Physischer Bestand schlägt Papierbestand
Erhöhen Sie niemals Buchbestände allein auf Basis von Rechnungen oder Lieferscheinen. Nur die tatsächlich gezählte, unbeschädigte und geprüfte Ware in Ihrem Geschäft darf als verfügbarer Verkaufsbestand verbucht werden.
Der 8-stufige Wareneingangsprozess für kleine Geschäfte
Die Warenannahme verbindet die Lieferung des Großhändlers mit dem verkaufsfähigen Ladenbestand. Eine feste Prüfreihenfolge verhindert übersehene Mängel und verdeckte Fehlmengen.
Lieferung identifizieren
Gleichen Sie Spediteur, Frachtbrief und Empfängeradresse mit Ihrer Filiale und offenen Bestellungen ab.
Mit Bestellung und Lieferpapieren abgleichen
Prüfen Sie den Frachtschein oder Lieferschein gegen die Bestellnummer, bevor mit dem Entladen begonnen wird.
Physische Einheiten zählen
Zählen Sie zuerst die Gesamtanzahl der Kolli (Kartons) und öffnen Sie diese anschließend zur Stückzählung der Positionen.
Zustand und Unversehrtheit prüfen
Untersuchen Sie Umkartons und Verkaufsverpackungen auf Druckstellen, Nässe, Siegelbrüche, Mindesthaltbarkeit und Kühlkette.
Abweichungen schriftlich vermerken
Notieren Sie Fehlmengen, Übermengen, Bruch oder falsche Sorten direkt auf dem Lieferschein des Fahrers vor der Unterschrift.
Tatsächlich angenommene Mengen erfassen
Buchen Sie ausschließlich die geprüften, verkaufsfähigen Stückzahlen in Ihre Lagerverwaltung ein.
Angenommene Ware einlagern
Räumen Sie einwandfreie Ware in die Regale oder ins Lager; halten Sie beanstandete Artikel strikt in Quarantäne.
Nachweise und Belege archivieren
Bewahren Sie quittierte Lieferscheine, Fotos von Schäden und Rechnungen für Rechnungskürzungen und Gutschriften auf.
Prüfungen vor dem Öffnen der Transportkartons
Führen Sie vor dem Durchtrennen des Klebebands eine äußere Sichtprüfung an der Laderampe durch, um Fehllieferungen sofort abzuwehren.
Empfängeradresse und Filiale
Prüfen Sie, ob auf den Papieren Ihre genaue Geschäftsadresse steht, um die Fracht fremder Händler abzuweisen.
Bestellreferenz (PO)
Stellen Sie sicher, dass die Frachtpapiere eine autorisierte Bestellung Ihres Geschäfts ausweisen.
Liefertermin und Zeitfenster
Vergleichen Sie die Ankunft mit dem vereinbarten Lieferfenster und Tourenplan.
Anzahl der Kartons und Paletten
Zählen Sie alle Colli vor der Abfahrt des Fahrers und gleichen Sie die Zahl mit dem Frachtbrief ab.
Äußerer Verpackungszustand
Achten Sie auf eingedrückte Ecken, feuchte Kartonagen, Risse oder beschädigtes Klebeband.
Temperaturbedingungen
Beachten Sie bei temperaturempfindlichen Produkten die geltenden lokalen Vorschriften zur Lebensmittelsicherheit und die Vorgaben des Lieferanten. Verwenden Sie bei erforderlicher Temperaturprüfung ein geeignetes Thermometer, anstatt sich nur auf das Handauflegen zu verlassen.
Zählen Sie die reale Anlieferung, nicht die Zahlen auf dem Papier
Der Lieferschein zeigt, was im Großhandelslager gepackt werden sollte – nicht zwingend das, was tatsächlich im Laden steht. Berechnete Menge ist kein physischer Bestand.
Fehlender Umkarton
Ordered: Lieferschein und Bestellung weisen 4 Kartons Mineralwasser aus.
Delivered: Der Fahrer lädt physisch nur 3 Kartons von der Ladefläche ab.
Receiving Rule: Buchen Sie genau 3 Kartons ein. Wer ungeprüft 4 Kartons übernimmt, erzeugt Geisterbestand, der Folgebestellungen blockiert.
Minderbestand innerhalb der Packung
Ordered: Der Auftrag enthält 24 Müsliriegel in 2 Verkaufsdisplays.
Delivered: Es kommen 2 Displays an, in einem fehlen jedoch 2 Riegel.
