Физическата реалност е водеща пред документите
Никога не увеличавайте наличностите в програмата само въз основа на фактурата или стоковата разписка на доставчика. Единствено физически проверената и годна стока във вашия магазин може да бъде пусната в продажба.
8-те стъпки при приемане на стока в малък магазин
Приемането е мостът между пратката на дистрибутора и търговската наличност в магазина. Спазването на последователност предотвратява пропуснати проверки и скрити липси.
Идентифициране на доставката
Уверете се, че шофьорът, транспортните документи и етикетите на палетите отговарят на адреса на вашия обект и на отворените заявки.
Сравнение със заявката и документите
Проверете стоковата разписка или товарителницата спрямо номера на вашата поръчка, преди да започне разтоварването.
Преброяване на физическите единици
Първо пребройте общия брой кашони (колетни пратки), след което ги отворете, за да преброите единичните артикули по редове.
Проверка на състоянието и целостта
Огледайте опаковките за смачкване, течове, скъсани пломби, изтичащи срокове на годност и спазване на температурен режим.
Описване на различията
Отбележете всяка липса, излишък, счупване или несъгласувана замяна директно върху екземпляра на шофьора преди подписване.
Въвеждане на приетите количества
Въведете в складовата си програма единствено реално проверените и годни за продажба количества.
Подреждане на приетата стока
Преместете одобрените артикули на търговските рафтове или в склада, като запазите бракуваните бройки в карантина.
Архивиране на придружаващите документи
Запазете подписаните разписки с отбелязани корекции, снимки на повреди и фактури за счетоводно кредитно известие.
Какво се проверява преди отваряне на кашоните
Преди да срежете тиксата или да подпишете товарителницата на куриера, направете външен оглед в зоната за разтоварване.
Получател и адрес на обекта
Уверете се, че в документа е изписан точният адрес на вашия магазин, за да не приемете чужда пратка.
Номер на поръчката (PO)
Проверете дали документите на превозвача цитират потвърдена поръчка, издадена от вашия магазин.
Дата и часови диапазон за доставка
Проверете дали доставката отговаря на договорения график за зареждане.
Брой кашони и палети
Пребройте общия брой транспортни опаковки преди заминаването на шофьора и сравнете с товарителницата.
Външно състояние на опаковките
Следете за мокри ъгли, скъсан картон, смачкани стени или нарушено фирмено тиксо.
Температурни условия
За температурно чувствителни продукти спазвайте приложимите местни изисквания за безопасност на храните и указанията на доставчика. Когато се изисква проверка на температурата, използвайте подходящ термометър, вместо да разчитате само на допир.
Бройте реално доставеното, а не цифрите от фактурата
Фактурата отразява какво доставчикът е планирал да изпрати от своя склад, а не задължително това, което е разтоварено при вас. Фактурираното количество не е физическа наличност.
Липса на цял кашон
Ordered: Поръчката и стоковата разписка посочват 4 кашона минерална вода.
Delivered: Шофьорът разтоварва от камиона само 3 кашона.
Receiving Rule: Заприходете точно 3 кашона. Ако запишете 4 по навик, създавате фантомна наличност, която ще обърка следващите ви поръчки.
Непълна бройка вътре в опаковка
Ordered: Поръчката е за 24 десертни блокчета в две кутии.
Delivered: Пристигат 2 кутии, но в едната липсват 2 броя.
Receiving Rule: Заприходете 22 годни броя, като отбележите липсващите 2 броя в разписката за издаване на кредитно известие.
Объркване между кашони и бройки: избягване на грешки в каталога
Един от най-сериозните източници на срив в складовата отчетност е объркването между транспортни кашони, стекове и единични потребителски бройки (eaches).
Бройка (Потребителска единица)
Индивидуалният артикул със собствен баркод, който се маркира на касата на клиента.
Единична бутилка студен чай от 500 мл.
Стек / Вътрешен пакет
Групова опаковка в термосвиваемо фолио вътре в кашона (напр. 6 броя).
Стек от 6 бутилки чай.
Кашон (Case)
Стандартният кашон от велпапе, изпратен от дистрибутора.
Кашон, съдържащ 4 стека (общо 24 бутилки).
Мастър кашон (Master Carton)
Голяма транспортна опаковка за палетни превози, съдържаща няколко стандартни кашона.
Външен кашон, съдържащ 4 стандартни кашона (общо 96 бутилки).
Недоставени количества: оформяне на липси от доставчика
Недостиг възниква, когато доставчикът докара по-малко бройки от поръчаните или фактурира пълната сума при частична доставка.
Запишете реално преброените бройки
Въведете в програмата само физически приетите бройки. Никога не преписвайте автоматично фактурата.
Направете забележка в разписката
Ясно отбележете липсата в документа на шофьора (напр. 'Приети 3 от 4 кашона; липсва 1 кашон') преди полагане на подпис.
