Фактическое наличие важнее накладной
Никогда не увеличивайте складские остатки только на основании накладной поставщика. Только фактически проверенный и неповреждённый товар в торговой точке может быть выставлен на продажу.
8 этапов приёмки товара в небольшом магазине
Приёмка — это ключевой рубеж между поставщиком и торговым залом. Чёткая последовательность действий исключает пропуск проверок и скрытые недостачи.
Идентификация поставки
Сопоставьте данные водителя, путевой лист и маркировку груза с адресом вашей точки и открытыми заказами на закупку.
Сверка с заказом и накладными
Сверьте транспортную накладную или товарный чек с номером вашего заказа перед началом разгрузки.
Подсчёт физических единиц
Сначала пересчитайте общее количество грузовых мест (коробок), затем вскройте их и посчитайте потребительские единицы.
Осмотр состояния и целостности
Проверьте коробки и упаковки на предмет вмятин, протечек, срыва пломб, сроков годности и соблюдения терморежима.
Фиксация расхождений
Укажите любые недостачи, излишки, бой или несанкционированные замены прямо в накладной водителя до подписания.
Учёт принятого количества
Вносите в учётную программу только фактически проверенное и качественное количество товара.
Перемещение принятого товара на баланс
Переместите годный товар на полки или склад хранения, изолировав отклонённые или бракованные единицы.
Архивирование подтверждающих документов
Сохраняйте подписанные акты расхождений, фото дефектов и накладные для бухгалтерии и корректировочных актов.
Что проверить перед вскрытием коробок
Прежде чем разрезать скотч или расписываться в экспедиторской расписке, проведите внешний осмотр в зоне приёмки.
Адрес и получатель
Убедитесь, что в накладной указан именно ваш магазин, чтобы случайно не принять чужую партию.
Номер заказа (PO)
Проверьте, соответствует ли поставка ранее согласованному заказу на поставку от вашего магазина.
Дата и интервал поставки
Убедитесь, что привоз осуществлён в согласованный график и окно приёмки.
Количество коробок и паллет
Пересчитайте число мест до отъезда водителя и сравните с транспортной накладной.
Внешнее состояние упаковки
Осмотрите углы коробок, целостность скотча, следы влаги или деформации при транспортировке.
Температурные условия
Для термочувствительных товаров соблюдайте применимые санитарные нормы и спецификации поставщика. При необходимости контроля температуры используйте подходящий термометр, а не полагайтесь только на ощупь.
Считайте фактический привоз, а не цифры в накладной
Накладная отражает то, что поставщик планировал отгрузить со своего склада, а не то, что выгрузили у вас. Количество в счёте не равно фактическому остатку.
Недостача целой коробки
Ordered: В заказе и накладной указано 4 коробки минеральной воды.
Delivered: Водитель выгрузил из машины только 3 коробки.
Receiving Rule: Оприходуйте ровно 3 коробки. Если внести 4, в системе сразу возникнет фантомный остаток, ведущий к пересорту.
Некомплект внутри упаковки
Ordered: По накладной значится 24 штуки батончиков в двух блоках.
Delivered: Приехало 2 блока, но в одном из них не хватает 2 штук.
Receiving Rule: Оприходуйте 22 годные штуки, отметив 2 отсутствующие штуки в акте расхождений для выставления претензии.
Путаница между штуками и коробками: как избежать умножения ошибок
Одна из главных причин порчи данных складского учёта — неразбериха между транспортными коробами, спайками и отдельными штуками (eaches).
Штука (потребительская единица)
Индивидуальный товар с розничным штрихкодом, пробиваемый покупателю на кассе.
Бутылка холодного чая объёмом 500 мл.
Спайка / Внутренняя упаковка
Групповая спайка из нескольких штук внутри коробки (например, по 4 или 6 штук).
Упакованный в плёнку блок из 6 бутылок чая.
Коробка (Case)
Стандартный гофрокороб от производителя.
Коробка, вмещающая 4 спайки (всего 24 бутылки).
Мастер-короб (Master Carton)
Крупная транспортная тара, объединяющая несколько стандартных коробок.
Транспортный короб на 4 коробки (всего 96 бутылок).
Недопоставка: правильное оформление недостачи
Недопоставка возникает, когда поставщик привозит меньше товара, чем заказывалось, либо выставляет счёт на полный объём при частичной выгрузке.
Зафиксируйте реальный факт
Внесите в приходный документ только проверенное количество. Никогда не ставьте цифру из счёта.
