संचालन संबंधी प्रश्न से शुरू करें
किसी आइटम को ट्रैक करें जब उसकी भौतिक मात्रा जानना व्यवसाय को व्यवधान से बचने, खरीदारी को नियंत्रित करने, या उपयोग की व्याख्या करने में मदद करता है। टिकाऊ उपकरण, उपकरण असाइनमेंट, मेंटेनेंस और मूल्यह्रास को अलग संपत्ति प्रक्रिया में रखें।
1. उपभोग्य सामान को पुन: प्रयोज्य संपत्तियों से अलग करें
उपभोग्य वस्तुएँ सामान्य संचालन के माध्यम से समाप्त हो जाती हैं, फेंक दी जाती हैं, बेची जाती हैं, स्थापित की जाती हैं, या परिवर्तित की जाती हैं। पुन: प्रयोज्य संपत्तियाँ सेवा में बनी रहती हैं और आम तौर पर उन्हें भराई मात्रा के बजाय स्वामित्व, स्थान, सौंपने, रखरखाव, या स्थिति के द्वारा नियंत्रित किया जाता है।
सामान्य उपभोग्य वस्तुएँ
पैकेजिंग, कागज़ की वस्तुएँ, सफाई रसायन, दस्ताने, सैलून उत्पाद, कैफे की एक बार उपयोग होने वाली वस्तुएँ, प्रिंटर की आपूर्ति, फिल्टर, फास्टनर्स, और नियमित रूप से फिट किए जाने वाले हिस्से।
सामान्य पुन: प्रयोज्य संपत्तियाँ
पावर टूल्स, कॉफी मशीनें, लैपटॉप, सीढ़ियाँ, सफाई उपकरण, फर्नीचर, और उपकरण जो सेवा में बने रहने की उम्मीद हैं।
सीमांत आइटम
एक पुन: प्रयोज्य कंटेनर एक संपत्ति हो सकती है जबकि उसका रीफिल एक उपभोग्य वस्तु हो सकता है। नियम यह निर्धारित करें कि व्यवसाय प्रत्येक आइटम का उपयोग और प्रतिस्थापन कैसे करता है।
2. एक छोटा, गिनने योग्य सूची बनाएँ
व्यवसाय द्वारा स्वामित्व वाली हर चीज को सूचीबद्ध करने से शुरू न करें। उन आइटम से शुरू करें जिनकी अनुपस्थिति काम को रोक सकती है, आपातकालीन खरीदारी को प्रभावित कर सकती है, ग्राहक सेवा को प्रभावित कर सकती है, या महत्वपूर्ण आवर्ती खर्च का प्रतिनिधित्व करती है।
एक व्यावहारिक नाम का प्रयोग करें
ऐसे नाम चुनें जिन्हें कर्मचारी शेल्फ पर पहचान सकें। जब विकल्पों का स्थानापन्न नहीं किया जा सकता हो, तो महत्वपूर्ण आकार, ताकत, रंग, या पैक का भेद शामिल करें।
एक मूल इकाई चुनें
निर्णय करें कि आइटम को प्रत्येक, बॉक्स, केस, रोल, बोतल, लीटर या किसी अन्य इकाई के रूप में गिना जाएगा। पैक संबंधों को अलग से रिकॉर्ड करें और केस की मात्रा पर भरोसा करने से पहले उन्हें सत्यापित करें।
भंडारण स्थान रिकॉर्ड करें
सीधी जगह जैसे फ्रंट अलमारी, पीछे की शेल्फ, सर्विस वैन, या कार्यशाला बिन, काउंटर्स को सभी स्टॉक खोजने में मदद करती है और डुप्लिकेट कैटलॉग एंट्री से बचाती है।
3. सप्लाई को पुनरावर्ती समय-सारणी पर गिनें
समय-सारणी को परिचालन जोखिम को ध्यान में रखते हुए बनाना चाहिए। अक्सर उपयोग की जाने वाली आवश्यकताओं को छोटे चक्र में गिनना पड़ सकता है; स्थिर बैकअप स्टॉक की जांच कम बार की जा सकती है। लक्ष्य यह है कि कार्य या व्यापार दिन बाधित होने से पहले पूर्ति की आवश्यकता का पता लगाया जा सके।
स्रोत पर गिनती करें
कुर्सी, शेल्फ, वैन, या कार्यशाला बिन पर खड़े होकर देखी गई मात्रा दर्ज करें, बजाय इसके कि बाद में स्मृति से इसे पुनर्निर्मित किया जाए।
खुली पैक जाँचें
एक खुला कार्टन पूर्ण के रूप में नहीं माना जाना चाहिए। ढीली इकाइयों की गिनती करें जब अंतर पुनःआदेश निर्णय को बदल सकता है।
माध्यमिक भंडारण शामिल करें
अन्य कमरे, वाहन या शाखा में रखे गए बैकअप या तो उसी सीमा में शामिल होने चाहिए या स्पष्ट रूप से अलग स्थान के रूप में रिपोर्ट किए जाने चाहिए।
4. स्टॉक स्तरों को पुनःपूर्ति प्राथमिकताओं में बदलें
एक पुनःऑर्डर सूची को अगले चेक तक के समय, आपूर्तिकर्ता की लीड टाइम, न्यूनतम खरीद सीमा, भंडारण स्थान, और स्टॉक खत्म होने के परिणाम को दर्शाना चाहिए। एक कम शेल्फ महत्वपूर्ण है, लेकिन यह एकमात्र कारक नहीं है।
पहले महत्वपूर्ण वस्तुओं की रक्षा करें
उन आपूर्ति को प्राथमिकता दें जिनकी अनुपस्थिति सेवा को रोकती है, सुरक्षा समस्या पैदा करती है, या महंगे आपातकालीन खरीद को मजबूर करती है।
