Direkte Antwort: Was umfasst eine kostenlose Inventar-App wirklich?
Eine nützliche kostenlose Inventar-App muss es Ihnen ermöglichen, Artikel zu suchen oder per Barcode zu scannen, physische Zählungen zu erfassen und Ergebnisse ohne versteckte Bezahlschranken zu exportieren. Dauerhaft kostenlose Tarife haben jedoch betriebliche Grenzen: Katalogbegrenzungen (in der Regel 100 bis 1.000 SKU), Beschränkung auf ein einziges Gerät oder einen Nutzer, fehlende Echtzeit-Cloud-Synchronisierung über mehrere Geräte oder monatliche Belegkontingente. Programme mit einer Befristung auf 14 oder 30 Tage sind keine Gratis-Tarife, sondern zeitlich begrenzte Testphasen.
Schnellvergleich: Kostenlose Inventarsoftware für Kleinunternehmen
Übersicht über verifizierte kostenlose Tarife, Kernlimits, Barcode-Scanning, Offline-Funktion und Exportformate auf Basis offizieller Herstellerangaben mit Stand September 2026.
Retail Scan & Stock
Herausgeber der Website- Modell
- Dauerhaft kostenloser Free-Tarif
- Kostenlose Limits
- Bis zu 1.000 SKU; 5 offene Dokumente; 1 Gerät
- Barcode-Scanning
- Smartphone-Kamera (integriert)
- Offline-Zählung
- Vollständige Offline-Zählung
- Datenexport
- Excel (.xlsx), CSV
- Kostenpflichtige Upgrade-Basis
- Ab $4.99/Monat pro Konto (bis zu 3 Geräte, Cloud-Sync)
Sortly
- Modell
- Dauerhaft kostenloser Plan
- Kostenlose Limits
- Bis zu 100 Einträge/Artikel; 1 Nutzer; 1 benutzerdefiniertes Feld
- Barcode-Scanning
- Kamera-Scan (iOS/Android)
- Offline-Zählung
- Offline-Erfassung + Sync
- Datenexport
- CSV, PDF
- Kostenpflichtige Upgrade-Basis
- Ab $29/Monat bei jährlicher Zahlung ($39/Monat monatlich)
Zoho Inventory
- Modell
- Dauerhaft kostenloser Plan
- Kostenlose Limits
- 50 Bestellungen/Monat; 1 Nutzer; 1 Lagerstandort
- Barcode-Scanning
- Kamera & externe Scanner
- Offline-Zählung
- Bestandsanpassung via Companion-App
- Datenexport
- CSV, XLS, PDF
- Kostenpflichtige Upgrade-Basis
- Ab $29/Monat bei jährlicher Zahlung (Standard-Tarif)
Square for Retail
- Modell
- Kostenlose Kassensoftware
- Kostenlose Limits
- Unbegrenzte Artikel; 1 Standort; Transaktionsgebühren fallen an
- Barcode-Scanning
- Kamera & Barcode-Scanner
- Offline-Zählung
- Online-Verbindung erforderlich
- Datenexport
- CSV (über Dashboard)
- Kostenpflichtige Upgrade-Basis
- Retail Plus ab $60/Monat pro Standort
Orca Scan
- Modell
- Kostenloser Free-Forever-Tarif
- Kostenlose Limits
- 100 Zeilen insgesamt; 1 Tabelle; 1 Nutzer
- Barcode-Scanning
- Kamera & Scanner-Hardware
- Offline-Zählung
- Offline-Erfassung + Sync
- Datenexport
- CSV, Excel, JSON
- Kostenpflichtige Upgrade-Basis
- Ab $19/Monat (Starter) oder $49/Monat (Business)
BoxHero
- Modell
- Kostenloser Personal-Plan
- Kostenlose Limits
- Bis zu 100 Artikel; 1 Mitglied; 1 Standort
- Barcode-Scanning
- Kamera-Barcode-Scan
- Offline-Zählung
- Offline mobile Nutzung beworben; genauer Umfang unklar
- Datenexport
- Excel (.xlsx)
- Kostenpflichtige Upgrade-Basis
- Business ab $24/Monat jährlich abgerechnet ($288/Jahr)
inFlow Inventory
- Modell
- 14-tägige kostenlose Testversion
- Kostenlose Limits
- Voller Funktionsumfang für 14 Tage; kein dauerhafter Gratis-Tarif
- Barcode-Scanning
- Kamera- & Scanner-App
- Offline-Zählung
- Offline-Erfassung + Sync
- Datenexport
- Excel, CSV
- Kostenpflichtige Upgrade-Basis
- Ab $89/Monat bei jährlicher Zahlung (Entrepreneur)
Quelle: Verifizierte offizielle Herstellerseiten und Preisübersichten mit Stand September 2026. Herstellerbedingungen, Kontingente und Preise können sich ändern.
