Η φυσική καταμέτρηση υπερέχει των παραστατικών
Μην αυξάνετε ποτέ τα αποθέματα στο σύστημα βασιζόμενοι αποκλειστικά στο τιμολόγιο ή το δελτίο αποστολής του προμηθευτή. Μόνο η ποσότητα που καταμετρήθηκε φυσικά και είναι άθικτη στο κατάστημα μπορεί να διατεθεί προς πώληση.
Η διαδικασία παραλαβής σε 8 βήματα για μικρά καταστήματα
Η παραλαβή αποτελεί τη γέφυρα ανάμεσα στην αποστολή του προμηθευτή και το διαθέσιμο απόθεμα του καταστήματος. Μια συγκροτημένη ρουτίνα αποτρέπει παραλείψεις και κρυφές ελλείψεις.
Ταυτοποίηση παράδοσης
Ελέγξτε τα στοιχεία του οδηγού, τη φορτωτική και τις ετικέτες αποστολής σε σχέση με τη διεύθυνση του καταστήματος και τις εκκρεμείς παραγγελίες.
Σύγκριση με την παραγγελία και τα παραστατικά
Αντιπαραβάλετε το δελτίο αποστολής με τον αριθμό της εγκεκριμένης παραγγελίας πριν ξεκινήσει η εκφόρτωση.
Καταμέτρηση φυσικών μονάδων
Μετρήστε πρώτα το σύνολο των δεμάτων (κιβωτίων) και στη συνέχεια ανοίξτε τα για να μετρήσετε τα τεμάχια ανά γραμμή.
Έλεγχος κατάστασης και αρτιότητας
Εξετάστε τα κιβώτια και τις συσκευασίες για βαθουλώματα, διαρροές, σπασμένες ταινίες ασφαλείας, ημερομηνίες λήξης και θερμοκρασία.
Καταγραφή διαφορών
Σημειώστε τυχόν ελλείμματα, πλεονάσματα, θραύσεις ή λάθος είδη απευθείας στο αντίγραφο του οδηγού πριν υπογράψετε.
Καταχώριση αποδεκτών ποσοτήτων
Καταχωρίστε στο πρόγραμμα απογραφής μόνο τις πλήρως ελεγμένες και κατάλληλες για πώληση ποσότητες.
Μεταφορά αποδεκτών ειδών στο ράφι
Τοποθετήστε τα άθικτα εμπορεύματα στα ράφια ή στην αποθήκη, διατηρώντας τα απορριφθέντα σε καραντίνα.
Αρχειοθέτηση αποδεικτικών στοιχείων
Φυλάξτε τα υπογεγραμμένα παραστατικά με τις παρατηρήσεις και τις φωτογραφίες ζημιών για την έκδοση πιστωτικών τιμολογίων.
Τι πρέπει να ελέγξετε πριν ανοίξετε τα κιβώτια
Πριν κόψετε τις ταινίες συσκευασίας ή υπογράψετε το παραστατικό παράδοσης, πραγματοποιήστε εξωτερικό οπτικό έλεγχο στο σημείο εκφόρτωσης.
Παραλήπτης και διεύθυνση καταστήματος
Βεβαιωθείτε ότι το δελτίο αναγράφει ακριβώς το δικό σας κατάστημα για να μην παραλάβετε εμπορεύματα άλλης επιχείρησης.
Αριθμός εντολής παραγγελίας (PO)
Επιβεβαιώστε ότι το έγγραφο αναφέρει έγκυρο αριθμό παραγγελίας που εκδόθηκε από το κατάστημά σας.
Ημερομηνία και ωράριο παράδοσης
Ελέγξτε αν η παράδοση ανταποκρίνεται στο συμφωνημένο πρόγραμμα παραλαβών.
Καταμέτρηση κιβωτίων και παλετών
Μετρήστε το σύνολο των κιβωτίων πριν αποχωρήσει ο οδηγός και συγκρίνετε με τη φορτωτική.
Εξωτερική κατάσταση συσκευασίας
Ελέγξτε για βρεγμένα σημεία, σκισμένα χαρτόνια, παραμορφώσεις ή παραβιασμένες ταινίες ασφαλείας.