स्वचालित अधिक खरीद से बचें
अधिक स्टॉक नकद और स्थान खाता है। प्रत्येक शेल्फ को पूरी क्षमता तक भरने के बजाय यथार्थवादी मांग विंडो के लिए पर्याप्त पुनःऑर्डर करें।
आपूर्तिकर्ता की सीमाओं की समीक्षा करें
पैक आकार, लीड टाइम, डिलीवरी के दिन, और न्यूनतम ऑर्डर मात्रा व्यावहारिक आदेश को बदल सकते हैं, लेकिन उन्हें वास्तविक आवश्यकता को छुपाना नहीं चाहिए।
5. निष्कर्ष पर जल्दी पहुंचे बिना असामान्य उपयोग की जांच करें
अपेक्षा से तेज़ गिरावट काम में वृद्धि, फैलाव, नुकसान, नए पैक आकार, स्थानांतरण, रिकॉर्ड न किए गए डिलीवरी, या गिनती में गलती से हो सकती है। अंतर को आरोप नहीं बल्कि समीक्षा के लिए संकेत समझें।
समान कालखंड की तुलना करें
एक व्यस्त सप्ताह, मौसमी मांग, या एक विशेष परियोजना सचमुच अधिक आपूर्ति का उपयोग कर सकती है, जो एक शांत अवधि की तुलना में अधिक है।
यूनिट और पैक की जाँच करें
कई स्पष्ट उपयोग की समस्याएँ एक अवधि में बोतलें गिनने और दूसरी अवधि में केस गिनने, या किसी आपूर्तिकर्ता द्वारा पैक मात्रा बदलने से उत्पन्न होती हैं।
व्यर्थ सामग्री को अलग-अलग रिकॉर्ड करें जब व्यावहारिक हो
यदि किसी स्टॉक को नुकसान हुआ है, उसकी अवधि समाप्त हो गई है, बह गया है, या वह संदूषित है और यह संचालनात्मक रूप से महत्वपूर्ण है, तो इसे सामान्य खपत के भीतर छिपाने के बजाय कारण को दर्ज करें।
6. सिस्टम को संतुलित रखें
एक छोटे व्यवसाय को आमतौर पर एक ऐसे सिस्टम से लाभ होता है जिसे कर्मचारी वास्तव में बनाए रखेंगे। एक स्पष्ट सूची, दोहराए जाने योग्य भौतिक गिनती, आसान पुनःआदेश समीक्षा, और निर्यात योग्य रिपोर्ट एक जटिल सेटअप की तुलना में अधिक विश्वसनीय हो सकते हैं जो परिपूर्ण लेनदेन पकड़ पर निर्भर करता है।
स्वामित्व सौंपें
प्रत्येक काउंट क्षेत्र के लिए जिम्मेदार व्यक्ति और खरीदारी को अनुमोदित करने के लिए अधिकृत व्यक्ति का नाम बताएं।
लेआउट सुधारने के लिए अपवादों का उपयोग करें
बार-बार चूक अक्सर डुप्लिकेट भंडारण, अस्पष्ट आइटम नाम, मिश्रित वैरिएंट या खराब शेल्फ संगठन की ओर इशारा करती है।
एक दिनांकित रिपोर्ट रखें
इतिहास इतना रखें कि यह स्पष्ट हो सके कि क्या गिना गया और क्या ऑर्डर किया गया, जबकि व्यवसाय की अपनी प्रतिधारण और गोपनीयता प्रथाओं का पालन करें।
Retail Scan & Stock कहाँ फिट होता है
Retail Scan & Stock आपूर्ति और उपभोग सामग्रियों की एक सूची बनाए रख सकता है, बारकोड या मैन्युअल आइटम चयन का समर्थन कर सकता है, भौतिक मात्राओं को रिकॉर्ड कर सकता है, खरीद आदेश के मसौदे तैयार करने में मदद कर सकता है, और CSV या Excel रिपोर्ट साझा करने के लिए निर्यात कर सकता है। इसके मुख्य वर्कफ़्लोज़ स्थानीय-प्रथम हैं और ऑफ़लाइन काम कर सकते हैं; योग्य भुगतान योजनाओं पर क्लाउड समन्वय उपलब्ध है। यह उपकरण चेकआउट, कर्मचारी की संपत्ति, रखरखाव अनुसूची, मूल्यह्रास, कार्य आदेश, रेसिपी की कमी, या हर व्यावसायिक प्रक्रिया में वास्तविक समय के उपयोग को ट्रैक नहीं करता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
सफाई की आपूर्ति इन्वेंट्री है या व्यय?
इन्हें गणना और पूर्ति के लिए संचालनात्मक इन्वेंट्री माना जा सकता है, जबकि लेखांकन में इन्हें व्यय के रूप में भी माना जा सकता है। भौतिक ट्रैकिंग विधि और लेखांकन वर्गीकरण अलग-अलग सवालों के जवाब देते हैं।
क्या हर कम लागत वाले आइटम को ट्रैक किया जाना चाहिए?
नहीं। जब मात्रा की दृश्यता निरंतरता, खरीदारी, या जवाबदेही को बेहतर बनाती है, तो वस्तुओं की ट्रैकिंग करें। गिनने का प्रयास जोखिम और आवर्ती लागत के अनुपात में होना चाहिए।
उपभोग्य वस्तुओं की गिनती कितनी बार करनी चाहिए?
महत्त्वपूर्ण और तेजी से उपयोग होने वाले आइटम्स को इतनी बार गिनें कि सप्लायर के लीड टाइम और अगली समीक्षा अवधि को कवर किया जा सके। स्थिर, कम जोखिम वाले बैकअप सप्लाई आमतौर पर कम बार जांचे जा सकते हैं।