Detaillierte Produktübersicht: Kostenlose Inventarsoftware
Detaillierter Überblick über den Leistungsumfang der einzelnen Gratis-Tarife, wesentliche Einschränkungen, geeignete Einsatzprofile und Aspekte, die vor der Einführung zu prüfen sind.
Retail Scan & Stock
Free-Tarif•$0 dauerhaft (keine Testphase)
Was der kostenlose Tarif beinhaltet
Dauerhafter $0-Tarif mit mobilem Barcode-Scan (Smartphone-Kamera), manueller Artikelsuche, vollständigen physischen Zählsitzungen, Erstellung von Bestellungsentwürfen, Import und Export von Excel (.xlsx) und CSV, Teilen über das Betriebssystem, lokaler Datensicherung sowie einem lokalen Aktivitätsprotokoll ohne Cloud-Konto.
Wesentliche Tarifbeschränkungen
Bis zu 1.000 SKU, 30 Tage sichtbarer Verlauf in Beleglisten und Exporten, bis zu 5 offene Dokumente gleichzeitig, 1 Lieferant im Verzeichnis, 1 Gerät und keine Cloud-Synchronisierung im Free-Tarif. Eine Anmeldung wird nach 15 abgeschlossenen Dokumenten zur Datensicherung erbeten.
Für wen die App geeignet ist
Inhaber einzelner Ladengeschäfte, Lagerverantwortliche, Marktstände und Pop-up-Stores, die eine zuverlässige Bestandsaufnahme direkt am Regal, Barcode-Scanning und Tabellenexporte ohne laufende monatliche Abogebühren benötigen.
Was Sie vorab prüfen sollten
Prüfen Sie, ob Ihr aktiver Artikelkatalog maximal 1.000 SKU umfasst und der lokale Einzelgerätebetrieb ohne Cloud-Synchronisierung Ihren Arbeitsabläufen genügt.
Sortly
Kostenloser Plan•$0 dauerhaft (Upgrade ab $29/Monat bei jährlicher Zahlung)
Was der kostenlose Tarif beinhaltet
Mobile App (iOS und Android) und Web-Zugriff, visuelle Organisation über Ordner und Tags, Barcode- und QR-Code-Scanning über die Smartphone-Kamera sowie grundlegende Mengenerfassung.
Wesentliche Tarifbeschränkungen
Maximal 100 Einträge/Artikel, 1 Nutzer und 1 benutzerdefiniertes Feld. Erweiterte Funktionen wie Barcode-Etikettendruck, Aktivitätsberichte und Mehrbenutzerzugriff erfordern einen kostenpflichtigen Tarif (ab /Monat bei jährlicher Zahlung oder /Monat).
Für wen die App geeignet ist
Dienstleister, kleine Werkstätten oder spezialisierte Büros mit weniger als 100 wertvollen Betriebsmitteln oder Ersatzteilen, die Wert auf eine fotobasierte Katalogisierung legen.
Was Sie vorab prüfen sollten
Stellen Sie sicher, dass Ihr Gesamtbestand 100 Einträge nicht überschreitet, da das Hinzufügen weiterer Artikel ohne Tarifupgrade gesperrt wird.
Zoho Inventory
Kostenloser Plan•$0 dauerhaft (Standard ab $29/Monat bei jährlicher Zahlung)
Was der kostenlose Tarif beinhaltet
Verwaltung von Artikeln, Kunden- und Lieferantenkontakten, Rechnungsstellung, manuelle Bestandsanpassungen sowie Integration in das Zoho-Geschäftsökosystem.