Сделайте отметку в документах водителя
Чётко укажите недостачу в транспортной накладной (например: «Принято 3 коробки из 4, 1 коробка не доставлена») до подписи.
Сохраните копию с подписью водителя
Сфотографируйте или отсканируйте накладную с отметкой и подписью экспедитора в качестве доказательства.
Запросите корректировочный документ
Отправьте акт менеджеру поставщика для выставления корректировочного счёта-фактуры или зачёта суммы.
Излишки товара: что делать с лишними позициями
Иногда поставщик по ошибке привозит больше единиц, чем заказывалось. Неучтённый товар загромождает склад и создаёт путаницу.
Поставщик привёз лишнюю неоплаченную коробку
Свяжитесь с поставщиком до выставления товара на полку. Поставщик может выставить доплату или забрать коробку следующим рейсом.
Бонусная или рекламная продукция
Убедитесь, что бонус согласован ($0 в накладной). Оприходуйте с нулевой себестоимостью, чтобы не исказить среднюю цену.
Абсолютно незаказанная позиция
Не выставляйте неизвестный товар в торговый зал. Оставьте в зоне приёмки и оформите возврат поставщику.
Пересорт и несогласованные замены
При нехватке нужной позиции склад поставщика нередко отправляет похожий товар без согласования.
Item Ordered: Кола без сахара 355 мл (24 банки)
Item Received: Кола классическая 355 мл (24 банки)
Внешне коробки похожи, но сканирование штрихкода банки мгновенно выявляет несовпадение артикула.
Item Ordered: Оливковое масло Extra Virgin 500 мл
Item Received: Оливковое масло Extra Virgin 1 л
Бутылки разного объёма имеют разные GTIN и розничные цены. Сканирование предотвращает путаницу в карточках.
Повреждённый товар: изоляция некондиции
Бракованный и повреждённый товар должен отсекаться при приёмке. Попадание битого или просроченного товара на полку влечёт прямые убытки.
Мятая или порванная упаковка
Откажитесь от приёмки мятых пачек, если нарушена герметичность; зафиксируйте отказ в акте.
Разбитое стекло или потёки жидкостей
Изолируйте всю повреждённую коробку, сфотографируйте повреждения и потребуйте списания целого места.
Истёкший или критический срок годности
Проверьте даты на соответствие регламенту свежести магазина. Верните товар с недостаточным остаточным сроком.
Сверка штрихкодов и артикулов при поступлении
Системное сканирование штрихкода подтверждает соответствие поступившего товара номенклатуре в базе данных магазина.
Штрихкод / GTIN
Verify Against: Сканирование потребительской упаковки в приложении
Подтверждает подлинность товара, объём и формат упаковки по мировому стандарту GS1.
Артикул поставщика
Verify Against: Строка в накладной поставщика
Гарантирует, что позиция в счёте точно соответствует заказанному товару.
Внутренний артикул (SKU)
Verify Against: Карточка товара и ценник на полке
Обеспечивает корректное обновление остатка именно той номенклатурной позиции, которая продаётся в зале.
Приёмка нового товара, поступающего впервые
При поступлении новинки создайте карточку товара с выверенными базовыми параметрами до выкладки на витрину.
Название и бренд
Точное описание с указанием вкуса, объёма и торговой марки.
Штрихкод (UPC / EAN / GTIN)
Числовой код, сосканированный непосредственно с потребительской упаковки.
Внутренний SKU
Уникальный буквенно-цифровой код для группировки в каталоге магазина.
Привязанный поставщик
Компания-дистрибьютор, от которой закупается данная продукция.
Единица измерения и фасовка
Тип учёта (штуки, упаковки) и количество единиц в заводском коробе.
В какой момент должен увеличиваться складской остаток?
Остатки в программе не должны меняться до завершения физического пересчёта. Момент проведения документа определяет достоверность базы.
Только проверенный товар попадает на баланс
Пока коробки стоят нераспечатанными, товар находится в пути. Только принятые единицы увеличивают доступный остаток.
Разделение зон приёмки и торговли
Товары в зоне приёмки недоступны для продажи до завершения сверки и ввода приходного документа.
Обязательное документирование расхождений
Любая недостача или отбраковка подтверждается актом расхождений для прозрачности бухгалтерии.
Практический чек-лист приёмки для небольшого магазина
Разместите этот чек-лист из 10 пунктов в зоне разгрузки, чтобы сотрудники соблюдали единый стандарт приёмки.
Поставщик проверен
Наименование компании в накладной совпадает с ожидаемым поставщиком.
Номер заказа подтверждён
В накладной указан номер действующего заказа магазина.