Запазете подписан екземпляр
Снимайте или сканирайте разписката с отбелязаната забележка и подписа на шофьора като доказателство.
Поискайте кредитно известие
Изпратете протокола до счетоводството на доставчика за коригиране на фактурата или приспадане на сумата.
Излишък на стока: какво да правите с непредвидените бройки
Понякога доставчикът разтоварва повече бройки от поръчаното. Непланираната стока блокира складова площ и създава неясноти в разплащанията.
Нефактуриран допълнителен кашон
Свържете се с доставчика, преди да изложите стоката за продажба. Той може да издаде допълнителна фактура или да вземе кашона при следващия курс.
Промоционален бонус или безплатна бройка
Уверете се, че бонусът е договорен ($0 стойност). Заприходете го с нулева себестойност, за да не изкривите търговския си марж.
Напълно непоръчан артикул в пратката
Не пускайте непознати артикули на рафтовете. Оставете кашона в зоната за приемане и задействайте процедура по връщане.
Сгрешени артикули и несъгласувани замени
При липса на даден артикул складовете на доставчиците понякога изпращат подобен продукт без съгласуване. Сходните опаковки често заблуждават при бърз поглед.
Item Ordered: Кола без захар 355 мл (24 кенчета)
Item Received: Кола класическа 355 мл (24 кенчета)
Опаковките са почти неразличими на вид; сканирането на баркода върху кенчето веднага алармира за грешен артикул.
Item Ordered: Зехтин Екстра Върджин 500 мл
Item Received: Зехтин Екстра Върджин 1 л
Бутилките с различен обем имат различни GTIN кодове и цени. Сканирането предотвратява грешки в ценообразуването.
Повредена стока: изолиране на негодните продукти
Дефектната, изтекла или счупена стока трябва да бъде отхвърлена веднага при разтоварването. Излагането на увредени артикули вреди на имиджа и носи директни загуби.
Смачкани или разкъсани опаковки
Откажете бройки с нарушена херметичност; запишете отхвърлените бройки в приемо-предавателния протокол.
Счупено стъкло или изтичащи течности
Изолирайте целия кашон, направете снимки на щетите и изискайте кредитно известие за цялото количество.
Изтекъл или критично кратък срок на годност
Проверете сроковете спрямо вътрешните стандарти на магазина за остатъчен срок. Върнете стоката с недостатъчен срок.
Проверка на баркодове и SKU при приемане
Системното сканиране на баркодовете гарантира, че пристигналата стока съвпада точно със записите в базата данни на магазина.
Баркод / GTIN
Verify Against: Сканиране на потребителската опаковка в приложението
Потвърждава точния продукт, грамаж и разфасовка по международния стандарт GS1.
SKU на доставчика
Verify Against: Ред от стоковата разписка на дистрибутора
Гарантира, че фактурираният артикул отговаря на заявената позиция в поръчката.
Вътрешно SKU на магазина
Verify Against: Картон на артикула и етикет на рафта
Осигурява коректно увеличаване на наличността именно за продукта, който се таксува на касовия апарат.
Приемане на нов продукт за първи път
Когато зареждате артикул, който никога преди не е продаван в обекта, попълнете основните полета в каталога, преди да го подредите на рафта.
Име и марка на продукта
Ясно наименование с упоменаване на вкус, грамаж и бранд.
Баркод (UPC / EAN / GTIN)
Цифровият код, сканиран директно от потребителската опаковка.
Вътрешно SKU
Уникален буквено-цифров код за подреждане в каталога на магазина.
Зададен доставчик
Компанията дистрибутор, от която се доставя артикулът.
Мерна единица и бройки в кашон
Определяне дали се води на бройка или кашон и колко бройки съдържа транспортният кашон.
В кой момент складовата наличност трябва да се увеличи?
Наличностите в софтуера никога не трябва да се актуализират преди приключване на физическото броене. Моментът на осчетоводяване определя верността на данните.
Само проверената стока постъпва в наличност
Докато кашоните стоят затворени, стоката се счита в транзит. Само приетите бройки увеличават реалния запас.
Разделяне на зоните за разтоварване и търговия
Стоката в зоната за приемане не трябва да е достъпна за пазаруване преди приключване на проверката.
Задължително документиране на различията
Всяка липса или брак трябва да бъде удостоверена с подписана разписка за целите на счетоводното изравняване.
Практически контролен списък за приемане на стока
Поставете този контролен списък от 10 точки в зоната за зареждане, за да може целият персонал да спазва единен стандарт на контрол.
Доставчикът е потвърден
Името на фирмата в документите съвпада с очаквания доставчик.
Поръчката е проверена
В документа на шофьора е изписан номерът на валидна заявка от магазина.
