ابدأ بالسؤال التشغيلي
تتبع عنصر عندما يساعد معرفة كميته الفعلية الأعمال على تجنب الانقطاع، والتحكم في الشراء، أو شرح الاستخدام. احتفظ بالأدوات المتينة وتعيينات المعدات والصيانة والاستهلاك في عملية أصول منفصلة.
1. فصل المستهلكات عن الأصول القابلة لإعادة الاستخدام
تنفد المستهلكات، ويتم التخلص منها، أو بيعها، أو تركيبها، أو تحويلها من خلال العمليات العادية. تظل الأصول القابلة لإعادة الاستخدام في الخدمة وعادةً ما يتم التحكم فيها من خلال الملكية أو الموقع أو التعيين أو الصيانة أو الحالة بدلاً من كمية التجديد.
المستهلكات النموذجية
التغليف، والورق، والمواد الكيميائية للتنظيف، والقفازات، ومنتجات صالونات التجميل، والمستلزمات القابلة للتصرف للمقاهي، ومستحضرات الطباعة، والفلاتر، والمواد المثبتة، والقطع المركبة بشكل روتيني.
الأصول القابلة لإعادة الاستخدام النموذجية
الأدوات الكهربائية، ماكينات القهوة، الحواسيب المحمولة، السلالم، معدات التنظيف، الأثاث، والأجهزة المتوقع استمرار استخدامها.
العناصر الحدودية
قد يكون الحاوية القابلة لإعادة الاستخدام أصلاً بينما إعادة تعبئتها تعتبر مستهلكًا. حدد القاعدة بناءً على كيفية استخدام واستبدال كل عنصر في العمل.
2. أنشئ فهرسًا صغيرًا وقابلًا للعد
لا تبدأ بفهرسة كل ما يمتلكه العمل. ابدأ بالعناصر التي يؤدي غيابها إلى توقف العمل، أو تتطلب شراء طارئ، أو تؤثر على خدمة العملاء، أو تمثل إنفاقًا متكررًا مهمًا.
استخدم اسمًا عمليًا واحدًا
اختر أسماء يتعرف عليها الموظفون عند الرف. أدرج الحجم أو القوة أو اللون أو تمييز العبوة المهم عندما لا يمكن استبدال المتغيرات.
اختر وحدة أساسية
قرر ما إذا كان يتم احتساب الصنف كقطعة، صندوق، علبة، لفة، زجاجة، لتر، أو وحدة أخرى. سجّل علاقات العبوات بشكل منفصل وتحقق منها قبل الاعتماد على كميات الصناديق.
سجّل مواقع التخزين
يساعد موقع بسيط مثل الخزانة الأمامية، الرف الخلفي، سيارة الخدمة، أو صندوق الورشة العدّادين على إيجاد كل المخزون وتجنب إدخالات الفهرس المكررة.
3. عدّ المستلزمات وفق جدول متكرر
ينبغي أن يعكس الجدول المخاطر التشغيلية. قد تحتاج الضروريات المستخدمة بشكل متكرر إلى دورة قصيرة؛ ويمكن فحص المخزون الاحتياطي المستقر بوتيرة أقل. الهدف هو اكتشاف حاجة التوريد قبل أن يتعطل أي مهمة أو يوم عمل.
العد من المصدر
قم بإدخال الكمية الملاحظة أثناء وقوفك عند الخزانة أو الرف أو السيارة أو صندوق الورشة بدلًا من إعادة تركيبها لاحقًا من الذاكرة.
فحص العبوات المفتوحة
يجب عدم اعتبار الكرتون المفتوح ممتلئًا. عد الوحدات المفكوكة عندما يمكن أن يؤثر الفرق في قرار إعادة الطلب.
تضمين التخزين الثانوي
يجب تضمين النسخ الاحتياطية الموجودة في غرفة أخرى أو مركبة أو فرع آخر ضمن نفس النطاق أو الإبلاغ عنها بوضوح كموقع منفصل.
4. تحويل مستويات المخزون إلى أولويات إعادة التوريد
يجب أن تعكس قائمة إعادة الطلب الوقت حتى الفحص التالي، ومدة توريد المورد، ومتطلبات الحد الأدنى للشراء، ومساحة التخزين، وعواقب نفاد المخزون. الرف المنخفض مهم، لكنه ليس العامل الوحيد.
حماية العناصر الحيوية أولاً
قم بإعطاء الأولوية للإمدادات التي يؤدي غيابها إلى توقف الخدمة، أو خلق مشكلة أمان، أو يفرض شراء طارئ مكلف.