Συνθήκες θερμοκρασίας
Για προϊόντα ευαίσθητα στη θερμοκρασία, τηρείτε τις ισχύουσες τοπικές απαιτήσεις για την ασφάλεια των τροφίμων και τις οδηγίες του προμηθευτή. Όπου απαιτείται έλεγχος θερμοκρασίας, χρησιμοποιείτε κατάλληλο θερμόμετρο αντί να βασίζεστε μόνο στην αφή.
Μετρήστε τι παραδόθηκε φυσικά και όχι τι αναγράφει το τιμολόγιο
Το τιμολόγιο αντικατοπτρίζει ό,τι ετοίμασε η αποθήκη του προμηθευτή, όχι κατ' ανάγκη ό,τι ξεφορτώθηκε στο κατάστημά σας. Η τιμολογημένη ποσότητα δεν αποτελεί πραγματικό απόθεμα.
Έλλειψη ολόκληρου κιβωτίου
Ordered: Η παραγγελία και το δελτίο αποστολής αναγράφουν 4 κιβώτια ανθρακούχο νερό.
Delivered: Ο οδηγός ξεφορτώνει φυσικά μόνο 3 κιβώτια από το φορτηγό.
Receiving Rule: Καταχωρίστε 3 κιβώτια. Αν καταγράψετε 4 από συνήθεια, δημιουργείτε εικονικό απόθεμα που θα μπλοκάρει τις επόμενες παραγγελίες σας.
Ελλιπή τεμάχια εντός συσκευασίας
Ordered: Η παραγγελία περιλαμβάνει 24 μπάρες δημητριακών σε 2 κουτιά προβολής.
Delivered: Φτάνουν 2 κουτιά, αλλά το ένα περιέχει μόνο 10 ακέραια τεμάχια.
Receiving Rule: Καταχωρίστε 22 αποδεκτά τεμάχια και σημειώστε τα 2 ελλείποντα στο δελτίο για την έκδοση πιστωτικού.
Σύγχυση μεταξύ κιβωτίων και τεμαχίων: αποφυγή πολλαπλασιασμού σφαλμάτων
Μία από τις συχνότερες αιτίες αλλοίωσης των αποθεμάτων είναι η σύγχυση ανάμεσα σε εξωτερικά κιβώτια, εσωτερικές συσκευασίες και μεμονωμένα τεμάχια λιανικής (eaches).
Τεμάχιο (Μονάδα Κατανάλωσης)
Το μεμονωμένο προϊόν με δικό του barcode λιανικής, που σκανάρεται στο ταμείο στον πελάτη.
Ένα μεμονωμένο μπουκάλι παγωμένο τσάι των 500 ml.
Εσωτερικό πακέτο (Inner Pack / Shrink)
Υποσυσκευασία σε θερμοσυρρικνούμενη μεμβράνη εντός του κιβωτίου (π.χ. εξάδα).
Μια εξάδα μπουκαλιών τσαγιού.
Κιβώτιο (Case)
Το τυποποιημένο χαρτοκιβώτιο αποστολής από τον χονδρέμπορο.
Κιβώτιο που περιέχει 4 εξάδες (συνολικά 24 μπουκάλια).
Κυρίως χαρτοκιβώτιο (Master Carton)
Μεγάλη εξωτερική συσκευασία παλέτας που περιέχει πολλά τυποποιημένα κιβώτια.
Εξωτερικό κιβώτιο με 4 κιβώτια (συνολικά 96 μπουκάλια).
Ελλιπείς παραδόσεις: σωστή τεκμηρίωση ελλειμμάτων
Συμβαίνει όταν ο προμηθευτής παραδίδει λιγότερα τεμάχια από τα παραγγελθέντα ή τιμολογεί ολόκληρο το ποσό σε μια μερική παράδοση.
Καταγράψτε την πραγματική ποσότητα
Καταχωρίστε στο σύστημα μόνο τα πραγματικά παραληφθέντα τεμάχια. Μην αντιγράφετε ποτέ το σύνολο του τιμολογίου.
