Începeți cu întrebarea operațională
Urmăriți un articol atunci când cunoașterea cantității sale fizice ajută afacerea să evite întreruperile, să controleze achizițiile sau să explice utilizarea. Păstrați uneltele durabile, atribuirea echipamentelor, întreținerea și deprecierea într-un proces separat de gestionare a activelor.
1. Separă consumabilele de activele reutilizabile
Consumabilele sunt epuizate, aruncate, vândute, instalate sau transformate prin operațiuni normale. Activele reutilizabile rămân în serviciu și sunt de obicei controlate prin proprietate, locație, atribuție, întreținere sau stare, mai degrabă decât prin cantitatea de reaprovizionare.
Consumabile tipice
Materiale de ambalare, produse din hârtie, substanțe chimice de curățare, mănuși, produse de salon, articole de unică folosință pentru cafenea, consumabile pentru imprimantă, filtre, elemente de fixare și piese montate în mod obișnuit.
Active reutilizabile tipice
Unelte electrice, aparate de cafea, laptopuri, scări, echipamente de curățenie, mobilier și dispozitive care se așteaptă să rămână în funcțiune.
Articole la limită
Un recipient reutilizabil poate fi un activ, în timp ce reumplutura sa este un consumabil. Definiți regula pe baza modului în care afacerea folosește și înlocuiește fiecare articol.
2. Creați un mic catalog numerotabil
Nu începeți prin a cataloga tot ceea ce deține afacerea. Începeți cu articole a căror absență ar opri lucrul, ar crea achiziții de urgență, ar afecta serviciul pentru clienți sau ar reprezenta cheltuieli recurente semnificative.
Folosiți un nume practic
Alegeți nume pe care personalul le recunoaște pe raft. Includeți dimensiunea, rezistența, culoarea sau distincția pachetului importante atunci când variantele nu pot fi înlocuite.
Alegeți o unitate de bază
Decideți dacă articolul se numără ca bucată, cutie, pachet, rolă, sticlă, litru sau altă unitate. Înregistrați relațiile dintre ambalaje separat și verificați-le înainte de a vă baza pe cantitățile pe caz.
Înregistrați locațiile de depozitare
O locație simplă, cum ar fi dulapul din față, raftul din spate, mașina de serviciu sau lada din atelier, ajută persoanele care fac inventarul să găsească tot stocul și să evite intrările duplicate în catalog.
3. Numărați proviziile la un interval repetabil
Programul ar trebui să reflecte riscul operațional. Produsele esențiale utilizate frecvent pot necesita un ciclu scurt; stocul stabil de rezervă poate fi verificat mai rar. Scopul este de a detecta nevoile de reaprovizionare înainte ca o sarcină sau o zi de tranzacționare să fie afectată.
Numără la sursă
Introduceți cantitatea observată în timp ce stați la dulap, raft, autoutilitară sau recipientul din atelier, în loc să o reconstruiți mai târziu din memorie.
Verificați pachetele deschise
Un carton deschis nu trebuie tratat ca fiind plin. Numărați unitățile separate atunci când diferența ar putea schimba decizia de reaprovizionare.
Includeți depozitele secundare
Rezervele păstrate într-o altă cameră, vehicul sau sucursală trebuie fie incluse în același scop, fie raportate clar ca locație separată.
4. Transformați nivelurile de stoc în priorități de reaprovizionare
O listă de reaprovizionare ar trebui să reflecte timpul până la următoarea verificare, timpul de livrare al furnizorului, restricțiile minime de achiziție, spațiul de depozitare și consecințele epuizării stocului. Un stoc redus este important, dar nu este singurul factor.
Protejează mai întâi articolele critice
Prioritizează consumabilele a căror lipsă oprește serviciul, creează o problemă de siguranță sau forțează o achiziție de urgență costisitoare.
Evită cumpărăturile automate excesive
Mai mult stoc consumă bani și spațiu. Reaprovizionează suficient pentru fereastra realistă de cerere în loc să umpli fiecare raft până la capacitate.
Revizuiește restricțiile furnizorului
Mărimile pachetelor, timpii de livrare, zilele de livrare și cantitățile minime de comandă pot schimba comanda practică, dar nu ar trebui să ascundă adevărata necesitate.
5. Investigați utilizarea neobișnuită fără a trage concluzii pripite
O scădere mai rapidă decât se aștepta poate fi rezultatul unei creșteri a muncii, vărsărilor, deteriorării, unei noi mărimi a pachetului, transferurilor, livrărilor neînregistrate sau greșelilor de numărare. Tratați diferența ca un semnal pentru revizuire, nu ca o acuzație.
Comparați perioade similare
O săptămână aglomerată, cererea sezonieră sau un proiect special pot consuma în mod legitim mai multe resurse decât o perioadă liniștită.
Verificați unitatea și pachetul
Multe probleme aparent de utilizare provin din numărarea sticlelor într-o perioadă și a cutiilor în alta, sau din schimbarea cantității din pachet de către un furnizor.
Înregistrați deșeurile separat atunci când este practic
Dacă stocul este deteriorat, expirat, vărsat sau contaminat și afectează operațiunile, înregistrați motivul în loc să-l ascundeți în consumul general.
6. Mențineți sistemul proporțional
O afacere mică beneficiază de obicei de un sistem pe care personalul îl va întreține efectiv. Un catalog clar, o numărătoare fizică repetabilă, o revizuire simplă a reaprovizionării și un raport exportabil pot fi mai fiabile decât un sistem complex care depinde de capturarea perfectă a tranzacțiilor.
Atribuiți responsabilitatea
Numește persoana responsabilă pentru fiecare zonă de inventar și persoana autorizată să aprobe achizițiile.
Folosește excepții pentru a îmbunătăți aspectul
Rateurile repetate indică adesea stocuri duplicate, denumiri neclare ale articolelor, variante mixte sau organizare slabă a rafturilor.
Păstrează un raport datat
Păstrează suficientă istorie pentru a explica ce a fost numărat și comandat, respectând în același timp practicile de păstrare și confidențialitate ale afacerii.
Unde se încadrează Retail Scan & Stock
Retail Scan & Stock poate menține un catalog de provizii și consumabile, poate suporta selecția articolelor prin cod de bare sau manual, poate înregistra cantitățile fizice, poate ajuta la pregătirea proiectelor de comenzi de achiziție și poate exporta rapoarte CSV sau Excel pentru partajare. Fluxurile sale de lucru de bază sunt locale și pot funcționa offline; sincronizarea în cloud este disponibilă în planurile plătite eligibile. Nu urmărește verificarea echipamentelor, deținerea de către angajați, programele de întreținere, deprecierea, ordinele de lucru, consumul de rețete sau utilizarea în timp real în toate procesele de afaceri.
Întrebări frecvente
Sunt proviziile de curățenie inventar sau cheltuieli?
Ele pot fi inventar operațional pentru numărare și reaprovizionare, fiind în același timp tratate ca cheltuieli în contabilitate. Metoda de urmărire fizică și clasificarea contabilă răspund la întrebări diferite.
Ar trebui urmărit fiecare articol ieftin?
Nu. Urmăriți articolele atunci când vizibilitatea cantității îmbunătățește continuitatea, achiziția sau responsabilitatea. Efortul de numărare ar trebui să fie proporțional cu riscul și costul recurent.
Cât de des ar trebui să fie numărate consumabilele?
Numărați articolele critice și cele cu consum rapid suficient de des pentru a acoperi timpul de livrare al furnizorului și următorul interval de revizuire. Rezervele stabile, cu risc scăzut, pot fi de obicei verificate mai rar.