تجنب الشراء الزائد التلقائي
المزيد من المخزون يستهلك النقود والمساحة. أعد طلب كمية تكفي للطلب الواقعي بدلاً من ملء كل رف حتى السعة القصوى.
راجع قيود المورد
أحجام التعبئة، أوقات التسليم، أيام التسليم، والكميات الدنيا للطلبات قد تغير الطلب الفعلي، لكنها لا ينبغي أن تخفي الحاجة الحقيقية.
5. تحقق من الاستخدام غير المعتاد دون الإسراع في الاستنتاجات
يمكن أن يحدث انخفاض أسرع من المتوقع نتيجة زيادة العمل، الانسكابات، الضرر، حجم تعبئة جديد، التحويلات، التسليمات الغير مسجلة، أو أخطاء العد. اعتبر الفرق كدافع للمراجعة، وليس كاتهام.
قارن الفترات المماثلة
قد يستهلك أسبوع مزدحم، أو طلب موسمي، أو مشروع خاص المزيد من المستلزمات بشكل مشروع مقارنة بفترة هادئة.
تحقق من الوحدة والتعبئة
تنتج العديد من مشاكل الاستخدام الظاهرية من عد الزجاجات في فترة معينة وعد الصناديق في فترة أخرى، أو من تغيير المورد لكمية التعبئة.
سجّل النفايات بشكل منفصل عندما يكون ذلك عمليًا
إذا كانت المخزون تالفة أو منتهية الصلاحية أو مسكوبة أو ملوثة وتهم العمليات، قم بتسجيل السبب بدلاً من إخفائه ضمن الاستهلاك العام.
6. حافظ على تناسب النظام
عادةً ما تستفيد الشركات الصغيرة من نظام يمكن للموظفين الحفاظ عليه فعليًا. فهرس واضح، وعد حساب مادي متكرر، ومراجعة إعادة طلب بسيطة، وتقرير قابل للتصدير يمكن أن يكون أكثر موثوقية من إعداد معقد يعتمد على تسجيل المعاملات بشكل مثالي.
تعيين المسؤولية
قم بتسمية الشخص المسؤول عن كل منطقة عد والشخص المخول بالموافقة على المشتريات.
استخدم الاستثناءات لتحسين التخطيط
الإخفاقات المتكررة غالبًا ما تشير إلى التخزين المكرر، أو أسماء العناصر غير الواضحة، أو المزيج بين الأنواع، أو سوء تنظيم الرفوف.
احتفظ بتقرير مؤرخ
احتفظ بتاريخ كافٍ لتوضيح ما تم عدّه وما تم طلبه، مع اتباع ممارسات الاحتفاظ والخصوصية الخاصة بالعمل.
مكان Retail Scan & Stock
Retail Scan & Stock يمكنه الحفاظ على كتالوج للإمدادات والمستهلكات، ودعم اختيار العناصر عن طريق الباركود أو يدوياً، وتسجيل الكميات الفعلية، والمساعدة في إعداد مسودات أوامر الشراء، وتصدير تقارير CSV أو Excel للمشاركة. تعتبر سير العمل الأساسية فيه محلية في المقام الأول ويمكنها العمل دون اتصال بالإنترنت؛ كما أن المزامنة السحابية متاحة في الخطط المدفوعة المؤهلة. لا يتتبع هذا البرنامج تسجيل المعدات، أو حيازة الموظف، أو جداول الصيانة، أو الاستهلاك، أو أوامر العمل، أو استهلاك الوصفات، أو الاستخدام في الوقت الحقيقي عبر جميع عمليات الأعمال.
الأسئلة الشائعة
هل تعتبر مستلزمات التنظيف مخزوناً أم مصروفات؟
يمكن أن تكون مخزونًا تشغيليًا لأغراض العد وإعادة التوريد بينما يتم التعامل معها أيضًا كمصروفات في المحاسبة. طريقة التتبع الفعلية وتصنيف المحاسبة يجيبان على أسئلة مختلفة.
هل يجب تتبع كل عنصر منخفض التكلفة؟
لا. تتبع العناصر عندما يحسن وضوح الكمية الاستمرارية أو الشراء أو المساءلة. يجب أن تكون جهود العد متناسبة مع المخاطر والتكلفة المتكررة.
كم مرة يجب عد المستهلكات؟
يجب عد العناصر الحرجة والسريعة الاستخدام بشكل متكرر بما يكفي لتغطية وقت توريد المورد والفترة الزمنية للمراجعة التالية. يمكن عادةً التحقق من الإمدادات الاحتياطية المستقرة والمنخفضة المخاطر بتردد أقل.