स्टॉक से हटाना: खराब, अवधि समाप्त, गुम, चोरी हुआ और न बिकने योग्य सामान

त्वरित उत्तर: मात्रा और कारण दर्ज करें

परिचालन स्तर पर स्टॉक से हटाने का रिकॉर्ड उन भौतिक वस्तुओं के लिए है जो उपलब्ध मात्रा से निकलती हैं। वस्तु और मात्रा जाँचें, मौजूद सामान अलग रखें, कारण लिखें, आवश्यक अनुमति लें और शेष मात्रा एक बार बदलें। प्रमाण रखें और कारण की समीक्षा करें।

खराब पैकिंग में उपयोगी उत्पाद हो सकता है; सप्लायर को वापसी से क्रेडिट मिल सकता है; चखाने में इस्तेमाल नियोजित हो सकता है। उपलब्ध स्टॉक घटता है, लेकिन वित्तीय व्यवहार अलग है। प्रक्रिया दुकानों, कैफे, सैलून और कार्यशालाओं के लिए उपयोगी है।

परिचालन अर्थ

क्या ये इकाइयाँ बिक्री या उपयोग के लिए उपलब्ध रहनी चाहिए? टूटे कप उपयोगी मात्रा को बढ़ा-चढ़ाकर दिखाते हैं। तारीख, पहचान, माप की इकाई, मात्रा, कारण और जिम्मेदार व्यक्ति लिखें।

मरम्मत, वापसी, उपयोग या निपटान से पहले अलग रखें और निरीक्षण करें। एक ही मात्रा वाले सिस्टम में अलग रोक सूची रखें। मात्रा बदलना लेखा प्रविष्टि तय नहीं करता।

पूरा मूल्य हटाना और मूल्य घटाना

मूल्य घटाने से बही मूल्य कम होता है जब कुछ वसूली योग्य मूल्य बचता है। पूरा वित्तीय मूल्य हटाना सामान्यतः तब होता है जब वसूली संभव नहीं रहती। भौतिक मात्रा अलग प्रश्न है।

IAS 2 एक मूल्यांकन ढाँचा है, सार्वभौमिक नियम नहीं। बिक्री मूल्य की छूट, बही मूल्य में कमी और भौतिक इकाइयाँ हटाना अलग काम हैं। स्थिति दर्ज करें; वित्तीय निर्णय लेखाकार से लें।

कारण क्यों दर्ज करें?

अवधि समाप्त होना खरीद या स्टॉक घुमाव का संकेत है, खराबी संभालने या भंडारण का, और नमूने नियोजित उपयोग का। एक संयुक्त बदलाव कारण छिपाता है।

तथ्यों से समर्थित कारण चुनें। टूटी सील निरीक्षण है; सप्लायर की खराब पैकिंग अनुमान है। घटनाएँ अलग करें, साझा अर्थ सिखाएँ और समय पर दर्ज करें।

खराब सामान

उत्पाद और पैकिंग जाँचें। सही सामग्री वाला फटा परिवहन डिब्बा, रिसते पात्र से अलग है। संदिग्ध सामान अलग रखें और लागू सुरक्षा तथा निपटान नियम मानें।

स्थान, मात्रा और कार्रवाई लिखें। प्राप्ति संदर्भ रखें, रखरखाव और भंडारण देखें। खराबी और सप्लायर वापसी से एक ही इकाई को उसी शेष स्टॉक से दो बार न घटाएँ।

अवधि समाप्त, अप्रचलित और न बिकने योग्य

अवधि समाप्त होना तारीख या उपयोग अवधि से जुड़ा है; अप्रचलन माँग या उद्देश्य से। पुराने पुर्जे उपयोगी रह सकते हैं। धीमी बिक्री शून्य मूल्य का प्रमाण नहीं।

तारीख का प्रकार और उत्पाद नियम जाँचें। अनुपयोगी सामान को वैध बिक्री, वापसी या दूसरे उपयोग वाले सामान से अलग करें। बैच और निर्णय लिखें, खरीद और क्रम देखें। लेखाकार वित्तीय मूल्य तय करे।

चोरी हुआ सामान

गिनती का अंतर चोरी सिद्ध नहीं करता। फिर गिनें, कोड और गतिविधियाँ जाँचें। प्रक्रिया के अनुसार प्रमाण होने पर यह कारण चुनें; केवल संख्या से व्यक्ति पर आरोप न लगाएँ।

घटना संदर्भ और सामान विवरण रखें, संवेदनशील प्रमाणों की पहुँच सीमित करें और सुरक्षा पहले रखें। निष्कर्ष बदलने पर पता लगाने योग्य सुधार करें। हर अस्पष्ट नुकसान को चोरी न कहें।

