Respuesta directa: ¿qué incluye realmente una app de inventario gratuita?
Una app de inventario gratuita realmente útil debe permitir buscar o escanear productos, registrar conteos físicos y exportar los datos sin bloqueos de pago inesperados. Sin embargo, los planes gratuitos permanentes siempre tienen límites operativos: topes de catálogo (típicamente de 100 a 1,000 SKU), restricción a un único usuario o dispositivo, falta de sincronización multiusuario en la nube o límites mensuales de pedidos. Las herramientas que caducan a los 14 o 30 días son pruebas gratuitas, no planes gratuitos permanentes.
Comparativa rápida: software de inventario gratuito para pequeñas empresas
Resumen de planes gratuitos verificados, límites clave, compatibilidad con código de barras, capacidad offline y formatos de exportación según documentación oficial de septiembre de 2026.
Retail Scan & Stock
Editor del sitio- Modelo
- Plan permanente Free
- Límites gratuitos
- Hasta 1,000 SKU; 5 documentos abiertos; 1 dispositivo
- Escaneo de códigos
- Cámara integrada
- Conteo offline
- Conteo offline completo
- Exportación
- Excel (.xlsx), CSV
- Base de actualización de pago
- Desde $4.99/mes por cuenta (hasta 3 dispositivos, sincronización en la nube)
Sortly
- Modelo
- Plan gratuito permanente
- Límites gratuitos
- Hasta 100 entradas/artículos; 1 usuario; 1 campo personalizado
- Escaneo de códigos
- Cámara móvil (iOS/Android)
- Conteo offline
- Captura offline + sincronización
- Exportación
- CSV, PDF
- Base de actualización de pago
- Desde $29/mes facturado anualmente ($39 mensual)
Zoho Inventory
- Modelo
- Plan gratuito permanente
- Límites gratuitos
- 50 pedidos/mes; 1 usuario; 1 almacén
- Escaneo de códigos
- Cámara y escáneres externos
- Conteo offline
- Ajuste en app complementaria
- Exportación
- CSV, XLS, PDF
- Base de actualización de pago
- Desde $29/mes facturado anualmente (plan Standard)
Square for Retail
- Modelo
- Software POS gratuito
- Límites gratuitos
- Artículos ilimitados; 1 ubicación; aplican comisiones por transacción
- Escaneo de códigos
- Cámara y escáner de códigos
- Conteo offline
- Requiere conexión online
- Exportación
- CSV (vía panel de control)
- Base de actualización de pago
- Retail Plus a $60/mes por ubicación
Orca Scan
- Modelo
- Plan Free Forever
- Límites gratuitos
- 100 filas en total; 1 hoja; 1 usuario
- Escaneo de códigos
- Cámara y escáneres dedicados
- Conteo offline
- Captura offline + sincronización
- Exportación
- CSV, Excel, JSON
- Base de actualización de pago
- Desde $19/mes (Starter) o $49/mes (Business)
BoxHero
- Modelo
- Plan Personal gratuito
- Límites gratuitos
- Hasta 100 artículos; miembro 1; ubicación 1
- Escaneo de códigos
- Escaneo del código de barras de la cámara
- Conteo offline
- Uso móvil sin conexión anunciado; alcance exacto poco claro
- Exportación
- Excel (.xlsx)
- Base de actualización de pago
- Business desde $24/mes facturado anualmente ($288/año)
inFlow Inventory
- Modelo
- Prueba gratis de 14 días
- Límites gratuitos
- Funciones completas por 14 días; sin plan gratuito permanente
- Escaneo de códigos
- Cámara y app de escaneo
- Conteo offline
- Captura offline + sincronización
- Exportación
- Excel, CSV
- Base de actualización de pago
- Desde $89/mes facturado anualmente (Entrepreneur)
Fuente: páginas oficiales de precios y documentación de ayuda verificadas en septiembre de 2026. Los términos y tarifas pueden ser modificados por los proveedores.
Análisis detallado de software de inventario gratuito
A continuación se desglosan las características del nivel gratuito de cada herramienta, sus limitaciones sustanciales, el perfil de negocio más idóneo y los puntos que debe verificar antes de implementarla.
