Як відстежувати запаси та витратні матеріали в малому бізнесі

Почніть з операційного питання

Відстежуйте предмет тоді, коли знання його фізичної кількості допомагає бізнесу уникнути перерв, контролювати закупівлі або пояснити використання. Довговічні інструменти, призначення обладнання, технічне обслуговування та знос обліковуйте у окремому процесі управління активами.

1. Відокремлюйте витратні матеріали від повторно використовуваних активів

Витратні матеріали витрачаються, викидаються, продаються, встановлюються або перетворюються в процесі нормальної експлуатації. Багаторазові активи залишаються в експлуатації і зазвичай контролюються за власністю, місцем розташування, призначенням, технічним обслуговуванням або станом, а не за кількістю поповнення.

Склад для дрібного бізнесу, де витратні матеріали розділені від багаторазових інструментів та обладнання — Фізичне розділення підтримує чітке правило: поповнюйте витрачений запас; керуйте довговічним обладнанням за іншим процесом.

Типові витратні матеріали

Упаковка, паперові вироби, миючі хімікати, рукавички, салонні продукти, одноразові товари для кафе, витратні матеріали для принтерів, фільтри, кріплення та регулярно встановлювані деталі.

Типові багаторазові активи

Електроінструменти, кавоварки, ноутбуки, драбини, прибиральне обладнання, меблі та пристрої, очікувані до подальшого використання.

Пограничні предмети

Багаторазовий контейнер може бути активом, а його заповнення — витратним матеріалом. Визначте правило на основі того, як бізнес використовує та замінює кожен предмет.

2. Створіть невеликий, підрахований каталог

Не починайте з каталогізації всього, що належить бізнесу. Почніть із предметів, відсутність яких зупинить роботу, створить необхідність термінових закупівель, вплине на обслуговування клієнтів або становить значущі повторювані витрати.

Використовуйте одну практичну назву

Обирайте назви, які співробітники впізнають на полицях. Включайте важливі характеристики: розмір, потужність, колір або упаковку, якщо варіанти не можна замінити.

Виберіть базову одиницю

Визначте, чи враховується предмет як штука, коробка, ящик, рулон, пляшка, літр або інша одиниця. Записи про упаковки робіть окремо та перевіряйте їх перед тим, як покладатись на кількість у ящиках.

Записуйте місця зберігання

Просте розташування, наприклад, передня шафа, задня полиця, фургон для обслуговування або ящик у майстерні, допомагає працівникам знаходити всі запаси та уникати дублювання записів.

3. Перераховуйте запаси за повторюваним графіком

Графік має відповідати операційним ризикам. Часто використовувані важливі предмети можуть вимагати коротшого циклу; стабільні резерви можна перевіряти рідше. Метою є виявити потребу у поповненні до того, як завдання або робочий день буде порушено.

Працівник, що підраховує коробки, пляшки, рулони та інші витратні матеріали в кімнаті запасів малого бізнесу — Коротка, повторювана перевірка полиць часто достатня, щоб забезпечити видимість необхідних запасів.

Рахуйте біля джерела

Введіть спостережену кількість, перебуваючи біля шафи, полиці, вантажівки або робочого ящика, замість того щоб відтворювати її пізніше з пам'яті.

Перевіряйте відкриті упаковки

Відкриту коробку не слід вважати повною. Рахуйте окремі одиниці, якщо різниця може змінити рішення про повторне замовлення.

Включайте допоміжне зберігання

Резервні запаси, що зберігаються в іншій кімнаті, транспортному засобі або філії, повинні бути включені в той самий обсяг або чітко зазначені як окреме місце зберігання.

4. Перетворіть рівні запасу на пріоритети поповнення

Список для повторного замовлення повинен відображати час до наступної перевірки, час постачання від постачальника, мінімальні обмеження на закупівлю, місце для зберігання та наслідки вичерпання запасів. Низька полиця важлива, але це не єдиний фактор.

Працівник перевіряє майже порожні полиці поруч із товарами, наявними у достатку — Надавайте пріоритет товарам, які можуть закінчитися до наступної надійної можливості поповнення.