गुम सामान

उचित जाँच के बाद न मिलने वाली इकाइयाँ, जिनके लिए चोरी का पर्याप्त प्रमाण नहीं है। बिक्री क्षेत्र, भंडार, प्राप्ति, अलग रखे सामान और अस्थायी स्थान देखें; रूपांतर तथा डिब्बा-इकाई रूपांतरण जाँचें।

प्राप्ति, बिक्री, उपयोग, स्थानांतरण और पुराने हटाने के रिकॉर्ड मिलाएँ। जाँच लिखें और जिम्मेदारी दें। बाद में सामान मिले तो सुधार पुराने रिकॉर्ड से जोड़ें, काल्पनिक सप्लायर प्राप्ति न बनाएँ।

आंतरिक उपयोग

सैलून सेवा के लिए उत्पाद खोल सकता है या कार्यशाला अपने उपकरण के लिए पुर्जा इस्तेमाल कर सकती है। वास्तविक उपयोग या जारी की गई मात्रा और उद्देश्य लिखें।

आंतरिक उपयोग को निजी निकासी और ग्राहक नमूनों से अलग करें। अनुमति और आंशिक पैक की इकाई तय करें। परिचालन रिकॉर्ड खर्च खाता या कर कटौती तय नहीं करता।

नमूने और चखाना

उत्पाद, मात्रा और आयोजन समय पर लिखें। कई बार चखाने के लिए एक पैक खोलना हर बार पूरा पैक हटाना नहीं है।

बचे सामान की स्थिति पहले तय करें। दोबारा उपयोग वाला प्रदर्शन उत्पाद अलग स्थिति माँग सकता है। प्रचार को खराबी और चोरी से अलग रखें, बजट देखें। नमूनों का उपयोग अपने आप कर कटौती नहीं बनता।

सप्लायर को वापसी

सामान उसके सप्लायर को भेजना, ग्राहक की खरीद वापसी से अलग है। पहले स्टॉक में प्रवेश की पुष्टि करें; प्राप्ति से पहले अस्वीकृति में प्राप्ति सुधार चाहिए, दूसरी निकासी नहीं।

अनुमति, भेजना और वित्तीय वसूली अलग रखें। उठाए जाने वाला डिब्बा अभी मौजूद है; भेजा हुआ क्रेडिट या बदलाव की प्रतीक्षा में हो सकता है। मात्रा एक बार बदलें। Odoo गतिविधि और मूल्यांकन का उदाहरण है, RSS सुविधाओं का नहीं।

“अन्य” और स्पष्टीकरण

जब कोई निर्धारित श्रेणी न मिले तो अन्य चुनें। “बदलाव” कारण नहीं बताता। वस्तु, घटना, अनुमति और अंतिम उपयोग लिखें।

उपयोगी टिप्पणी बताए कि प्रदर्शन वस्तु निरीक्षण के बाद बिक्री से हटाकर अनुमति से प्रशिक्षण के लिए रखी गई। दोहराव मासिक देखें। ऐप में अपुष्ट निजी कारण बनाने की सुविधा न बताएँ।

चरणबद्ध प्रक्रिया

वस्तु और इकाई पहचानें, फिर गिनें, मौजूद सामान अलग करें, गतिविधियाँ जाँचें, समर्थित कारण, तारीख और कार्रवाई लिखें, कंपनी नीति के अनुसार अनुमति लें।

शेष स्टॉक एक बार अपडेट करें और संदर्भ रखें। वापसी, उपयोग या निपटान पूरा करें, प्रमाण रखें, तथ्य लेखाकार को दें और रोकथाम का काम सौंपें। लंबित मामले का जिम्मेदार और समीक्षा दिन हो।

मात्रा और प्रति इकाई लागत

इकाई, पैक, डिब्बा, वजन या आयतन जाँचें। बिना रूपांतरण डिब्बों को एक इकाई की लागत से न गुणा करें। सटीक दिखता मूल्य गलत इकाइयों पर आधारित हो सकता है।

परिचालन अनुमान के लिए मात्रा को ज्ञात लागत से गुणा करके पंक्तियाँ जोड़ें। मुद्रा और तारीख बताएं। बिक्री मूल्य और लेखा लागत अलग हो सकते हैं; अपेक्षित वसूली पुष्टि तक अलग रखें।

अधूरी लागत शून्य नहीं

चार खराब बोतलें $3 पर $12, और दो अवधि समाप्त पैक $5 पर $10 बनाते हैं। एक गुम सहायक वस्तु की लागत नहीं है। ज्ञात उप-योग $22 है, सभी सामान का मूल्य नहीं।