Retail Scan & Stock
Nivel Free•$0 permanente (no es una prueba)
Qué incluye el plan gratuito
Nivel permanente de $0 con escaneo de códigos de barras mediante cámara, búsqueda manual, sesiones completas de conteo físico, borradores de órdenes de compra, importación y exportación en Excel (.xlsx) y CSV, menú compartir del sistema, copia de seguridad local y registro de actividad sin necesidad de cuenta en la nube.
Límites clave del plan
Hasta 1,000 SKU, historial visible de 30 días en listas y exportaciones, hasta 5 documentos abiertos a la vez, 1 proveedor en directorio, 1 dispositivo y sin sincronización en la nube en Free. Se solicita iniciar sesión después de 15 documentos completados para mantener la continuidad.
A quién se adapta mejor
Dueños de comercios, encargados de almacén, tiendas pop-up y puestos de mercado que necesitan conteo físico rápido, escaneo y exportación a hojas de cálculo sin suscripciones recurrentes.
Qué debe verificar
Compruebe que su catálogo activo no supere los 1,000 SKU y que la operativa en un solo dispositivo sin sincronización en la nube cubra sus necesidades.
Sortly
Plan gratuito•$0 permanente (prueba de 14 días en planes de pago)
Qué incluye el plan gratuito
Acceso mediante app móvil (iOS y Android) y navegador web, organización visual mediante carpetas y etiquetas, fotos adjuntas y escaneo de códigos de barras y QR con la cámara.
Límites clave del plan
Límite estricto de hasta 100 artículos/entradas únicas (las unidades de un artículo no cuentan contra el límite, pero los productos distintos sí), 1 licencia de usuario, 1 campo personalizado y sin alertas de stock bajo, impresión de etiquetas, integraciones ni API.
A quién se adapta mejor
Micronegocios, talleres o bodegas de suministros con menos de 100 artículos que valoran una organización basada en carpetas visuales.
Qué debe verificar
Asegúrese de que su catálogo se mantenga bajo 100 registros y consulte las tarifas de los planes de pago (desde $29/mes anual) en caso de requerir ampliación.
Zoho Inventory
Plan gratuito•$0 permanente (baja automáticamente tras la prueba)
Qué incluye el plan gratuito
Integración completa con el ecosistema Zoho, 1 usuario, 1 almacén, soporte multimoneda, gestión de catálogo, órdenes de compra, pedidos de venta e integraciones comerciales básicas.
Límites clave del plan
Tope estricto de 50 pedidos al mes (combinando pedidos de venta, facturas y etiquetas de envío). Las aplicaciones web y móviles principales exigen conexión continua a internet.
A quién se adapta mejor
Microempresas o vendedores online de bajo volumen con menos de 50 envíos mensuales que desean facturación, pedidos y compras integradas en una misma suite.
Qué debe verificar
Monitoree su volumen mensual: superar los 50 pedidos bloquea la gestión de nuevos despachos hasta el siguiente mes o requiere actualizar a un plan de pago desde $29/mes.
Square for Retail
Plan gratuito•$0/mes de software (aplican comisiones por cobro con tarjeta)
Qué incluye el plan gratuito
Catálogo ilimitado de artículos, escaneo de códigos mediante la app Square POS / Retail, seguimiento básico de existencias con alertas de stock bajo, cobro en mostrador y exportación en CSV.
Límites clave del plan
Limitado a 1 tienda física. Las funciones avanzadas de inventario —gestión de proveedores, órdenes de compra, transferencias entre sucursales y conciliación automática de conteos— exigen Retail Plus ($60/mes por tienda). No admite conteos físicos sin conexión.
A quién se adapta mejor
Comercios con punto de venta físico que procesan sus cobros con Square y desean vincular el registro de caja con el control de inventario básico.
Qué debe verificar
Considere las comisiones por procesamiento de tarjetas (típicamente 2.6% + 10¢ presencial) y verifique si requiere órdenes de compra estructuradas o conteo sin internet.