Wesentliche Tarifbeschränkungen
Begrenzt auf 50 Verkaufs- oder Versandaufträge pro Monat, 1 Nutzer und 1 Lagerstandort. Die Hauptanwendung erfordert eine permanente Internetverbindung. Bezahlte Tarife beginnen ab /Monat bei jährlicher Abrechnung.
Für wen die App geeignet ist
Kleine Online-Händler und Start-ups mit geringem Bestellvolumen, die bereits andere Zoho-Tools für CRM oder Buchhaltung einsetzen.
Was Sie vorab prüfen sollten
Prüfen Sie Ihr monatliches Belegvolumen, um sicherzustellen, dass die Grenze von 50 Aufträgen im regulären Betrieb nicht überschritten wird.
Square for Retail
Kostenlose Kassensoftware•$0 Softwaregebühr + Zahlungsabwicklungsgebühren
Was der kostenlose Tarif beinhaltet
Unbegrenzte Artikelanzahl, Barcode-Scanning über die Square POS / Retail Mobile App, grundlegende Bestandsverfolgung bei Verkäufen und CSV-Katalogexport über das Web-Dashboard.
Wesentliche Tarifbeschränkungen
Auf 1 Standort beschränkt. Erweiterte Bestandsfunktionen (Bestellwesen, Lieferantenkataloge, Zählprotokolle) erfordern Retail Plus für /Monat pro Standort. Der Offline-Modus von Square ist ausschließlich für Kartenzahlungen vorgesehen; Bestandsanpassungen erfordern eine Online-Verbindung.
Für wen die App geeignet ist
Ladengeschäfte, die Square bereits als primäres Kassensystem für den Verkauf am Tresen nutzen und einfache Verkaufsabzüge erfassen möchten.
Was Sie vorab prüfen sollten
Kalkulieren Sie die Transaktionsgebühren für Kartenzahlungen (üblicherweise 2.6% + 10¢ bei Präsenzzahlungen) ein und beachten Sie, dass eine Zählung ohne Internetverbindung nicht unterstützt wird.
Orca Scan
Free-Forever-Tarif•$0 dauerhaft (Starter ab $19/Monat)
Was der kostenlose Tarif beinhaltet
Mobile Barcode- und QR-Scanner-App (iOS, Android, robuste Hardware-Scanner), anpassbare Spalten, Offline-Datenerfassung und Synchronisierung mit webbasierten Tabellen.
Wesentliche Tarifbeschränkungen
Auf 100 Zeilen insgesamt, 1 aktive Tabelle und 1 Benutzer beschränkt. Sobald 100 Zeilen erreicht sind, gehen überzählige Datensätze in den Status «ruhend» über: Sie bleiben in der Cloud gespeichert, können aber in der mobilen App nicht mehr eingesehen oder exportiert werden.
Für wen die App geeignet ist
Mobile Serviceteams, Event-Logistiker oder Handwerksbetriebe, die Barcodes schnell in ein tabellarisches Format scannen müssen und sehr kompakte Listen führen.
Was Sie vorab prüfen sollten
Prüfen Sie, ob Ihre aktive Zeilenzahl unter 100 bleibt, um zu verhindern, dass Zähldaten bei Überschreitung des Kontingents in den Ruhezustand versetzt werden.
BoxHero
Personal-Tarif•$0 dauerhaft kostenlos
Was der kostenlose Tarif beinhaltet
Web- und mobiler Zugriff, Kamera-Barcode-Scannen, grundlegende Stock In, Stock Out und Adjust Stock, Echtzeit-Cloud-Updates und Excel-Import/Export.
Wesentliche Tarifbeschränkungen
100-Artikel, 1-Mitglied, 1-Standort und 30-Tage des Transaktionsverlaufs. Dedizierte Inventory Count, Bestellungen und Barcode-Etikettendruck sind Business-Funktionen. Der genaue Offline-Workflow ist nicht eindeutig dokumentiert.
Für wen die App geeignet ist
Einzeloperatoren mit einer kompakten Inventarliste, die eine einfache Ein- und Auslagerungsprotokollierung über Web und Mobilgeräte anstrebt.