Коробки пересчитаны
Число выгруженных мест совпадает с транспортной накладной до отъезда водителя.
Штучный пересчёт выполнен
Коробки вскрыты, внутренние штуки пересчитаны по строкам накладной.
Штрихкоды сосканированы
Штрихкод сверен со справочником для исключения пересорта похожих позиций.
Брак и бой изолированы
Мятые, потёкшие или просроченные единицы отложены в зону карантина.
Замены согласованы
Несогласованные замены другого объёма или вкуса зафиксированы или отклонены.
Недостачи отмечены в накладной
Недостающие единицы записаны в экземпляр водителя с его подписью.
Внесён фактический приход
В программу занесены только годные и принятые единицы.
Документы сфотографированы и подшиты
Подписанная накладная с отметками сохранена для сверки счетов.
Типичные ошибки при приёмке, разрушающие учёт
Знание распространённых ошибок помогает владельцам магазинов защитить точность каталога и средства бизнеса.
Подписание накладной без физического пересчёта
Prevention: Никогда не верьте бумаге на слово; всегда считайте коробки и штуки лично.
Путаница между коробками и штуками при вводе
Prevention: Обучите персонал проверять единицу учёта в карточке товара перед вводом количества.
Приёмка пересорта с похожим дизайном
Prevention: Сканируйте штрихкод на упаковке вместо визуального чтения надписей на коробке.
Выкладка товара на полку до завершения приёмки
Prevention: Держите товар в зоне разгрузки до полного проведения приходного документа.
Оприходование повреждённых упаковок
Prevention: Сразу изолируйте дефектный товар и оформляйте отказ.
Повторное проведение одной и той же накладной
Prevention: Ставьте штамп «ПРИНЯТО» с датой и подписью сразу после ввода документа в систему.
Ввод полного объёма заказа при частичном привозе
Prevention: Оприходуйте только прибывшие штуки, оставив остаток открытым в заказе.
Отсутствие контроля корректировочных актов
Prevention: Сверяйте ежемесячные акты сверки с поставщиком по всем отмеченным недостачам.
Как Retail Scan & Stock помогает при приёмке
Retail Scan & Stock даёт магазину удобные мобильные инструменты для быстрой сверки штрихкодов, каталога и складских документов.
Мобильное сканирование штрихкодов
Сканируйте штрихкоды камерой смартфона при разгрузке, моментально подтверждая карточку товара в каталоге.
База товаров и поставщиков
Проверяйте привязку к поставщику, артикул и кратность упаковки прямо в зоне приёмки.
Учётные документы
Ведите до 5 открытых документов одновременно на бесплатном тарифе для контроля прихода и инвентаризаций.
Экспорт в Excel и CSV
Экспортируйте проверенные данные в CSV и Excel для отправки поставщикам или в бухгалтерские программы.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если поставщик приехал в часы пик при наплыве покупателей?↓
Если нет возможности посчитать штуки сразу, пересчитайте количество внешних коробок, подпишите накладную с пометкой «Принято по числу мест без внутритарной проверки» и изолируйте коробки на складе до момента освобождения персонала.
Можно ли принимать товар, если заказ не был заранее создан в программе?↓
Да, но обязательно проведите полный пересчёт и сканирование штрихкодов. Зафиксируйте поставщика и позиции, создайте документ и только затем выставляйте товар в торговый зал.
Как поступить, если водитель отказывается ждать пересчёта коробок?↓
Никогда не подписывайте накладную без проверки. Если экспедитор торопится, напишите на накладной: «Водитель отказался от проверки мест, количество не подтверждено» до подписи.
Как учитывать недопоставленные позиции, которые довезут позже?↓
Оприходуйте только то, что поступило сегодня. Оставшуюся часть оставьте открытой строкой в заказе либо аннулируйте по согласованию с дистрибьютором.
Стоит ли принимать товар, если повреждена только внешняя коробка?↓
Если повреждение нарушило товарный вид потребительской упаковки и покупатель не купит её за полную цену, откажитесь от единицы или потребуйте уценку.
Почему сканирование штрихкодов надёжнее ручной сверки по накладной?↓
Сканер сопоставляет штрихкод с карточкой товара мгновенно, исключая ошибки из-за похожих упаковок, мелкого шрифта и описок при ручном вводе.
Поддерживает ли Retail Scan & Stock автоматическую приёмку через EDI?↓
Нет. Приложение не подключается к сетям электронного документооборота EDI. Оно создано для практического пересчёта, проверки штрихкодов и экспорта данных на смартфонах сотрудников.