Orca Scan
Plan Free Forever•$0 permanente
Qué incluye el plan gratuito
App de escaneo móvil (iOS, Android, terminales industriales), personalización de columnas, captura de datos offline y sincronización con hojas en la nube.
Límites clave del plan
Límite de 100 filas en total, 1 hoja activa y 1 usuario. Al superar 100 registros, las filas adicionales quedan «inactivas» (dormant): se conservan en la base de datos pero no se pueden exportar ni ver en el móvil.
A quién se adapta mejor
Técnicos de campo, organizadores de eventos o depósitos pequeños que necesitan capturar códigos directamente en formato de hoja de cálculo en listas compactas.
Qué debe verificar
Compruebe el total de filas necesarias para evitar que registros importantes queden bloqueados en estado inactivo por exceder el tope de 100 filas.
BoxHero
Plan Personal•$0 permanente
Qué incluye el plan gratuito
Acceso web y móvil, escaneo de códigos de barras de la cámara, Stock In, Stock Out y Adjust Stock básicos, actualizaciones en la nube en tiempo real e importación/exportación de Excel.
Límites clave del plan
Artículos 100, miembro 1, ubicación 1 y días 30 de historial de transacciones. Inventory Count dedicado, órdenes de compra e impresión de etiquetas de código de barras son características de Business. El flujo de trabajo exacto fuera de línea no está claramente documentado.
A quién se adapta mejor
Operadores solitarios con una lista de inventario compacta que buscan un registro directo de transacciones de entrada y salida de existencias a través de la web y el móvil.
Qué debe verificar
Compruebe la tapa del elemento 100 y pruebe los pasos sin conexión que requiere su trabajo, incluido el reinicio y la reconexión de la aplicación.
inFlow Inventory
Prueba de 14 días•Solo prueba (planes de pago desde $89/mes anual)
Qué incluye el acceso de prueba
14 días de acceso completo a funciones de nivel empresarial: múltiples almacenes, compras, pedidos de venta, fabricación ligera, códigos de barras y portal B2B.
Límites clave del plan
No cuenta con un plan gratuito permanente. Tras los 14 días de prueba, el uso del sistema se bloquea a menos que se contrate una suscripción desde $89/mes (facturado anualmente) o $110/mes.
A quién se adapta mejor
Empresas mayoristas, de manufactura o comercio multicanal con presupuesto asignado de software que desean evaluar a fondo un sistema integral antes de comprarlo.
Qué debe verificar
Asegúrese de contar con presupuesto para una suscripción mensual recurrente antes de invertir tiempo en configurar sus datos en la prueba de 14 días.
Qué debe permitir hacer una app de inventario gratuita verdaderamente útil
Una app gratuita solo aporta valor si simplifica el trabajo físico sin añadir trabas técnicas. Antes de adoptar cualquier programa, verifique que cumpla con estas funciones esenciales.
Escaneo de códigos con la cámara
La cámara de su smartphone debe leer códigos comerciales estándar (UPC-A, EAN-13, Code 128) al instante, evitando digitar números a mano y previniendo errores de SKU.
Flujo de conteo físico en estantería
La app debe permitir abrir una sesión de recuento, registrar las cantidades contadas físicamente en el lugar y comparar las cifras contra el catálogo de referencia.
Guardado local de los datos
Los borradores y cambios de existencias deben guardarse de inmediato en la memoria del dispositivo para que una caída de red o batería baja jamás borre su trabajo.
Exportación libre a hojas de cálculo
Debe poder descargar sus conteos y documentos en CSV o Excel (.xlsx) libremente, sin encontrarse con un cobro para poder recuperar su propia información.
Plan gratuito permanente vs. prueba gratis: por qué la diferencia es vital
La publicidad suele confundir «plan gratuito» y «prueba gratuita», pero ambos responden a realidades operativas radicalmente distintas.
El vencimiento imprevisto de la prueba
Una prueba de 14 o 30 días brinda acceso total temporalmente, pero al finalizar bloquea su base de datos o exige tarjeta de crédito para continuar operando.