Was Sie vorab prüfen sollten
Überprüfen Sie die 100-Objektkappe und testen Sie die Offline-Schritte, die Ihre Arbeit erfordert, einschließlich des Neustarts und der erneuten Verbindung der App.
inFlow Inventory
14-tägige Testversion•Nur Testversion (Abonnements ab $89/Monat bei jährlicher Zahlung)
Was der Testzugang beinhaltet
14 Tage voller Zugriff auf professionelle Bestandsverwaltung: Mehrlagerverwaltung, Einkauf, Auftragsabwicklung, Stücklisten, Barcode-Scanning und B2B-Kundenportal.
Wesentliche Tarifbeschränkungen
Kein dauerhaft kostenloser Tarif. Nach Ablauf der 14 Tage wird der Zugriff gesperrt, sofern kein kostenpflichtiges Abonnement (ab /Monat bei jährlicher Abrechnung oder /Monat monatlich) abgeschlossen wird.
Für wen die App geeignet ist
Wachsende Großhändler, Fertigungsbetriebe oder Multichannel-Händler mit festem Softwarebudget, die das System vor dem Kauf gründlich im Betrieb testen möchten.
Was Sie vorab prüfen sollten
Klären Sie vorab, ob Ihr Unternehmen bereit ist, laufende Softwaregebühren von mindestens /Monat zu tragen, bevor Sie Arbeitszeit in die Einrichtung einer Testphase investieren.
Was eine nützliche kostenlose Inventar-App leisten muss
Eine kostenlose Anwendung ist im Alltag nur dann hilfreich, wenn sie manuelle Abläufe vereinfacht und keine betrieblichen Hürden aufbaut. Achten Sie auf diese vier Grundfunktionen.
Barcode-Scanning mit der Kamera
Die Smartphone-Kamera muss gängige Einzelhandels-Barcodes (UPC-A, EAN-13, Code 128) direkt und verzögerungsfrei erfassen, um Zahlendreher bei der manuellen Eingabe auszuschließen.
Physische Zählung direkt am Regal
Die App sollte es Ihnen ermöglichen, eine Zählsitzung zu starten, Mengen direkt vor Ort einzugeben und Abweichungen zum Soll-Bestand sofort zu erkennen.
Lokale Datenspeicherung
Zähldaten und Entwürfe müssen direkt im Speicher des Geräts gesichert werden, damit weder Funklöcher noch ein leerer Akku zu Datenverlust führen.
Uneingeschränkter Tabellenexport
Sie müssen in der Lage sein, Ihre Zählungen, Artikellisten und Bestellungsentwürfe frei nach CSV oder Excel (.xlsx) zu exportieren, ohne dass für den Download Ihrer eigenen Daten Gebühren verlangt werden.
Dauerhaft kostenlos vs. zeitlich begrenzte Testversion
In Produktbeschreibungen werden «Gratis-Tarif» und «kostenlose Testphase» häufig vermischt, obwohl sie für völlig gegensätzliche Einsatzszenarien stehen.
Das plötzliche Ablaufdatum
Eine 14- oder 30-tägige Testversion gewährt vorübergehend Vollzugriff, sperrt jedoch nach Ablauf der Frist die Datenbank oder verlangt eine Kreditkarte für die weitere Nutzung.
Die Falle ruhender Datensätze
Einige Freemium-Angebote erlauben das Erfassen weiterer Artikel über das Limit hinaus, setzen diese Zeilen jedoch auf «ruhend», sodass sie mobil nicht mehr sichtbar und nicht exportierbar sind.
Betriebliche Verlässlichkeit
Ein dauerhafter $0-Tarif (wie der Free-Tarif von Retail Scan & Stock oder das Gratis-Kontingent von Sortly) ermöglicht es einem kleinen Betrieb, ohne das Risiko unerwarteter Abo-Verlängerungen zu arbeiten.
Wann eine Testversion sinnvoll ist
Testphasen eignen sich vor allem dann, wenn im Unternehmen bereits ein Budget für professionelle Software eingeplant ist (in der Regel bis + pro Monat) und Sie prüfen möchten, ob das System zum Team passt.