Receiving Rule: Buchen Sie 22 unversehrte Stück ein und quittieren Sie 2 Fehlstücke auf dem Lieferschein zur Gutschriftserstellung.
Karton- vs. Stückverwechslung: Multiplikationsfehler vermeiden
Eine der schwerwiegendsten Fehlerquellen im Handel ist die Verwechslung von Umkartons, Zwischenpackungen und einzelnen Verkaufsstücken (eaches).
Stück (Verbrauchereinheit / Each)
Das einzelne Produkt mit eigenem EAN-Barcode für den Kassenverkauf an Kunden.
Eine einzelne 500-ml-Flasche Eistee.
Zwischengebinde (Inner Pack)
In Folie verschweißte Untereinheit im Karton (z. B. 6 Flaschen).
Ein 6er-Pack Eistee im Schrumpffolienbund.
Karton (Case)
Der Standard-Wellpappkarton des Großhändlers.
Ein Versandkarton mit 4 Zwischengebinden (insgesamt 24 Flaschen).
Master-Karton (Master Carton)
Großgebinde für den Palettentransport, das mehrere Standardkartons fasst.
Ein Sammelkarton mit 4 Standardkartons (insgesamt 96 Flaschen).
Minderlieferungen: Lieferantendifferenzen formal festhalten
Eine Minderlieferung liegt vor, wenn der Großhändler weniger Einheiten als bestellt anliefert oder eine Teillieferung voll abrechnet.
Tatsächliche Stückzahl festhalten
Tragen Sie ausschließlich die real gezählten Mengen ein. Übernehmen Sie niemals automatisch die Rechnungsmenge.
Vermerk auf dem Frachtbeleg
Notieren Sie die Fehlmenge ausdrücklich auf dem Fahrerbeleg (z. B. '3 von 4 Kartons erhalten; 1 Karton fehlt') vor der Unterschrift.
Unterschriebenen Beleg sichern
Fotografieren Sie den quittierten und vom Fahrer gegengezeichneten Frachtschein als Nachweis.
Gutschrift oder Nachlieferung anfordern
Senden Sie den Nachweis an die Buchhaltung des Großhändlers, um die Rechnungskürzung sicherzustellen.
Mehrlieferungen: Vorgehen bei überschüssiger Ware
Gelegentlich liefert ein Großhändler mehr Ware als bestellt. Ungeplante Artikel binden Lagerplatz und verursachen Verwaltungsaufwand.
Nicht berechneter Extra-Karton
Informieren Sie den Lieferanten vor dem Verräumen. Er kann eine Nachberechnung senden oder die Ware bei der nächsten Tour abholen.
Kostenlose Werbe- oder Bonusware
Prüfen Sie, ob der Bonus vereinbart war ($0 Einkaufspreis). Buchen Sie mit Einstandspreis null ein, um die Kalkulation nicht zu verzerren.
Gänzlich unbestellter Artikel beigepackt
Stellen Sie unbekannte Artikel nicht ins Regal. Lagern Sie den Karton im Wareneingang und fordern Sie eine Retourennummer (RMA) an.
Falschlieferungen und Sortenverwechslungen
Bei Lieferengpässen schicken manche Händler ähnliche Varianten ohne Rücksprache. Verwechselbare Verpackungen täuschen bei flüchtiger Sichtprüfung.
Item Ordered: Cola zuckerfrei 355 ml (24 Dosen)
Item Received: Cola klassisch 355 ml (24 Dosen)
Dosen sehen fast identisch aus; das Scannen des Barcodes deckt die falsche Sorte sofort auf.
Item Ordered: Natives Olivenöl Extra 500 ml
Item Received: Natives Olivenöl Extra 1 L
Unterschiedliche Flaschengrößen besitzen verschiedene GTINs und Preise. Scannen verhindert falsche Artikelstammdaten.
Beschädigte Ware: Unverkäufliche Artikel aussortieren
Beschädigte oder abgelaufene Ware muss bei der Entladung abgewiesen werden. Beschädigte Produkte im Regal führen zu Kundenreklamationen und Verlusten.
Eingedrückte oder aufgerissene Packungen
Weisen Sie Ware mit beschädigter Versiegelung ab und dokumentieren Sie die defekten Stücke auf dem Lieferschein.
Glasbruch oder auslaufende Flüssigkeiten
Sichern Sie den betroffenen Karton, fotografieren Sie den Schaden und fordern Sie eine Gutschrift für das ganze Gebinde an.
Abgelaufenes Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD)
Prüfen Sie Frischeartikel gegen Ihre Restlaufzeit-Vereinbarungen. Lehnen Sie Produkte mit unzureichendem MHD ab.
