Fiziki gerçeklik evraktan önce gelir
Stok miktarınızı asla yalnızca tedarikçinin faturasına veya irsaliyesine dayanarak artırmayın. Yalnızca mağazanızda fiilen kontrol edilmiş, sağlam ve eksiksiz ürünler satışa hazır stok olarak kabul edilebilir.
Küçük işletmeler için 8 adımlı mal kabul iş akışı
Mal kabul, tedarikçinin sevkiyatı ile mağazanızın satılabilir stoğu arasındaki köprüdür. Düzenli bir sıra, atlanan kontrolleri ve gizli eksikleri önler.
Teslimatı tanımlayın
Sevkiyatı getiren sürücüyü, nakliye evraklarını ve koli etiketlerini mağaza adresiniz ve açık siparişlerinizle eşleştirin.
Sipariş ve irsaliye ile karşılaştırın
İndirmeye başlamadan önce sevk irsaliyesini veya faturayı onaylı satınalma sipariş numaranızla karşılaştırın.
Fiziki birimleri sayın
Önce toplam koli/paket sayısını kontrol edin, ardından kolileri açarak içindeki tekil ürünleri satır satır sayın.
Ürün durumunu inceleyin
Kolileri ve tüketici ambalajlarını ezilme, akma, yırtık emniyet şeridi, son kullanma tarihi ve soğuk zincir açısından inceleyin.
Farklılıkları tutanağa bağlayın
İmza atmadan önce her türlü eksik, fazla, kırık veya yanlış ürünü doğrudan sürücünün irsaliye nüshasına şerh düşün.
Kabul edilen miktarları kaydedin
Stok sisteminize yalnızca kontrol edilmiş ve satışa uygun sağlam miktarları girin.
Kabul edilen stoğu rafa veya depoya alın
Sağlam ürünleri raflara veya depoya yerleştirin, hasarlı veya reddedilen ürünleri karantina alanında tutun.
Evrak ve kanıtları arşivleyin
Fatura düzeltmeleri ve iade faturaları için şerhli irsaliyeleri, hasar fotoğraflarını ve teslim fişlerini dosyalayın.
Kolileri açmadan önce yapılması gereken kontroller
Koli bantlarını kesmeden veya taşıma senedini imzalamadan önce, sevkiyat alanında hızlı bir dış denetim yapın.
Teslimat adresi ve mağaza adı
Yanlışlıkla başka bir esnafın yükünü teslim almamak için irsaliyede tam adresinizin yazdığından emin olun.
Satınalma sipariş numarası (PO)
Evrakın mağazanız tarafından önceden açılmış geçerli bir sipariş numarasını içerdiğini kontrol edin.
Teslimat tarihi ve saat aralığı
Sevkiyatın tedarikçiyle kararlaştırılan gün ve kabul saatlerinde geldiğini doğrulayın.
Koli ve palet adedi
Şoför ayrılmadan önce toplam kap sayısını sayın ve taşıma irsaliyesiyle birebir karşılaştırın.
Dış ambalaj durumu
Taşıma esnasında oluşmuş ıslaklık, yırtık karton, ezilmiş köşeler veya açılmış bantları kontrol edin.
Sıcaklık ve soğuk zincir
Sıcaklığa duyarlı ürünlerde geçerli yerel gıda güvenliği gereksinimlerine ve tedarikçinin taşıma talimatlarına uyun. Sıcaklık doğrulaması gerektiğinde, yalnızca dokunmaya güvenmek yerine uygun bir termometre kullanın.
Faturadaki rakamı değil, fiilen inen malı sayın
Fatura tedarikçinin deposunda ne hazırlandığını gösterir, dükkanınıza ne indirildiğini değil. Faturalanan miktar gerçek stok anlamına gelmez.
Tam koli eksiği
Ordered: Sipariş ve irsaliyede 4 koli maden suyu yazıyor.
Delivered: Şoför araçtan yalnızca 3 fiziki koli indiriyor.
Receiving Rule: Sisteme 3 koli kaydedin. Alışkanlıkla 4 koli yazarsanız, sistemde hayali stok oluşur ve bir sonraki siparişiniz gecikir.
Koli içi adet eksiği
Ordered: Sipariş iki teşhir kutusunda toplam 24 adet atıştırmalık içeriyor.
Delivered: 2 kutu geliyor ancak kutulardan birinde 2 adet eksik çıkıyor.