Σημειώστε στο αντίγραφο του οδηγού
Αναγράψτε καθαρά την έλλειψη στο δελτίο (π.χ. 'Παρελήφθησαν 3 από 4 κιβώτια; έλλειψη 1 κιβωτίου') πριν υπογράψετε.
Κρατήστε υπογεγραμμένο αντίγραφο
Φωτογραφίστε το δελτίο αποστολής με την παρατήρηση και την υπογραφή του οδηγού ως επίσημη απόδειξη.
Ζητήστε πιστωτικό τιμολόγιο
Προωθήστε το έγγραφο στο λογιστήριο του προμηθευτή για τη διόρθωση της χρέωσης ή τον συμψηφισμό.
Πλεονάζοντα είδη: τι να κάνετε όταν φτάνουν επιπλέον προϊόντα
Ενίοτε ο προμηθευτής παραδίδει περισσότερα κιβώτια από όσα ζητήθηκαν. Το απρογραμμάτιστο απόθεμα δεσμεύει χώρο και δημιουργεί λογιστική σύγχυση.
Μη τιμολογημένο επιπλέον κιβώτιο
Ενημερώστε τον προμηθευτή πριν το διαθέσετε στο ράφι. Μπορεί να εκδώσει συμπληρωματικό παραστατικό ή να το παραλάβει στο επόμενο δρομολόγιο.
Δωρεάν προωθητικό προϊόν / δείγμα
Επιβεβαιώστε ότι το δώρο είναι συμφωνημένο ($0 κόστος). Καταχωρίστε το με μηδενικό κόστος για να μην αλλοιωθεί το περιθώριο κέρδους.
Εντελώς άσχετο προϊόν στην αποστολή
Μην τοποθετείτε άγνωστα προϊόντα στο ράφι. Κρατήστε τα στον χώρο παραλαβής και κανονίστε επιστροφή στον προμηθευτή.
Λάθος προϊόντα και μη εξουσιοδοτημένες υποκαταστάσεις
Όταν υπάρχουν ελλείψεις, ορισμένοι χονδρέμποροι στέλνουν παρόμοια είδη χωρίς προηγούμενη συνεννόηση. Οι παρόμοιες συσκευασίες παραπλανούν εύκολα.
Item Ordered: Κόλα χωρίς ζάχαρη 355 ml (24 κουτάκια)
Item Received: Κόλα κλασική 355 ml (24 κουτάκια)
Τα κουτάκια μοιάζουν σχεδόν πανομοιότυπα. Το σκανάρισμα του barcode αποκαλύπτει άμεσα την ασυμφωνία κωδικού.
Item Ordered: Εξαιρετικό Παρθένο Ελαιόλαδο 500 ml
Item Received: Εξαιρετικό Παρθένο Ελαιόλαδο 1 L
Διαφορετικά μεγέθη φέρουν ξεχωριστά GTIN και τιμές. Το σκανάρισμα αποτρέπει λανθασμένη καταχώριση μεγέθους στον κατάλογο.
Κατεστραμμένα προϊόντα: απομόνωση μη εμπορεύσιμων ειδών
Τα ελαττωματικά, σπασμένα ή ληγμένα προϊόντα πρέπει να απορρίπτονται κατά την εκφόρτωση. Η έκθεση κατεστραμμένων ειδών στο ράφι πλήττει την εικόνα του καταστήματος και προκαλεί απώλειες.
Τσαλακωμένες ή σκισμένες συσκευασίες
Απορρίψτε τεμάχια με παραβιασμένη στεγανότητα. Αναγράψτε τα κατεστραμμένα τεμάχια στο δελτίο παράδοσης.
Σπασμένα γυαλιά ή διαρροές υγρών
Απομονώστε ολόκληρο το κιβώτιο, φωτογραφήστε τις ζημιές και ζητήστε πίστωση για ολόκληρη τη συσκευασία.
Ληγμένα προϊόντα ή πολύ σύντομη ημερομηνία
Ελέγξτε τις ημερομηνίες βάσει της πολιτικής φρεσκάδας του καταστήματος. Επιστρέψτε είδη με ανεπαρκή διάρκεια ζωής.