Barcode- und SKU-Prüfung beim Wareneingang
Das systematische Scannen der Strichcodes stellt sicher, dass die angelieferten Artikel exakt mit Ihrem Warenwirtschaftskatalog übereinstimmen.
Barcode / GTIN
Verify Against: Scan der Einzelverpackung in der App
Bestätigt Artikelidentität, Gebindegröße und Verpackung nach offiziellem GS1-Standard.
Lieferanten-Artikelnummer
Verify Against: Position auf dem Lieferschein
Stellt sicher, dass die abgerechnete Zeile dem ursprünglich bestellten Einkaufsartikel entspricht.
Interne Geschäfts-SKU
Verify Against: Regaletikett und Stammdaten
Gewährleistet, dass die Bestandserhöhung genau den Artikel betrifft, der an der Kasse verkauft wird.
Erstannahme eines neuen Artikels im Sortiment
Wird ein Produkt zum ersten Mal geliefert, legen Sie alle Stammdatenfelder vollständig an, bevor die Ware ins Verkaufsregal wandert.
Artikelname und Marke
Aussagekräftige Bezeichnung inklusive Geschmacksrichtung, Gebindegröße und Markenname.
Barcode (UPC / EAN / GTIN)
Die Ziffernfolge, die direkt von der Endverbraucherverpackung gescannt wird.
Interne SKU
Eindeutige Kennung zur Sortierung und Strukturierung im Geschäftskatalog.
Zugeordneter Lieferant
Der Großhändler, bei dem der Artikel regulär bestellt wird.
Einheitentyp und Kartoninhalt
Festlegung, ob Stück- oder Gebindeführung vorliegt, und Stückzahl pro Standardkarton.
Wann darf der Buchbestand im System erhöht werden?
Bestände dürfen im System erst nach Abschluss der physischen Zählung eingebucht werden. Der Verbuchungszeitpunkt schützt die Bestandsintegrität.
Nur geprüfte Ware geht in den Bestand
Solange Kartons ungeöffnet stehen, befindet sich die Ware im Transit. Nur geprüfte Stücke erhöhen den verfügbaren Bestand.
Trennung von Wareneingang und Verkaufsraum
Ware in der Annahmezone darf nicht für Kunden erreichbar sein, bevor sie eingebucht wurde.
Schriftliche Erfassung aller Differenzen
Jede Kürzung muss durch den quittierten Frachtbrief belegt sein, um die Buchhaltung abzusichern.
Praktische Wareneingangs-Checkliste für den Einzelhandel
Bringen Sie diese 10-Punkte-Checkliste im Lager an, damit alle Mitarbeiter demselben Prüfstandard folgen.
Lieferant geprüft
Firmenname auf den Lieferpapieren stimmt mit dem erwarteten Lieferanten überein.
Bestellnummer abgeglichen
Der Lieferschein nennt eine autorisierte Bestellnummer des Geschäfts.
Kartons gezählt
Gesamtzahl der abgeladenen Kartons stimmt vor Abfahrt des Fahrers mit dem Frachtbrief überein.
Einzelstücke gezählt
Kartons geöffnet und Stückzahlen pro Position physisch durchgezählt.
Barcodes gescannt
Artikel gescannt, um Sortenverwechslungen und falsche Packungsgrößen auszuschließen.
Beschädigte Ware separiert
Eingedrückte, auslaufende oder abgelaufene Ware in den Quarantänebereich gestellt.
Ersatzartikel geprüft
Nicht freigegebene Sorten- oder Größenänderungen dokumentiert oder abgewiesen.
Fehlmengen quittiert
Fehlende Einheiten auf dem Fahrerbeleg handschriftlich notiert und vom Fahrer signiert.
Geprüfte Menge erfasst
Nur die einwandfreien, abgenommenen Stückzahlen in die Bestandsdaten gebucht.
Belege fotografiert und abgelegt
Quittierten Lieferschein für Rechnungsprüfung und Gutschriften archiviert.
Typische Fehler bei der Warenannahme, die Bestände verfälschen
Das Erkennen wiederkehrender Fehler schützt kleine Einzelhändler vor unbemerkten Fehlbeständen und Verlusten.
Lieferschein ohne Zählung unterschreiben
Prevention: Vertrauen Sie niemals blind dem Papier; zählen Sie Kartons und Stückzahlen immer persönlich.
Karton- und Stückverwechslung bei der Dateneingabe
Prevention: Schulen Sie Ihr Personal darin, vor der Buchung die Einheit (Stück vs. Karton) im System zu prüfen.