लिखें: “ज्ञात लागत का उप-योग: $22; एक इकाई की लागत नहीं; कुल मूल्य अधूरा”। खाली जगह $0 से न भरें। विश्वसनीय खरीद दस्तावेज खोजें; वास्तविक शून्य लागत का आधार और सुधार का स्पष्टीकरण चाहिए।

प्रमाण, टिप्पणियाँ और फोटो

वस्तु, मात्रा, तारीख, स्थिति, अनुमति और कार्रवाई रखें। प्राप्ति, बैच और पत्राचार उपयोगी हैं। सामान्य प्रक्रिया में फोटो खराबी दिखा सकते हैं, लेकिन गिनती की जगह नहीं लेते।

कंपनी नीति के अनुसार सुरक्षित रखें और अनावश्यक व्यक्तिगत जानकारी न लें। यह RSS में वस्तु फोटो या संलग्न फोटो का दावा नहीं। जाँचे जा सकने वाले तथ्य और खुले प्रश्न अलग लिखें।

हटाना और भौतिक गिनती

गिनती से पहले कटऑफ समय और अलग रखे सामान, वापसी डिब्बों तथा खुले नमूनों की नीति तय करें। उपलब्ध, रोके और पहले हटाए सामान अलग पहचानें।

कटऑफ तक अनुमोदित गतिविधियाँ मिलाएँ। दर्ज हटाने को फिर न घटाएँ। निपटान से पहले मौजूद सामान अलग सूची में रखें; बचा अंतर जाँचें और जरूरत पर स्वतंत्र पुनर्गिनती करें।

हटाना और इन्वेंटरी नुकसान

नुकसान चोरी से व्यापक है। NRF गलतियाँ, खराबी और सड़ने को शामिल करता है और विधियों में अंतर बताता है। हटाना दर्ज घटना है; रिपोर्ट में शामिल होना परिभाषा पर निर्भर है।

ज्ञात गतिविधियाँ और अस्पष्ट बचा अंतर अलग रखें। उसी इकाई को शामिल करने वाली कमी में हटाने जोड़कर दोहरी गिनती न करें। दायरा, अवधि और मूल्य आधार लिखें; महीनों की समान तुलना करें।

भौतिक स्टॉक की गिनती में अंतर: कारण जाँचें और रिकॉर्ड मिलाएँ

मासिक समीक्षा

कारण और वस्तु के अनुसार मात्रा, ज्ञात उप-योग, अधूरी लागत और लंबित वापसी देखें। बार-बार अवधि समाप्त होने, खराबी और योजना से ज्यादा आंतरिक उपयोग पर टीम से चर्चा करें।

कार्य, जिम्मेदार और तारीख तय करें: खरीद, क्रम, भंडारण या प्राप्ति सुधारें। लागत और क्रेडिट प्रमाण से बंद करें। ज्यादा अधूरे डेटा के कारण कम उप-योग कम नुकसान का प्रमाण नहीं।

छोटी दुकान का उदाहरण

काल्पनिक दुकान में चार खराब बोतलें $3 पर, दो अवधि समाप्त पैक $5 पर और बिना लागत की गुम वस्तु है। सात इकाइयाँ अलग कारणों में; ज्ञात उप-योग $22, पूरा मूल्य अज्ञात। USD केवल उदाहरण है।

तीन दूसरे उत्पाद सप्लायर को लौटते हैं और एक अन्य चखाने के लिए खुलता है। अलग गतिविधियाँ हैं, सात नुकसान में अपने आप नहीं जुड़तीं। अपेक्षित क्रेडिट अभी प्राप्त नहीं। बचा स्टॉक गिनें और लेखाकार को रिकॉर्ड दें।

लेखा और कर की सीमा

व्यवहार न्यायक्षेत्र, लेखा पद्धति और कंपनी नीति पर निर्भर है। लेखाकार मूल्य, अवधि और प्रमाण तय करे। परिचालन हटाना कर कटौती, खास प्रविष्टि या पूर्ण वित्तीय नुकसान की गारंटी नहीं।

तथ्य, ज्ञात और अधूरी लागत तथा अपेक्षित वसूली दें। IAS 2 लेखा संदर्भ है; IRS Publication 538 अमेरिका से संबंधित है, सार्वभौमिक कर निर्देश नहीं। RSS नीचे दिए परिचालन कारणों का समर्थन करता है।

स्रोत और दायरा

• IFRS Foundation — IAS 2

  IAS 2: IFRS में मूल्यांकन, सार्वभौमिक कर नियम नहीं।

• NRF

  NRF: नुकसान के कई कारण; कमी चोरी सिद्ध नहीं करती।

• Odoo

  Odoo: सप्लायर वापसी गतिविधि, RSS सुविधा नहीं।

• IRS — Publication 538

  IRS Publication 538: अमेरिकी संदर्भ; उपयोग लेखाकार से जाँचें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न