Спершу захищайте критично важливі товари

Надавайте пріоритет запасам, відсутність яких зупиняє обслуговування, створює проблему безпеки або змушує робити дорогі аварійні закупівлі.

Уникайте автоматичного надмірного закупівлі

Більше запасів споживає гроші та місце. Перезамовляйте достатньо для реалістичного періоду попиту замість того, щоб заповнювати кожну полицю до граничної місткості.

Перегляньте обмеження постачальника

Розміри упаковок, строки виконання, дні доставки та мінімальні обсяги замовлення можуть змінювати практичне замовлення, але вони не повинні приховувати справжню потребу.

5. Досліджуйте незвичне використання, не роблячи поспішних висновків

Швидше, ніж очікувалось, зменшення може бути результатом збільшення роботи, розливів, пошкоджень, нового розміру упаковки, передач, незареєстрованих доставок або помилок під час рахування. Розглядайте різницю як привід для перевірки, а не як звинувачення.

Порівнюйте однакові періоди

Завантажений тиждень, сезонний попит або спеціальний проект можуть законно спричинити споживання більше ресурсів, ніж у спокійний період.

Перевірте одиницю та упаковку

Багато проблем із відображенням використання виникають через підрахунок пляшок у один період і коробок в іншому, або через зміну постачальником кількості упаковки.

Записуйте відходи окремо, коли це можливо

Якщо пошкоджені, прострочені, пролиті або забруднені запаси мають операційне значення, фіксуйте причину замість того, щоб ховати її в загальному споживанні.

6. Зберігайте пропорційність системи

Малий бізнес зазвичай виграє від системи, яку персонал дійсно буде підтримувати. Чіткий каталог, повторюваний фізичний підрахунок, простий аналіз повторного замовлення та експортований звіт можуть бути надійнішими за складну систему, яка залежить від ідеального обліку транзакцій.

Власник малого бізнесу підраховує запаси кафе або майстерні за допомогою смартфона — Система повинна відповідати приміщенню, команді та прийняттю рішень — а не імітувати складу великого підприємства.

Призначте відповідальність

Назвіть особу, відповідальну за кожну ділянку обліку, та особу, уповноважену затверджувати закупівлі.

Використовуйте винятки для покращення оформлення

Повторні промахи часто вказують на подвійне зберігання, незрозумілі назви предметів, змішані варіанти або погану організацію полиць.

Зберігайте датований звіт

Зберігайте достатню історію, щоб пояснити, що було пораховано та замовлено, дотримуючись при цьому власних правил збереження та конфіденційності бізнесу.

Де підходить Retail Scan & Stock

Retail Scan & Stock може вести каталог матеріалів та витратних матеріалів, підтримувати вибір товарів за штрих-кодом або вручну, записувати фізичні кількості, допомагати у підготовці чернеток замовлень на закупівлю та експортувати CSV або Excel звіти для обміну. Його основні робочі процеси є локальними і можуть працювати офлайн; синхронізація в хмарі доступна на відповідних платних планах. Він не відстежує видачу обладнання, володіння співробітниками, графіки технічного обслуговування, знос, робочі замовлення, витрату за рецептами або використання в реальному часі у всіх бізнес-процесах.

Поширені запитання

Чи є інвентарем чи витратами миючі засоби?

Вони можуть бути операційним інвентарем для підрахунку та поповнення, але також трактуватися як витрати в обліку. Метод фізичного відстеження та класифікація в обліку відповідають на різні питання.

Чи потрібно відстежувати кожен дешевий предмет?

Ні. Відстежуйте товари, коли видимість їх кількості покращує безперервність, закупівлі або підзвітність. Зусилля, затрачені на підрахунок, повинні бути пропорційні ризику та повторюваним витратам.

Як часто слід рахувати витратні матеріали?

Підраховуйте критично важливі та швидко використовувані товари достатньо часто, щоб покрити час постачання від постачальника та наступний інтервал перевірки. Стабільні, низькоризикові запасні матеріали зазвичай можна перевіряти рідше.