστες ποσότητες παραγγελίας μπορεί να αλλάξουν την πρακτική παραγγελία, αλλά δεν θα πρέπει να κρύβουν την πραγματική ανάγκη.
5. Ερευνήστε ασυνήθιστη κατανάλωση χωρίς να βγάζετε βιαστικά συμπεράσματα
Μια ταχύτερη από την αναμενόμενη μείωση μπορεί να προκύψει από αυξημένη εργασία, διαρροές, ζημιές, νέο μέγεθος συσκευασίας, μεταφορές, μη καταγεγραμμένες παραδόσεις ή λάθη καταμέτρησης. Αντιμετωπίστε τη διαφορά ως αφορμή για ανασκόπηση, όχι ως κατηγορία.
Συγκρίνετε όμοιες περιόδους
Μια απασχολημένη εβδομάδα, η εποχική ζήτηση ή ένα ειδικό έργο μπορεί να καταναλώσουν νόμιμα περισσότερα αποθέματα από μια ήσυχη περίοδο.
Ελέγξτε τη μονάδα και τη συσκευασία
Πολλά εμφανή προβλήματα κατανάλωσης προκύπτουν από την καταμέτρηση μπουκαλιών σε μία περίοδο και κιβωτίων σε άλλη, ή από αλλαγή της ποσότητας στη συσκευασία από προμηθευτή.
Καταγράψτε τα απόβλητα ξεχωριστά όταν είναι πρακτικό
Εάν το απόθεμα υποστεί ζημιά, λήξει, χυθεί ή μολυνθεί και έχει λειτουργική σημασία, καταγράψτε τον λόγο αντί να τον κρύψετε μέσα στη γενική κατανάλωση.
6. Κρατήστε το σύστημα ανάλογο
Μια μικρή επιχείρηση συνήθως επωφελείται από ένα σύστημα που το προσωπικό θα συντηρεί πραγματικά. Ένας σαφής κατάλογος, επαναλαμβανόμενη φυσική καταμέτρηση, απλή ανασκόπηση παραγγελιών και εξαγώγιμη αναφορά μπορεί να είναι πιο αξιόπιστα από μια περίπλοκη ρύθμιση που εξαρτάται από την τέλεια καταγραφή συναλλαγών.
Αναθέστε ιδιοκτησία
Ονομάστε το άτομο υπεύθυνο για κάθε περιοχή καταμέτρησης και το άτομο εξουσιοδοτημένο να εγκρίνει τις αγορές.
Χρησιμοποιήστε εξαιρέσεις για τη βελτίωση της διάταξης
Οι επαναλαμβανόμενες παραλήψεις συχνά υποδεικνύουν διπλή αποθήκευση, ασαφή ονόματα αντικειμένων, μπερδεμένες παραλλαγές ή κακή οργάνωση ραφιών.
Διατηρήστε μια αναφορά με ημερομηνία
Κρατήστε επαρκές ιστορικό για να εξηγήσετε τι καταμετρήθηκε και παραγγέλθηκε, ενώ ακολουθείτε τις πρακτικές της επιχείρησης όσον αφορά τη διατήρηση και την ιδιωτικότητα.
Πού εντάσσεται το Retail Scan & Stock
Retail Scan & Stock μπορεί να διατηρεί έναν κατάλογο εφοδίων και αναλωσίμων, να υποστηρίζει επιλογή αντικειμένων μέσω γραμμωτού κώδικα ή χειροκίνητα, να καταγράφει φυσικές ποσότητες, να βοηθά στην προετοιμασία προσχεδίων παραγγελιών και να εξάγει αναφορές CSV ή Excel για κοινοποίηση. Οι βασικές του ροές εργασίας είναι τοπικές κατά προτεραιότητα και μπορούν να λειτουργούν εκτός σύνδεσης· η συγχρονισμός στο cloud είναι διαθέσιμη σε επιλέξιμα επί πληρωμή σχέδια. Δεν παρακολουθεί τον δανεισμό εξοπλισμού, την κατοχή από υπαλλήλους, τα προγράμματα συντήρησης, την απόσβεση, τις εργασίες, την εξάντληση συνταγών ή τη χρήση σε πραγματικό χρόνο σε κάθε επιχειρηματική διαδικασία.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι τα καθαριστικά αποθέματα ή έξοδα;
Μπορούν να είναι λειτουργικά αποθέματα για καταμέτρηση και αναπλήρωση, ενώ ταυτόχρονα να αντιμετωπίζονται ως έξοδα στη λογιστική. Η μέθοδος φυσικής παρακολούθησης και η λογιστική κατάταξη απαντούν σε διαφορετικά ερωτήματα.
Πρέπει να παρακολουθείται κάθε χαμηλού κόστους αντικείμενο;
Όχι. Παρακολουθήστε τα είδη όταν η ορατότητα της ποσότητας βελτιώνει τη συνέχεια, τις αγορές ή την λογοδοσία. Η προσπάθεια καταμέτρησης πρέπει να είναι αναλογική με τον κίνδυνο και το επαναλαμβανόμενο κόστος.
Πόσο συχνά θα πρέπει να μετριούνται τα αναλώσιμα;
Μετρήστε τα κρίσιμα και τα ταχέως χρησιμοποιούμενα είδη αρκετά συχνά ώστε να καλύπτουν τον χρόνο παράδοσης του προμηθευτή και το επόμενο διάστημα αναθεώρησης. Τα σταθερά, χαμηλού κινδύνου και εφεδρικά αποθέματα συνήθως μπορούν να ελέγχονται λιγότερο συχνά.