Започнете с оперативния въпрос
Проследявайте даден артикул, когато знанието за неговото физическо количество помага на бизнеса да избегне прекъсвания, да контролира покупките или да обясни използването. Съхранявайте устойчивите инструменти, разпределенията на оборудването, поддръжката и амортизацията в отделен процес на управление на активите.
1. Разделяне на консумативите от многократните активи
Консумативите се изразходват, изхвърлят, продават, инсталират или трансформират чрез нормални операции. Многократните активи остават в употреба и обикновено се контролират чрез собственост, местоположение, назначение, поддръжка или състояние, а не чрез количество за презареждане.
Типични консумативи
Опаковки, хартиени изделия, почистващи химикали, ръкавици, продукти за салони, еднократни изделия за кафенета, консумативи за принтери, филтри, крепежни елементи и редовно монтирани части.
Типични многократни активи
Електроинструменти, кафе машини, лаптопи, стълби, почистващо оборудване, мебели и устройства, които се очаква да останат в употреба.
Гранични артикули
Многоразов контейнер може да бъде актив, докато неговото попълнение е консуматив. Определете правилото въз основа на начина, по който бизнесът използва и заменя всеки артикул.
2. Създайте малък, числително определим каталог
Не започвайте с каталогизиране на всичко, което бизнесът притежава. Започнете с артикули, чиято липса би спряло работата, създала спешно закупуване, повлияла на обслужването на клиентите или представлявала значителни повтарящи се разходи.
Използвайте едно практично име
Избирайте имена, които персоналът разпознава на рафта. Включете важните размер, сила, цвят или разлика в опаковката, когато вариантите не могат да бъдат заменени.
Изберете основна единица
Определете дали артикулът се брои като брой, кутия, кашон, ролка, бутилка, литър или друга единица. Записвайте връзките между упаковките отделно и ги проверявайте, преди да се разчита на количествата в кашона.
Записване на местоположения за съхранение
Просто местоположение, като преден шкаф, задна рафт, сервизен ван или кош за работилница, помага на преброителите да открият всички наличности и да избегнат дублирани записи в каталога.
3. Бройте запасите по повтарящ се график
Графикът трябва да отразява оперативния риск. Често използваните основни запаси може да изискват кратък цикъл; стабилните резервни запаси могат да се проверяват по-рядко. Целта е да се открият нуждите от попълване, преди да бъде нарушена задача или търговски ден.
Бройте на място
Въведете наблюдаваното количество, докато сте до шкафа, рафта, ваната или работния контейнер, вместо да го възстановявате по-късно по памет.
Проверявайте отворените опаковки
Отворена кутия не трябва да се третира като пълна. Бройте отделните единици, когато разликата може да промени решението за повторно поръчване.
Включете вторичното съхранение
Резервите, държани в друга стая, превозно средство или клон, трябва или да бъдат включени в същия обхват, или ясно отчетени като отделна локация.
4. Преобразувайте нивата на запасите в приоритети за попълване
Списъкът за повторно поръчване трябва да отразява времето до следващата проверка, сроковете на доставка от доставчика, минималните ограничения за закупуване, наличното пространство за съхранение и последиците от изчерпване на запасите. Ниската наличност е важна, но не е единственият фактор.
Първо защитете критичните артикули
Дайте приоритет на запасите, чиято липса спира обслужването, създава опасност за безопасността или налага скъпа спешна покупка.
Избягвайте автоматичното прекомерно закупуване
Повече запаси консумират пари и пространство. Поръчвайте достатъчно за реалистичния период на търсене, вместо да запълвате всеки рафт до капацитет.
Прегледайте ограниченията на доставчика
Размерите на опаковките, сроковете за доставка, дните за доставка и минималните количества за поръчка могат да променят практическата поръчка, но не трябва да прикриват истинската необходимост.
5. Проучете необичайната употреба, без да правите прибързани заключения
По-бърз от очакваното спад може да се дължи на увеличена работа, разливи, повреди, нов размер на опаковката, прехвърляния, непосочени доставки или грешки в преброяването. Третирайте разликата като сигнал за преглед, а не като обвинение.
Сравнете подобни периоди
Заета седмица, сезонно търсене или специален проект може легитимно да консумира повече запаси от спокоен период.
Проверете единицата и опаковката
Много от привидните проблеми с употребата идват от преброяване на бутилки в един период и на каси в друг, или от промяна на количеството в опаковката от доставчик.
Регистрирайте отпадъците отделно, когато е практично
Ако повредените, изтеклите, разлятите или заразените стоки имат оперативно значение, запишете причината, вместо да я скривате в общата консумация.
6. Дръжте системата пропорционална
Малкия бизнес обикновено се възползва от система, която персоналът действително ще поддържа. Ясен каталог, повторяем физически отчет, преглед на лесна за поръчка стока и експортиращ се отчет могат да бъдат по-надеждни от сложна конфигурация, която зависи от перфектно засичане на транзакции.
Определете собственик
Назовете лицето, отговорно за всяка зона на броене, и лицето, упълномощено да одобрява покупките.
Използвайте изключения за подобряване на оформлението
Повтарящите се пропуски често показват дублирано складиране, неясни имена на артикули, смесени варианти или лоша организация на рафтовете.
Запазете отчет с дата
Съхранявайте достатъчна история, за да обясните какво е било преброено и поръчано, като спазвате собствените практики на бизнеса за съхранение и поверителност.
Къде се вписва Retail Scan & Stock
Retail Scan & Stock може да поддържа каталог на консумативите и материалите, да поддържа избор на артикули чрез баркод или ръчно, да записва физическите количества, да помага при подготовката на чернови за поръчки и да експортира CSV или Excel отчети за споделяне. Неговите основни работни потоци са локално ориентирани и могат да работят офлайн; синхронизацията с облак е налична в съвместимите платени планове. Не проследява раздаване на оборудване, притежание от служители, графици за поддръжка, амортизация, работни нареждания, изчерпване на рецепти или реална употреба във всеки бизнес процес.
Често задавани въпроси
Продуктите за почистване актив ли са или разходи?
Те могат да бъдат оперативни запаси за броене и попълване, като същевременно се третират като разходи в счетоводството. Методът за физическо проследяване и счетоводната класификация отговарят на различни въпроси.
Трябва ли всеки нискостойностен артикул да се проследява?
Не. Следете артикули, когато видимостта на количествата подобрява непрекъсваемостта, поръчките или отчетността. Усилието за броене трябва да бъде пропорционално на риска и повтарящата се стойност.
Колко често трябва да се броят консумативите?
Бройте критични и бързо използвани артикули достатъчно често, за да покриете времето за доставка от доставчика и следващия интервал за преглед. Стабилните, нискорискови резервни запаси обикновено могат да се проверяват по-рядко.