1. ऑर्डर की उसके जुड़े प्राप्ति दस्तावेज़ों से तुलना करें
मालिक वेब कैबिनेट में खरीद ऑर्डर खोलकर उसकी पंक्तियाँ और जुड़े प्राप्ति दस्तावेज़ देख सकता है। सप्लायर से बात करने से पहले उत्पादों के नाम और मात्राएँ मिलाने के लिए बड़ी स्क्रीन काम आती है। बातचीत में ऑर्डर का संदर्भ रखें ताकि दोनों पक्ष एक ही डिलीवरी की बात करें।
मान लें, ऑर्डर 24 इकाइयों का है और उससे जुड़े पहले प्राप्ति दस्तावेज़ में 18 दर्ज हैं। इन दो रिकॉर्ड के बीच 6 का अंतर है। इसे कम डिलीवरी मानने से पहले जाँचें कि कोई दूसरा प्राप्ति दस्तावेज़ तो नहीं है या डिलीवरी हिस्सों में तो नहीं आई। कैबिनेट समीक्षा के लिए है; मूल दस्तावेज़ मोबाइल ऐप में बनाएँ या सुधारें।
2. राइट-ऑफ को अलग घटना की तरह पढ़ें
बाद में 2 खराब इकाइयों का राइट-ऑफ डिलीवरी की तुलना से अलग सवाल का जवाब देता है। इससे यह बात नहीं बदलती कि पहले प्राप्ति दस्तावेज़ में 18 दर्ज थे, जबकि ऑर्डर 24 का था। मात्राओं को चुपचाप जोड़ने-घटाने के बजाय राइट-ऑफ दस्तावेज़ और उसकी पंक्तियाँ अलग से देखें।
18 में से 2 घटाकर उसे मौजूदा स्टॉक न कहें। बीच में बिक्री, दूसरी गिनती या अन्य गतिविधि हुई हो सकती है। Retail Scan & Stock में स्टॉक की संख्याएँ पिछली गिनी गई मात्रा और गिनती का समय हैं; प्राप्ति और राइट-ऑफ दस्तावेज़ अपने आप लगातार अपडेट होने वाला स्टॉक नहीं बनाते।
| दस्तावेज़ | उदाहरण की मात्रा | सुलझाने वाला सवाल |
|---|---|---|
| खरीद ऑर्डर | 24 इकाइयाँ मँगाई गईं | सप्लायर से क्या तय हुआ था? |
| पहला जुड़ा प्राप्ति दस्तावेज़ | 18 इकाइयाँ मिली हुई दर्ज हैं | क्या बाकी 6 किसी दूसरे प्राप्ति दस्तावेज़ या डिलीवरी में हैं? |
| अलग राइट-ऑफ | 2 इकाइयाँ खराब दर्ज हैं | नुकसान के दस्तावेज़ में क्या दर्ज है? |
| शेल्फ़ पर मौजूदा स्टॉक | इन तीन संख्याओं से तय नहीं होता | पिछली गिनती और उसका समय देखें; ज़रूरत हो तो फिर गिनें |
ये समझाने के लिए दी गई संख्याएँ हैं, किसी ग्राहक का मामला नहीं। इस दस्तावेज़ तुलना को मौजूदा स्टॉक की गणना न बनाएँ।
3. मालिक की ठोस जाँच के लिए ब्राउज़र इस्तेमाल करें
डिलीवरी वाले व्यस्त दिन के बाद उन ऑर्डर की समीक्षा करें जिनमें सवाल बाकी हैं: कौन-सा सप्लायर, कौन-सा उत्पाद, कितनी मात्रा मँगाई गई और कौन-सा जुड़ा प्राप्ति दस्तावेज़ जाँचना है? फिर काम का अगला कदम मोबाइल ऐप में करें। ब्राउज़र से ऑर्डर भेजना, दस्तावेज़ स्वीकृत करना या पंक्तियाँ बदलना संभव नहीं है।