El problema de los datos inactivos
Ciertas plataformas le permiten ingresar productos más allá del límite gratuito, pero luego marcan esas filas como inactivas, impidiendo verlas en el móvil o exportarlas sin pagar.
Estabilidad operativa para su negocio
Un plan permanente de $0 (como el nivel Free de Retail Scan & Stock o Sortly) permite operar indefinidamente sin sorpresas de facturas de renovación imprevistas.
Cuándo conviene una prueba gratuita
Las pruebas son útiles únicamente cuando su empresa ya presupuestó un software de pago (entre $30 y más de $100 al mes) y solo necesita comprobar la usabilidad de la herramienta.
Cómo elegir según el perfil de su negocio
Cada comercio enfrenta obstáculos distintos en su gestión de stock. Elija la herramienta que resuelva sus cuellos de botella reales en lugar de guiarse por listas de funciones genéricas.
Tamaño del catálogo (número de SKU)
Si gestiona de 40 a 80 artículos, herramientas con topes de 100 filas como Sortly o BoxHero son viables. Si maneja de 300 a 1,000 SKU, opte por un límite más amplio como Retail Scan & Stock (hasta 1,000 SKU).
Estructura de personal y dispositivos
Para un solo operador, una app local en un dispositivo es ideal. Si dos o más empleados deben contar simultáneamente en distintos pasillos, necesitará un plan con sincronización en la nube.
Requisitos de funcionamiento offline
Si efectúa inventarios en sótanos, contenedores o almacenes con mala señal, elija un sistema local que no se congele al perder la conexión Wi-Fi o móvil.
Órdenes de compra y reposición
Si tras el recuento necesita generar solicitudes de reposición a proveedores, verifique que la app incluya borradores de órdenes de compra y no sea un simple contador.
Fuentes de información y verificación
Todas las especificaciones de competidores, precios y límites se recopilaron mediante investigación documental en sitios oficiales y guías técnicas en septiembre de 2026.
Dónde encaja Retail Scan & Stock
Retail Scan & Stock es una aplicación móvil diseñada con arquitectura local para pequeñas tiendas, almacenes y comercios que necesitan escanear códigos de barras, realizar conteos físicos, generar borradores de órdenes de compra y exportar reportes en Excel o CSV desde un solo dispositivo sin suscripciones fijas. El plan Free admite hasta 1,000 SKU, 5 documentos abiertos y 1 proveedor en 1 dispositivo. No reemplaza a un ERP empresarial, un sistema de gestión de depósitos (WMS) ni a una caja registradora POS. Para sincronización en la nube entre hasta 3 dispositivos, los planes Store comienzan en $4.99 al mes.
Preguntas frecuentes
¿Puede una pequeña empresa operar indefinidamente con una app de inventario gratuita?
Sí, siempre que el catálogo de productos y el volumen de movimientos se mantengan dentro de los límites fijados por el proveedor. Por ejemplo, una tienda de ropa o repuestos con menos de 1,000 SKU puede realizar sus inventarios y pedidos en el plan Free de Retail Scan & Stock de forma indefinida sin abonar suscripciones.
¿Qué ocurre al alcanzar el límite de artículos en una versión gratuita?
Dependiendo de la aplicación, el sistema le impedirá crear nuevos registros, le solicitará contratar un plan de pago o enviará los nuevos artículos a un estado inactivo donde no podrán ser exportados. Verifique siempre si el límite aplica a códigos SKU únicos o a unidades físicas totales.
¿Funcionan las aplicaciones de inventario gratuitas sin conexión a internet?
No todos. Retail Scan & Stock y SCANPET funcionan localmente; Sortly y Orca Scan documentan la captura sin conexión con sincronización posterior. BoxHero anuncia el uso de dispositivos móviles sin conexión, pero su recuento exacto de existencias y los pasos de reconexión no están claramente documentados. Pruébalos directamente.
¿Es posible exportar los datos de inventario a Excel desde una app gratuita?
En las aplicaciones confiables, la exportación de resultados a CSV o Excel (.xlsx) es libre e ilimitada. Descarte cualquier aplicación que exija un pago para permitirle descargar un reporte de su propio inventario.
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