Ähnlich aussehende Artikel ungeprüft einbuchen
Prevention: Scannen Sie den Barcode der Einzelpackung, statt sich auf den Kartonaufdruck zu verlassen.
Ware vor Abschluss der Prüfung ins Regal räumen
Prevention: Belassen Sie Neuanlieferungen in der Annahmezone, bis der Wareneingangsbeleg verbucht ist.
Beschädigte Artikel als Verkaufsbestand einbuchen
Prevention: Sondern Sie defekte Artikel sofort aus und deklarieren Sie diese als Transportschaden.
Doppelte Buchung desselben Lieferscheins
Prevention: Stempeln Sie den Papierbeleg direkt nach der Erfassung mit 'GEBUCHT', Datum und Handzeichen ab.
Volle Bestellmenge bei Teillieferung erfassen
Prevention: Buchen Sie strikt nur die real eingetroffenen Einheiten ein; lassen Sie die Restmenge offen.
Gutschriften nicht nachverfolgen
Prevention: Gleichen Sie monatliche Lieferantenabrechnungen mit den quittierten Mängelbelegen ab.
Wie Retail Scan & Stock den Wareneingang unterstützt
Retail Scan & Stock bietet Händlern praktische Werkzeuge auf dem Smartphone, um Barcodes abzugleichen und Bestandsbelege sauber zu führen.
Mobiles Barcode-Scanning
Nutzen Sie die Handykamera beim Auspacken, um eingehende Artikel sofort mit Ihrem Produktkatalog abzugleichen.
Katalog- und Lieferantendaten
Rufen Sie Lieferantenzuordnungen, SKU-Nummern und Kartoninhalte direkt in der Annahmezone ab.
Bestands- und Bestelldokumente
Verwalten Sie bis zu 5 offene Dokumente gleichzeitig im dauerhaft kostenlosen Free-Plan für Wareneingang und Zählungen.
Excel- und CSV-Export
Exportieren Sie geprüfte Eingangslisten in standardisierte CSV- oder Excel-Dateien für Buchhaltung und Lieferanten.
Häufig gestellte Fragen
Was tun, wenn die Lieferung während des Kundenansturms eintrifft?↓
Falls ein Einzelzählen unmöglich ist, zählen Sie die äußeren Kartons, unterschreiben Sie mit dem Vermerk 'Annahme nur nach Stückzahl der Gebinde — Vorbehalt bezüglich Inhalt und Mängeln' und stellen Sie die Kartons ins Lager, bis Zeit für die Detailprüfung ist.
Kann Ware angenommen werden, wenn zuvor keine Bestellung im System angelegt wurde?↓
Ja, führen Sie jedoch eine vollständige Zählung und Barcode-Prüfung durch. Erfassen Sie Lieferant und Mengen, erstellen Sie das entsprechende Dokument und geben Sie die Artikel erst danach für den Verkauf frei.
Wie verhält man sich, wenn der Fahrer nicht auf die Zählung der Kartons warten will?↓
Unterschreiben Sie niemals ungeprüft. Besteht der Fahrer auf sofortiger Abfahrt, vermerken Sie vor Ihrer Unterschrift: 'Fahrer verweigerte Gebindekontrolle / Anzahl unbestätigt'.
Wie werden Rückstände (Backorders) verwaltet, die später nachgeliefert werden?↓
Buchen Sie nur die heute tatsächlich erhaltenen Stücke ein. Belassen Sie die Restmenge in der ursprünglichen Bestellung offen oder stornieren Sie die Zeile nach Absprache.
Sollte man Artikel annehmen, wenn nur der Außenkarton eingedrückt ist?↓
Im Einzelhandel zählt der optische Eindruck. Wenn die beschädigte Umverpackung den Wiederverkaufswert mindert, lehnen Sie den Artikel ab oder vereinbaren Sie einen sofortigen Preisnachlass.
Warum beschleunigt Barcode-Scanning die Warenannahme?↓
Das Scannen gleicht Barcodes in Sekundenbruchteilen mit dem Katalog ab und verhindert Verwechslungen durch ähnliche Sorten, Fremdsprachen oder unleserliche Handschriften.
Unterstützt Retail Scan & Stock den automatischen elektronischen EDI-Empfang?↓
Nein. Die App bindet sich nicht an automatische EDI-Netzwerke oder ERP-Systeme an. Sie ist für Händler konzipiert, die Bestände direkt per Smartphone scannen, zählen und exportieren möchten.