Operasyonel soruyla başlayın
Fiziksel miktarını bilmek, işin kesintiye uğramasını önlemeye, satın almayı kontrol etmeye veya kullanımını açıklamaya yardımcı olduğunda bir öğeyi takip edin. Dayanıklı araç, ekipman atamaları, bakım ve amortismanı ayrı bir varlık sürecinde tutun.
1. Tüketim malzemelerini yeniden kullanılabilir varlıklardan ayırın
Tüketim malzemeleri normal operasyonlar sırasında tüketilir, atılır, satılır, kurulur veya dönüştürülür. Yeniden kullanılabilir varlıklar hizmette kalır ve genellikle yenileme miktarı yerine sahiplik, konum, atama, bakım veya durum ile kontrol edilir.
Tipik tüketim malzemeleri
Paketleme, kağıt ürünler, temizlik kimyasalları, eldivenler, kuaför ürünleri, kafe tek kullanımlıkları, yazıcı malzemeleri, filtreler, bağlantı elemanları ve rutin olarak takılan parçalar.
Tipik yeniden kullanılabilir varlıklar
Güç aletleri, kahve makineleri, dizüstü bilgisayarlar, merdivenler, temizlik ekipmanları, mobilyalar ve hizmette kalması beklenen cihazlar.
Sınırdaki öğeler
Tekrar kullanılabilir bir kap bir varlık olabilirken, dolumu tüketim malzemesi olabilir. Kuralı, işletmenin her öğeyi nasıl kullandığına ve değiştirdiğine göre tanımlayın.
2. Küçük, sayılabilir bir katalog oluşturun
İşletmenin sahip olduğu her şeyi kataloglayarak başlamayın. Yokluğu işin durmasına, acil satın alma gerektirmesine, müşteri hizmetlerini etkilemesine veya anlamlı tekrar eden harcama oluşturan öğelerle başlayın.
Tek bir pratik ad kullanın
Personelin rafta tanıyacağı adları seçin. Varyantların yerine geçemediği durumlarda önemli boyut, güç, renk veya paket farkını dahil edin.
Bir temel birim seçin
Öğenin adet, kutu, koli, rulo, şişe, litre veya başka bir birim olarak sayılıp sayılmayacağını belirleyin. Paket ilişkilerini ayrı olarak kaydedin ve koli miktarlarına güvenmeden önce doğrulayın.
Depolama yerlerini kaydedin
Ön dolap, arka raf, servis aracı veya atölye kutusu gibi basit bir yer, sayıcıların tüm stokları bulmasını ve çift katalog girişlerinden kaçınmasını sağlar.
3. Malzemeleri tekrar edilebilir bir programa göre sayın
Program operasyonel riski yansıtmalıdır. Sık kullanılan temel malzemeler kısa bir döngü gerektirebilir; stabil yedek stok daha seyrek kontrol edilebilir. Amaç, bir görev veya ticaret günü aksatılmadan önce yeniden tedarik ihtiyaçlarını tespit etmektir.
Kaynağında say
Gözlemlenen miktarı, dolap, raf, araç veya atölye kutusunda dururken girin; sonra hafızadan yeniden oluşturmayın.
Açık paketleri kontrol et
Açık bir karton dolu muamelesi görmemelidir. Fark, yeniden sipariş kararını değiştirebilecek durumdaysa gevşek birimleri sayın.
İkincil depolamayı dahil et
Başka bir odada, araçta veya şubede tutulan yedekler ya aynı kapsamda dahil edilmeli ya da ayrı bir yer olarak açıkça raporlanmalıdır.
4. Stok seviyelerini yeniden doldurma önceliklerine dönüştür
Yeniden sipariş listesi, bir sonraki kontrole kadar geçen zamanı, tedarikçi teslim süresini, minimum satın alma kısıtlamalarını, depolama alanını ve bitme sonucunu yansıtmalıdır. Düşük raf stoğu önemli olsa da tek faktör değildir.
Önce kritik ürünleri koruyun
Hizmeti durduran, güvenlik sorunu yaratan veya pahalı bir acil satın alma yapılmasını gerektiren yokluğu olan malzemeleri önceliklendirin.