Έλεγχος barcode και SKU κατά την παραλαβή
Το συστηματικό σκανάρισμα των barcode επιβεβαιώνει ότι τα εμπορεύματα που έφτασαν αντιστοιχούν ακριβώς στις εγγραφές της βάσης δεδομένων σας.
Barcode / GTIN
Verify Against: Σκανάρισμα της ατομικής συσκευασίας στην εφαρμογή
Επιβεβαιώνει την ταυτότητα, το μέγεθος και τη συσκευασία βάσει του διεθνούς προτύπου GS1.
SKU προμηθευτή
Verify Against: Γραμμή δελτίου αποστολής του χονδρεμπόρου
Διασφαλίζει ότι η τιμολογημένη γραμμή αντιστοιχεί στο είδος που παραγγέλθηκε στην εντολή αγοράς.
Εσωτερικό SKU καταστήματος
Verify Against: Καρτέλα είδους και ετικέτα ραφιού
Εγγυάται ότι η αύξηση αποθέματος ενημερώνει ακριβώς την καρτέλα που χρεώνεται στο ταμείο στον πελάτη.
Παραλαβή νέου προϊόντος για πρώτη φορά
Όταν παραλαμβάνετε ένα είδος που δεν έχετε ξαναπουλήσει, συμπληρώστε πλήρως τα βασικά πεδία πριν το εκθέσετε στα ράφια.
Ονομασία και μάρκα
Σαφής περιγραφή που να περιλαμβάνει γεύση, παραλλαγή και εμπορική επωνυμία.
Barcode (UPC / EAN / GTIN)
Ο αριθμητικός κωδικός που σκανάρεται απευθείας από τη συσκευασία λιανικής.
Εσωτερικό SKU
Μοναδικός αλφαριθμητικός κωδικός για ομαδοποίηση στον κατάλογο του καταστήματος.
Συνδεδεμένος προμηθευτής
Η εταιρεία διανομής από την οποία αγοράζεται τακτικά το προϊόν.
Μονάδα μέτρησης και συσκευασία
Καθορισμός παρακολούθησης (τεμάχιο ή κιβώτιο) και αριθμός τεμαχίων ανά κιβώτιο.
Σε ποια χρονική στιγμή πρέπει να αυξάνεται το απόθεμα στο σύστημα;
Τα αποθέματα στο λογισμικό δεν πρέπει να ενημερώνονται πριν ολοκληρωθεί η φυσική καταμέτρηση. Η στιγμή της καταχώρισης καθορίζει την αξιοπιστία της απογραφής.
Μόνο ελεγμένα εμπορεύματα εισέρχονται στο απόθεμα
Όσο τα κιβώτια παραμένουν κλειστά, τα είδη θεωρούνται υπό μεταφορά. Μόνο τα αποδεκτά τεμάχια αυξάνουν το διαθέσιμο απόθεμα.
Διαχωρισμός χώρου παραλαβής και πώλησης
Τα εμπορεύματα στον χώρο εκφόρτωσης δεν πρέπει να είναι προσβάσιμα στους πελάτες πριν την οριστικοποίηση του ελέγχου.
Υποχρεωτική τεκμηρίωση διαφορών
Κάθε έλλειμμα ή απόρριψη πρέπει να τεκμηριώνεται στο υπογεγραμμένο δελτίο για απόλυτη λογιστική διαφάνεια.
Πρακτική λίστα ελέγχου παραλαβής για μικρά καταστήματα
Αναρτήστε αυτή τη λίστα 10 σημείων στον χώρο παραλαβής, ώστε όλο το προσωπικό να ακολουθεί το ίδιο πρότυπο ελέγχου.
Επαλήθευση προμηθευτή
Η επωνυμία στο παραστατικό συμφωνεί με τον αναμενόμενο διανομέα.
Σύνδεση παραγγελίας
Το δελτίο του οδηγού αναγράφει έγκυρο αριθμό παραγγελίας του καταστήματος.
Καταμέτρηση κιβωτίων
Το σύνολο των κιβωτίων συμφωνεί με τη φορτωτική πριν αναχωρήσει ο οδηγός.