So wählen Sie die passende App für Ihren Betrieb
Jeder Betrieb hat unterschiedliche Anforderungen an die Bestandsverwaltung. Stimmen Sie Ihre Entscheidung auf Ihre konkreten operativen Rahmenbedingungen ab.
Kataloggröße (SKU-Anzahl)
Wenn Sie 50 bis 80 Artikel führen, genügen Tools mit 100er-Limit wie Sortly oder BoxHero. Bei 300 bis 1.000 SKU empfiehlt sich eine Lösung mit höherem Kontingent wie Retail Scan & Stock (bis zu 1.000 SKU).
Team- und Gerätestruktur
Einzelkämpfer kommen hervorragend mit rein lokalen Apps aus. Müssen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig in verschiedenen Gängen zählen, prüfen Sie, ob ein Mehrbenutzer-Sync im Gratis-Tarif enthalten ist oder ein Upgrade erfordert.
Zuverlässigkeit ohne Internet
Wenn Sie im Keller, in Stahlcontainern oder in funkarmen Lagerräumen zählen, wählen Sie eine Offline-First-App, die ohne WLAN nicht blockiert.
Bestellwesen und Nachbestellung
Müssen festgestellte Fehlbestände direkt in Lieferantenbestellungen überführt werden, stellen Sie sicher, dass die App Bestellungsentwürfe unterstützt und nicht nur reine Zähllisten führt.
Quellen und Verifizierung
Sämtliche Herstellerdaten, Preisangaben und Kontingentgrenzen wurden im September 2026 durch Recherche der offiziellen Produkt- und Preisseiten erhoben.
Wo Retail Scan & Stock passt
Retail Scan & Stock bietet ein lokal arbeitendes mobiles Bestandswerkzeug für kleine Läden, Boutiquen, Lagerräume und Pop-up-Händler, die Barcodes scannen, körperliche Inventuren durchführen, Bestellungsentwürfe erstellen und Excel- oder CSV-Dateien von einem einzigen Gerät aus exportieren möchten – ganz ohne laufende Abogebühren. Der Free-Tarif unterstützt bis zu 1.000 SKU, 5 offene Belege und 1 Lieferanten auf 1 Gerät. Es ersetzt weder ein vollwertiges Unternehmens-ERP noch ein umfassendes Warehouse-Management-System (WMS) oder ein Kassen-POS-System. Für Cloud-Synchronisierung über bis zu 3 Geräte beginnen kostenpflichtige Store-Konten bei $4$4.99 pro Monat.
Häufig gestellte Fragen
Kann ein kleines Unternehmen dauerhaft mit einer kostenlosen Inventar-App arbeiten?
Ja, sofern das Artikelsortiment und das Belegvolumen innerhalb der festgelegten Limits liegen. Ein Ladengeschäft oder Materiallager mit unter 1.000 SKU kann Inventurzählungen und Bestellungen dauerhaft über den Free-Tarif von Retail Scan & Stock abwickeln, ohne monatliche Abogebühren zu zahlen.
Was passiert, wenn das kostenlose Artikellimit einer App erreicht ist?
Je nach Anbieter wird das Anlegen neuer Artikel blockiert, ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Tarif verlangt oder überzählige Datensätze werden in einen ruhenden Zustand versetzt, in dem sie nicht exportiert werden können. Prüfen Sie stets, ob sich Limits auf Gesamteinheiten oder eigenständige SKU beziehen.
Funktionieren kostenlose Inventar-Apps auch ohne Internetverbindung?
Nicht alle. Retail Scan & Stock und SCANPET arbeiten lokal; Sortly und Orca Scan dokumentieren Offline-Capture mit späterer Synchronisierung. BoxHero wirbt für die mobile Offline-Nutzung, aber die genaue Bestandszählung und die Wiederverbindungsschritte sind nicht eindeutig dokumentiert. Testen Sie sie direkt.
Kann ich meine Inventardaten aus einer kostenlosen App nach Excel exportieren?
Ja, seriöse kostenlose Apps erlauben den Export von Bestandsdaten und Zählungen in Standardformate wie CSV oder Excel (.xlsx). Meiden Sie Lösungen, die den Export Ihrer eigenen Betriebsdaten hinter einer Bezahlschranke blockieren.