Otomatik aşırı alımdan kaçının
Daha fazla stok nakit ve alan tüketir. Her rafı tamamen doldurmak yerine gerçekçi talep penceresine yetecek kadar yeniden sipariş verin.
Tedarikçi kısıtlamalarını gözden geçirin
Paket boyutları, teslim süreleri, teslim günleri ve minimum sipariş miktarları pratik siparişi değiştirebilir, ancak gerçek ihtiyacı gizlememelidir.
5. Alışılmadık kullanımı hemen sonuca varmadan araştırın
Beklenenden hızlı bir azalma, artan iş, dökülmeler, hasar, yeni bir paket boyutu, transferler, kaydedilmemiş teslimatlar veya sayım hatalarından kaynaklanabilir. Farkı suçlama yerine inceleme için bir uyarı olarak ele alın.
Benzer dönemleri karşılaştırın
Yoğun bir hafta, mevsimsel talep veya özel bir proje, sessiz bir döneme göre makul şekilde daha fazla malzeme tüketebilir.
Birim ve paketi kontrol edin
Görünürdeki kullanım sorunlarının çoğu, bir dönemde şişe sayımı yapıp başka bir dönemde kutu sayımı yapmak veya tedarikçinin paket miktarını değiştirmesinden kaynaklanır.
Atıkları mümkünse ayrı olarak kaydedin
Stok, operasyonel olarak hasar görmüş, süresi geçmiş, dökülmüş veya kontamine olmuşsa, bunu genel tüketim içine gizlemek yerine nedenini kaydedin.
6. Sistemi orantılı tutun
Küçük bir işletme genellikle personelin gerçekten sürdüreceği bir sistemden fayda sağlar. Net bir katalog, tekrarlanabilir fiziksel sayım, basit yeniden sipariş incelemesi ve dışa aktarılabilir rapor, mükemmel işlem kaydına dayanan karmaşık bir kurulumdan daha güvenilir olabilir.
Sahipliği atayın
Her sayım alanından sorumlu kişiyi ve satın alma onayı vermeye yetkili kişiyi belirtin.
Düzeni iyileştirmek için istisnalar kullanın
Tekrarlanan hatalar genellikle tekrar eden depolama, belirsiz ürün isimleri, karışık varyantlar veya kötü raf düzenine işaret eder.
Tarihli bir raporu saklayın
Sayım ve sipariş edilenleri açıklayabilecek kadar geçmişi tutun, işin kendi saklama ve gizlilik uygulamalarına uyarak.
Retail Scan & Stock'ün yeri
Retail Scan & Stock, malzeme ve tüketim malzemeleri kataloğu tutabilir, barkod veya manuel ürün seçimini destekleyebilir, fiziksel miktarları kaydedebilir, satın alma siparişi taslaklarının hazırlanmasına yardımcı olabilir ve paylaşım için CSV veya Excel raporları oluşturabilir. Temel iş akışları yerel önceliklidir ve çevrimdışı çalışabilir; uygun ücretli planlarda bulut senkronizasyonu mevcuttur. Ekipman çıkışı, çalışan mülkiyeti, bakım programları, amortisman, iş emirleri, tarifelerin tükenmesi veya tüm iş süreçlerinde gerçek zamanlı kullanım takip edilmez.
Sık sorulan sorular
Temizlik malzemeleri stok mu yoksa gider midir?
Sayım ve yenileme için operasyonel stok olabilirken, muhasebede de gider olarak değerlendirilebilir. Fiziksel takip yöntemi ve muhasebe sınıflandırması farklı sorulara cevap verir.
Her düşük maliyetli ürün takip edilmeli mi?
Hayır. Miktar görünürlüğü sürekliliği, satın almayı veya hesap verebilirliği iyileştirdiğinde öğeleri takip edin. Sayım çabası, risk ve tekrarlayan maliyetle orantılı olmalıdır.
Tüketim malzemeleri ne sıklıkla sayılmalıdır?
Tedarikçi teslim süresini ve bir sonraki inceleme aralığını kapsayacak şekilde kritik ve hızlı kullanılan öğeleri yeterince sık sayın. Kararlı, düşük riskli yedek malzemeler genellikle daha az sıklıkla kontrol edilebilir.