Έλεγχος τεμαχίων εντός κιβωτίων
Τα κιβώτια ανοίγονται και τα τεμάχια μετρώνται ανά γραμμή του παραστατικού.
Σκανάρισμα barcode
Τα είδη σκανάρονται για τον αποκλεισμό λαθών σε παρόμοιες συσκευασίες.
Απομόνωση φθορών
Τσαλακωμένες, διαρρέουσες ή ληγμένες συσκευασίες τοποθετούνται στον χώρο καραντίνας.
Έλεγχος υποκαταστάσεων
Μη εγκεκριμένες αλλαγές σε μεγέθη ή γεύσεις καταγράφονται ή απορρίπτονται.
Σημείωση ελλειμμάτων στο παραστατικό
Οι μη παραδοθείσες ποσότητες καταγράφονται στο αντίγραφο του οδηγού με υπογραφή του.
Καταχώριση αποδεκτής ποσότητας
Μόνο τα άθικτα και ελεγμένα τεμάχια προστίθενται στο διαθέσιμο απόθεμα.
Φωτογράφιση και αρχειοθέτηση
Το παραστατικό με τις παρατηρήσεις φυλάσσεται για την έκδοση πιστωτικών τιμολογίων.
Συνηθισμένα λάθη στην παραλαβή που καταστρέφουν την απογραφή
Η επίγνωση των συνήθων παραλείψεων βοηθά τους μικρούς εμπόρους να προστατεύσουν την ακρίβεια της αποθήκης και τα οικονομικά τους.
Υπογραφή δελτίου χωρίς φυσική καταμέτρηση
Prevention: Μην εμπιστεύεστε ποτέ τυφλά τα χαρτιά. Μετράτε πάντα προσωπικά τα κιβώτια και τα τεμάχια.
Μπέρδεμα κιβωτίων και τεμαχίων κατά την εισαγωγή
Prevention: Εκπαιδεύστε το προσωπικό να ελέγχει τη μονάδα μέτρησης στην καρτέλα πριν πληκτρολογήσει αριθμούς.
Παραλαβή παρόμοιου είδους χωρίς σκανάρισμα
Prevention: Σκανάρετε το barcode του προϊόντος αντί να βασίζεστε στην εκτύπωση του κιβωτίου.
Τοποθέτηση στο ράφι πριν την καταχώριση
Prevention: Διατηρήστε την παρτίδα στον χώρο παραλαβής μέχρι την πλήρη καταχώριση του παραστατικού.
Καταχώριση κατεστραμμένων συσκευασιών στο απόθεμα
Prevention: Απομονώστε άμεσα τα ελαττωματικά προϊόντα και δηλώστε άρνηση παραλαβής.
Διπλή καταχώριση του ίδιου δελτίου αποστολής
Prevention: Σφραγίζετε το χάρτινο δελτίο με τη σήμανση 'ΚΑΤΑΧΩΡΗΘΗΚΕ', ημερομηνία και μονογραφή αμέσως μετά την εισαγωγή.
Καταχώριση ολόκληρης της παραγγελίας σε μερική παράδοση
Prevention: Καταχωρίστε αυστηρά μόνο τα τεμάχια που παραλάβατε. Αφήστε το υπόλοιπο ανοιχτό στην παραγγελία.
Παράλειψη παρακολούθησης πιστωτικών τιμολογίων
Prevention: Αντιπαραβάλετε τις μηνιαίες καρτέλες των προμηθευτών με τα δελτία στα οποία σημειώσατε ελλείμματα.
Πώς βοηθά το Retail Scan & Stock στην παραλαβή εμπορευμάτων
Το Retail Scan & Stock παρέχει στα ανεξάρτητα καταστήματα απλά κινητά εργαλεία για σκανάρισμα barcode, διαχείριση προμηθευτών και καθαρή απογραφή.
Mobile σκανάρισμα barcode
Χρησιμοποιήστε την κάμερα του smartphone κατά την εκφόρτωση για να επιβεβαιώσετε άμεσα ότι το είδος ταιριάζει με τον κατάλογό σας.