Receiving Rule: Sağlam 22 adedi kabul edin ve eksik 2 adedi irsaliyeye yazarak tedarikçiden iade faturası/mahsup talep edin.
Koli ve adet karmaşası: katalog hatalarını önleme
Perakendede stok bozulmasının en yaygın nedenlerinden biri koli, ara paket ve tekil tüketici adetlerinin (eaches) birbirine karıştırılmasıdır.
Adet (Tüketici Birimi)
Kasada barkodu okutularak müşteriye doğrudan satılan tekil ürün.
Tek bir 500 ml soğuk çay şişesi.
Ara Paket (Şrink / İç Paket)
Koli içinde plastik ambalajla gruplanmış alt paket (örneğin 6'lı paket).
6 şişelik şrinkli çay paketi.
Koli (Case)
Toptancının gönderdiği standart oluklu mukavva kutu.
4 ara paket içeren koli (toplam 24 şişe).
Ana Koli (Master Carton)
Paletli nakliyede birden fazla standart koliyi bir arada tutan büyük koli.
4 koli içeren büyük dış sevkiyat kolisi (toplam 96 şişe).
Eksik teslimat: tedarikçi açıklarının belgelenmesi
Tedarikçinin sipariş edilenden az mal getirmesi veya eksik teslimata rağmen faturayı tam kesmesi durumudur.
Gerçek sayımı kaydedin
Yalnızca sağlam ve eksiksiz teslim aldığınız adetleri sisteme girin. Fatura toplamını kopyalamayın.
İrsaliyeye şerh düşün
Şoförün nüshasına eksikliği açıkça yazın (örn: '4 koliden 3'ü teslim alındı; 1 koli eksik') ve imzalatın.
İmzalı kanıtı saklayın
Şoförün imzaladığı şerhli irsaliyenin net bir fotoğrafını çekin veya taratın.
Fark faturası veya iade talep edin
Faturanın düzeltilmesi veya tutarın bir sonraki siparişten düşülmesi için evrakı tedarikçiye iletin.
Fazla teslimat: fazladan gelen ürünlerde ne yapılmalı
Bazen toptancı siparişten fazla koli bırakır. Plânsız stok depoda yer kaplar ve nakit akışını zorlar.
Faturalanmamış fazladan koli
Rafa koymadan önce tedarikçiyi bilgilendirin. Ek fatura kesebilir veya bir sonraki sevkiyatta koliyi geri alabilir.
Promosyon veya bedelsiz ürün
Bedelsiz anlaşması olup olmadığını teyit edin ($0 maliyet). Maliyet ortalamasını bozmamak için sıfır maliyetle giriş yapın.
Tamamen sipariş dışı yabancı ürün
Tanımadığınız ürünleri satışa açmayın. Mal kabul alanında bekletip iade sürecini başlatın.
Yanlış ürünler ve izinsiz ürün ikameleri
Stok sıkıntısı çeken toptancılar bazen haber vermeden benzer ürün gönderebilir. Benzer ambalajlar göz yanılmasına yol açar.
Item Ordered: Şekersiz Kola 355 ml (24 kutu)
Item Received: Klasik Kola 355 ml (24 kutu)
Kutular birbirine çok benzer; kutu barkodunu okutmak SKU uyuşmazlığını anında gösterir.
Item Ordered: Sızma Zeytinyağı 500 ml
Item Received: Sızma Zeytinyağı 1 L
Farklı boylar ayrı GTIN kodlarına ve fiyatlara sahiptir. Barkod okutmak yanlış ürün kartı açılmasını önler.
Hasarlı ürünler: satışa uygun olmayan malları ayırma
Kırık, ezik veya tarihi geçmiş mallar kapıda reddedilmelidir. Rafta hasarlı ürün bulundurmak dükkanın güvenini sarsar ve zarar yazar.
Ezilmiş veya yırtılmış ambalaj
Hijyeni veya tazeliği bozulmuş ürünleri teslim almayın; hasarlı adetleri irsaliyeye yazın.
Kırık cam veya sızdıran sıvılar
Koliyi tamamen ayırın, fotoğraflarını çekin ve tüm koli için bedel iadesi talep edin.
Günü geçmiş veya çok yakın tarihli ürün
Mağazanızın raf ömrü kurallarına uymayan kısa vadeli ürünleri teslim almayıp iade edin.