Кашоните са преброени
Броят разтоварени кашони съвпада с товарителницата преди заминаването на камиона.
Единичните бройки са проверени
Кашоните са отворени и бройките са преброени по всеки ред от документа.
Баркодовете са сканирани
Артикулите са сканирани за предотвратяване на грешки при визуално сходни продукти.
Повредените бройки са отделени
Смачкани, изтичащи или просрочени опаковки са поставени в зоната за карантина.
Замените са анализирани
Несъгласувани промени в грамажа или вкуса са описани или отхвърлени.
Липсите са вписани в разписката
Недоставените количества са записани в документа на шофьора с неговия подпис.
Приетото количество е заприходено
В складовата програма са въведени само годните и приети единици.
Документите са снимани и архивирани
Подписаната разписка с отбелязаните бележки е запазена за сверка на фактурите.
Чести грешки при приемане, които изкривяват наличностите
Познаването на честите пропуски помага на собствениците на малки магазини да защитят складовата си база и парите си.
Подписване на документи без физическо броене
Prevention: Никога не вярвайте сляпо на хартията; винаги лично блейте кашоните и единичните бройки.
Объркване на кашони и бройки при въвеждане
Prevention: Обучете персонала да проверява мерната единица в картона на артикула преди запис.
Приемане на сгрешен артикул по сходен вид
Prevention: Сканирайте баркода на потребителската опаковка, вместо да гледате кашона.
Подреждане на рафта преди въвеждане в системата
Prevention: Задръжте пратката в зоната за приемане до пълното приключване на складовия документ.
Заприходяване на повредена стока
Prevention: Изолирайте смачканите бройки веднага и оформете отказ към шофьора.
Повторно въвеждане на една и съща стокова разписка
Prevention: Поставяйте печат 'ЗАПРИХОДЕНО' с дата и подпис веднага след въвеждане в програмата.
Записване на пълната поръчка при частична доставка
Prevention: Въведете само реално пристигналите бройки; оставете неизпълнения остатък отворен в заявката.
Пропускане на контрола над кредитните известия
Prevention: Сверявайте месечните извлечения от доставчиците с вашите разписки за регистрирани липси.
Как Retail Scan & Stock помага при приемане на стока
Retail Scan & Stock предоставя на независимите търговци лесни мобилни инструменти за сканиране на баркодове, проверка на доставчици и отчетност.
Мобилно сканиране на баркодове
Използвайте камерата на смартфона при разтоварване, за да потвърдите съвпадението на артикула с вашия каталог.
Каталог и данни за доставчици
Проверявайте доставчика, артикулния номер и бройките в кашон директно в зоната за приемане.
Складови и приходни документи
Управлявайте до 5 отворени документа едновременно в постоянния план Free за проследяване на доставки и ревизии.
Експорт към Excel и CSV таблици
Експортирайте проверените данни в стандартни файлове CSV или Excel за счетоводството и доставчиците.
Често задавани въпроси
Какво да правя, ако доставчикът пристигне в пиков час с много клиенти?↓
Ако е невъзможно да преброите бройките веднага, пребройте външните кашони, подпишете документа със забележка 'Прието по брой колети — подлежи на проверка на съдържанието и липси' и приберете кашоните в склада до освобождаване на персонала.
Може ли да се приеме стока, ако заявката не е била предварително въведена в програмата?↓
Да, но направете пълно физическо броене и сканиране на баркодовете. Запишете данните на доставчика и получените количества, генерирайте документа и едва след това подредете стоката по рафтовете.
Как да постъпя, ако шофьорът бърза и отказва да изчака броенето на кашоните?↓
Никога не подписвайте документ без проверка. Ако шофьорът настоява да тръгне, запишете върху документа: 'Шофьорът отказа проверка на колетите / Количеството не е потвърдено' преди полагане на подпис.
Как се процедира с недоставените позиции, които ще дойдат по-късно?↓
Заприходете само бройките, които физически са разтоварени днес. Оставете остатъка като отворена позиция в поръчката или я анулирайте по взаимно съгласие с дистрибутора.
Трябва ли да се приеме стока, ако само външният кашон е смачкан, но съдържанието е здраво?↓
В търговията търговският вид е ключов. Ако увреждането на опаковката намалява стойността на продукта в очите на клиента и не може да се продаде на редовна цена, откажете го или договорете отстъпка.
Защо сканирането на баркодове прави приемането по-бързо и надеждно?↓
Скенерът проверява баркода в каталога за части от секундата, елиминирайки грешки от сходни опаковки, чужди езици или нечетлив ръкописен текст.
Поддържа ли Retail Scan & Stock автоматично електронно приемане чрез EDI?↓
Не. Приложението не се свързва с EDI мрежи или ERP системи на едрови търговци. То е създадено за търговци, които сканират, броят и експортират данни директно от мобилния си телефон.