महीने के अंत में फ़ाइलें देने के लिए एक्सपोर्ट से पहले संबंधित ऑर्डर, प्राप्ति और राइट-ऑफ रिकॉर्ड इकट्ठे करें। कई स्टोर हों तो दस्तावेज़ों की तुलना से पहले सही स्टोर की पुष्टि करें। टीम के सदस्यों की सूची खाते को समझने में मदद कर सकती है, लेकिन इस प्रक्रिया से मैनेजर और कर्मचारियों को कैबिनेट की सुविधा नहीं मिलती।
खरीद ऑर्डर
सप्लायर से क्या मँगाया गया? पंक्तियाँ और संदर्भ पढ़ें।
जुड़ा प्राप्ति दस्तावेज़
इस डिलीवरी में क्या दर्ज हुआ? अंतर का कारण तय करने से पहले दूसरे प्राप्ति दस्तावेज़ देखें।
राइट-ऑफ की समीक्षा
कौन-सा नुकसान अलग दर्ज हुआ? आगे की जाँच के लिए संबंधित रिकॉर्ड एक्सपोर्ट करें।
समीक्षा को समझाने वाला चित्र। राइट-ऑफ को अपने आप जुड़े प्राप्ति दस्तावेज़ या लाइव स्टॉक की गणना की तरह नहीं दिखाया गया है।
4. उपयोगी रिकॉर्ड एक्सपोर्ट करें, फिर सवाल सुलझाएँ
विस्तृत समीक्षा के लिए एक-एक रिकॉर्ड XLSX या CSV में एक्सपोर्ट करें, या कई दस्तावेज़ ZIP में रखें। जिसे फ़ाइलें दे रहे हैं, उसे दस्तावेज़ों के संदर्भ और अपना सवाल भी दें। बिना किसी जानकारी वाले फ़ोल्डर से बेहतर है एक छोटी टिप्पणी, जैसे ‘इस ऑर्डर की बाकी 6 इकाइयाँ जाँचें’।
कैबिनेट Store, Multi-Store और Business के खाता मालिकों के लिए बिना अलग शुल्क शामिल है। उसी खाते और ईमेल पर आए एक बार इस्तेमाल होने वाले कोड से लॉग इन करें। इसका इंटरफ़ेस 31 भाषाएँ सपोर्ट करता है। यह केवल देखने वाला सहायक है: बदलाव और कैटलॉग इम्पोर्ट मोबाइल ऐप में होते हैं।
आम सवाल
क्या मैं कैबिनेट में खरीद ऑर्डर बना या भेज सकता हूँ?
नहीं। कैबिनेट देखने और एक्सपोर्ट करने के लिए है। दस्तावेज़ मोबाइल ऐप में बनाएँ और बदलें।
क्या प्राप्ति या राइट-ऑफ से ब्राउज़र का स्टॉक अपडेट होगा?
स्टॉक दृश्य पिछली भौतिक गिनती और उसका समय दिखाता है, हर दस्तावेज़ से निकला रियल-टाइम चलता हुआ स्टॉक नहीं।
क्या कई दस्तावेज़ एक साथ एक्सपोर्ट कर सकता हूँ?
हाँ। कैबिनेट XLSX, CSV और कई दस्तावेज़ों को ZIP में एक्सपोर्ट करने की सुविधा देता है। अपनी समीक्षा के लिए ज़रूरी रिकॉर्ड चुनें।
पूरा दस्तावेज़ बड़ी स्क्रीन पर पढ़ें
देखें कि वेब कैबिनेट खाता मालिक को मोबाइल के दस्तावेज़ जाँचने और रिकॉर्ड एक्सपोर्ट करने में कैसे मदद करता है। Store, Multi-Store और Business में शामिल है।
वेब कैबिनेट जानेंअगला काम करें
उदाहरणों का आधार
उत्पाद की क्षमताएँ Retail Scan & Stock के वेब कैबिनेट पेज के अनुसार हैं। स्क्रीनशॉट में काल्पनिक डेमो डेटा है। मात्राएँ और स्थितियाँ समीक्षा का तरीका समझाती हैं; ये ग्राहक के नतीजे या अपने आप काम करने वाली अकाउंटिंग सुविधाएँ नहीं हैं।
वेब कैबिनेट और उसके स्क्रीनशॉट देखें