Κατάλογος προϊόντων και προμηθευτών
Δείτε τον προμηθευτή, τον κωδικό SKU και τα τεμάχια ανά κιβώτιο απευθείας στον χώρο παραλαβής.
Παραστατικά απογραφής και παραγγελιών
Διαχειριστείτε έως και 5 ανοιχτά έγγραφα ταυτόχρονα στο μόνιμα δωρεάν πρόγραμμα Free για παραλαβές και απογραφές.
Εξαγωγή σε αρχεία Excel και CSV
Εξαγάγετε ελεγμένες καταστάσεις παραλαβής σε τυποποιημένα αρχεία CSV ή Excel για το λογιστήριο και τους προμηθευτές.
Συχνές ερωτήσεις
Τι κάνω αν ο προμηθευτής φτάσει σε ώρα αιχμής με πολλούς πελάτες;↓
Αν είναι αδύνατο να μετρήσετε τεμάχιο προς τεμάχιο εκείνη τη στιγμή, μετρήστε τα εξωτερικά κιβώτια, υπογράψτε με την επιφύλαξη 'Παραλαβή κατά αριθμό δεμάτων — υπό την επιφύλαξη ελέγχου περιεχομένου και φθορών' και αποθηκεύστε τα κιβώτια στην αποθήκη μέχρι να αποδεσμευτεί το προσωπικό.
Μπορώ να παραλάβω εμπορεύματα αν η παραγγελία δεν είχε καταχωριστεί προηγουμένως στο σύστημα;↓
Ναι, αλλά κάντε πλήρη φυσική καταμέτρηση και σκανάρισμα των barcode. Σημειώστε τα στοιχεία του προμηθευτή και τις ποσότητες, δημιουργήστε το αντίστοιχο έγγραφο και μόνο τότε εκθέστε τα προϊόντα προς πώληση.
Πώς ενεργώ αν ο οδηγός αρνείται να περιμένει την καταμέτρηση των κιβωτίων;↓
Μην υπογράφετε ποτέ χωρίς έλεγχο. Αν ο οδηγός βιάζεται να φύγει, γράψτε στο δελτίο: 'Ο οδηγός αρνήθηκε τον έλεγχο δεμάτων / Ποσότητα μη επιβεβαιωμένη' πριν υπογράψετε.
Πώς διαχειρίζομαι τα ελλείποντα είδη που θα παραδοθούν σε επόμενο δρομολόγιο;↓
Καταχωρίστε στο απόθεμα μόνο τις ποσότητες που παραλάβατε φυσικά σήμερα. Αφήστε το υπόλοιπο ανοιχτό στην αρχική παραγγελία ή ακυρώστε τη γραμμή κατόπιν συνεννόησης με τον διανομέα.
Πρέπει να παραλάβω εμπόρευμα αν μόνο το εξωτερικό χαρτοκιβώτιο είναι χτυπημένο αλλά το εσωτερικό ανέπαφο;↓
Στη λιανική πώληση, η εμφάνιση είναι καθοριστική. Αν η φθορά της συσκευασίας μειώνει την αξία του προϊόντος στα μάτια του πελάτη και δεν μπορεί να πωληθεί στην κανονική τιμή, απορρίψτε το ή ζητήστε άμεση έκπτωση.
Γιατί το σκανάρισμα των barcode επιταχύνει και διασφαλίζει την παραλαβή;↓
Το σκανάρισμα ταυτοποιεί το barcode στον κατάλογο σε κλάσματα δευτερολέπτου, εξαλείφοντας λάθη από παρόμοιες συσκευασίες, ξένες γλώσσες ή δυσανάγνωστα χειρόγραφα.
Υποστηρίζει το Retail Scan & Stock αυτόματη ηλεκτρονική παραλαβή μέσω EDI;↓
Όχι. Η εφαρμογή δεν συνδέεται με δίκτυα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων EDI ή συστήματα ERP χονδρεμπόρων. Έχει σχεδιαστεί για μικρούς εμπόρους που θέλουν να σκανάρουν, να μετρούν και να εξάγουν δεδομένα απευθείας από το κινητό τους.