Mal kabulde barkod ve SKU kontrolü
Barkodları sistemli şekilde okutmak, gelen malın tam olarak sisteminizdeki kayıtla eşleştiğini doğrular.
Barkod / GTIN
Verify Against: Uygulamada tekil ürün barkodunun taranması
Ürünün kimliğini, boyutunu ve ambalajını GS1 standardında anında teyit eder.
Tedarikçi Stok Kodu (SKU)
Verify Against: Toptancı faturasındaki satır kodu
Faturalanan ürünün satın alma siparişindeki kalemle aynı olduğunu garantiler.
Mağaza İçi SKU
Verify Against: Raf etiketi ve ürün tanıtım kartı
Stok artışının kasada müşteriye satılan doğru ürün kartına işlenmesini sağlar.
Mağazaya ilk kez giren yeni bir ürünün kabulü
Daha önce hiç satmadığınız yeni bir ürün geldiğinde, rafa çıkarmadan önce temel alanları eksiksiz tanımlayın.
Ürün adı ve marka
Tat, çeşit, gramaj ve marka bilgisini içeren net açıklama.
Barkod (UPC / EAN / GTIN)
Doğrudan tüketici ambalajından okutulan sayısal barkod.
Mağaza içi SKU
Mağaza kataloğunda gruplama için benzersiz harf-sayı kodu.
Bağlı tedarikçi
Ürünün düzenli olarak temin edildiği toptancı firma.
Birim türü ve koli içi adet
Ürünün adet mi koli mi sayılacağı ve bir kolide kaç adet bulunduğu.
Sistemdeki stok miktarı tam olarak ne zaman artmalı?
Stok miktarı fiziksel sayım tamamlanmadan asla sisteme yansıtılmamalıdır. Kayıt anı envanter güvenliğini belirler.
Yalnızca kontrol edilen mal stoğa girer
Koliler kapalı durduğu sürece ürün yoldadır. Yalnızca sağlam teslim alınan adetler satış stoğunu artırır.
Mal kabul ve satış alanını ayırın
Kontrolü bitmemiş ürünler kontrol tamamlanana kadar müşterilerin erişimine kapalı tutulmalıdır.
Tüm uyuşmazlıkları yazılı belgeleyin
Muhasebe mutabakatı için her eksik veya hasar imzalı irsaliye şerhiyle kayıt altına alınmalıdır.
Küçük mağazalar için pratik mal kabul kontrol listesi
Tüm çalışanların aynı denetim standardını uygulaması için bu 10 maddelik listeyi mal kabul alanına asın.
Tedarikçi doğrulandı
İrsaliyedeki firma unvanı beklenen toptancıyla uyuşuyor.
Sipariş numarası eşleşti
Şoförün evrakında mağazanın onaylı sipariş numarası yer alıyor.
Koliler sayıldı
İndirilen koli sayısı şoför ayrılmadan önce taşıma irsaliyesiyle eşitlendi.
Koli içi adetler sayıldı
Koliler açıldı ve ürün adetleri satır satır fiziksel olarak sayıldı.
Barkodlar okutuldu
Benzer ambalajlı ürünlerin karışmasını önlemek için ürün barkodları tarandı.
Hasarlı mallar ayrıldı
Ezik, akmış veya tarihi geçmiş ürünler karantina alanına kaldırıldı.
İkameler kontrol edildi
Haber verilmeden gönderilen farklı boy ve tatlar not edildi veya reddedildi.
Eksikler irsaliyeye yazıldı
Gelmemiş adetler şoförün evrakına yazılarak imzalatıldı.
Kabul edilen miktar sisteme işlendi
Yalnızca sağlam ve kabul edilmiş adetler stok sistemine girildi.
Evraklar arşivlendi
Şerhli irsaliye fatura mutabakatı için fotoğrafı çekilip dosyalandı.
Stokları bozan yaygın mal kabul hataları
Tekrarlanan operasyonel hataları bilmek, dükkan sahiplerinin stok doğruluğunu ve parasını korumasını sağlar.
Saymadan irsaliye imzalamak
Prevention: Kağıda asla körü körüne güvenmeyin; kolileri ve adetleri her zaman bizzat sayın.
Girişte koli ve adetleri karıştırmak
Prevention: Personeli rakam girmeden önce ürün kartının birimini (adet/koli) kontrol etmesi için eğitin.
Benzer ambalajlı ürünü okutmadan almak
Prevention: Koli yazısına güvenmek yerine ürün ambalajındaki barkodu okutun.
Giriş yapılmadan ürünü rafa dizmek
Prevention: Mal kabul belgesi onaylanana kadar ürünleri teslimat alanında tutun.
Hasarlı ürünleri stoğa dahil etmek
Prevention: Kusurlu ürünleri anında reddedin ve iade sürecini başlatın.
Aynı faturayı sisteme iki kez girmek
Prevention: Sisteme girilen kağıt evrakın üzerine hemen tarih ve 'GİRİLDİ' kaşesi basın.
Kısmi teslimatta tüm siparişi girilmiş saymak
Prevention: Yalnızca kapınızdan içeri giren adetleri kaydedin; kalanı siparişte açık bırakın.
Fark faturalarını ve iadeleri takip etmemek
Prevention: Aylık tedarikçi mutabakatlarında şerh düştüğünüz irsaliyelerdeki kesintileri kontrol edin.
Retail Scan & Stock mal kabulde nasıl yardımcı olur
Retail Scan & Stock, küçük perakendecilere barkod doğrulamak, tedarikçileri yönetmek ve temiz stok kayıtları tutmak için pratik mobil araçlar sunar.
Mobil barkod okutma
Mal indirirken akıllı telefonunuzun kamerasını kullanarak ürün barkodlarını tarayın ve kataloğunuzla anında eşleştirin.
Katalog ve tedarikçi kayıtları
Tedarikçi bilgilerini, SKU kodlarını ve koli içi adetlerini doğrudan sevkiyat alanında görüntüleyin.
Stok ve sipariş belgeleri
Kalıcı Free planda mal kabul ve sayımlar için aynı anda 5 açık belge yönetin.
Excel ve CSV dışa aktarımı
Kontrol edilmiş mal kabul verilerini tedarikçiler ve muhasebe için standart CSV veya Excel formatında dışa aktarın.
Sıkça Sorulan Sorular
Tedarikçi dükkanın en kalabalık saatinde gelirse ne yapmalıyım?↓
Tüm ürünleri hemen tek tek saymak imkansızsa, dış kolileri sayın, irsaliyeye 'Koli adediyle teslim alındı — içerik ve hasar kontrolüne tabidir' şerhi düşerek imzalayın ve dükkan sakinleşene kadar kolileri depoda bekletin.
Sipariş sisteme önceden girilmemişse mal kabul yapılabilir mi?↓
Evet, ancak tam bir fiziksel sayım ve barkod taraması yapın. Tedarikçi ve miktar bilgilerini kaydedin, belgeyi oluşturun ve ürünleri ancak bundan sonra satışa çıkarın.
Şoför kolilerin sayılmasını beklemeyi reddederse nasıl davranılmalı?↓
Asla kontrol etmeden imza atmayın. Şoför hemen gitmekte ısrar ederse, imzalamadan önce evraka: 'Şoför koli kontrolünü beklemedi / Adet teyit edilmedi' şerhi düşün.
Daha sonra teslim edilecek eksik ürünler nasıl takip edilir?↓
Yalnızca bugün fiilen teslim aldığınız miktarları stoğa girin. Kalan miktarı siparişinizde açık kalem olarak bırakın veya toptancıyla anlaşarak iptal edin.
Sadece dış koli ezilmiş ancak içindeki ürün sağlamsa mal kabul edilmeli mi?↓
Perakendede ambalaj estetiği kritiktir. Dış ambalajdaki hasar müşterinin gözünde ürün değerini düşürüyorsa ve tam fiyata satılamayacaksa ürünü reddedin veya iskonto talep edin.
Barkod okutmak mal kabulü neden hızlandırır ve güvenli kılar?↓
Barkod okuyucu ürünü saniyeler içinde katalogla eşleştirir; benzer ambalajlardan, yabancı dillerden veya okunaksız el yazılarından kaynaklanan hataları sıfıra indirir.
Retail Scan & Stock EDI üzerinden otomatik elektronik kabulü destekler mi?↓
Hayır. Uygulama otomatik EDI ağlarına veya toptancı ERP sistemlerine bağlanmaz. Butik esnafın cep telefonuyla pratik sayım, barkod kontrolü ve raporlama yapması için geliştirilmiştir.