ما هو أمر الشراء ولماذا يحمي أعمالك؟
أمر الشراء (PO) هو وثيقة تجارية رسمية يصدرها المشتري للبائع، تحدد أنواع المنتجات، والكميات المطلوبة، والأسعار المتفق عليها، وموعد التسليم وشروط الدفع.
استخدام أوامر شراء مرقمة يمنع الخلافات حول الأسعار، ويضمن مطابقة الفواتير بدقة عند استلام البضائع في المستودع قبل سداد قيمتها.
محتويات وعناصر النموذج
ترويسة شاملة للمورد والعميل
أقسام منظمة لبيانات شركتك، وبيانات المورد، وعنوان الشحن، ومسؤول التواصل، ورقم أمر الشراء المرجعي.
حساب تلقائي للإجمالي والضريبة
معادلات مبرمجة لحساب حاصل ضرب (الكمية × السعر) لكل صنف، وجمع الإجمالي الفرعي مع الضريبة وتكلفة الشحن.
شروط الدفع والتسليم
بنود واضحة لتحديد مهلة السداد (مثل: الدفع عند الاستلام، أو خلال 30 يوماً)، وطريقة الشحن المتفق عليها.
تنسيق مالي دقيق وجاهز للطباعة
منازل عشرية مرتبة، وهوامش مهيأة لتصدير أمر شراء بصيغة PDF وطباعته أو إرساله عبر البريد الإلكتروني للمورد.
خطوات إصدار ومتابعة أمر الشراء
املأ بيانات المورد وعنوان التسليم
أدخل بيانات شركتك ومقر الاستلام وبيانات جهة الاتصال لدى المورد ورقم الطلب الجديد.
أدخل الأصناف والكميات والأسعار
سجل أرقام الأصناف، ووصف المنتج، والكمية المطلوبة، وسعر الوحدة المعتمد وفق عرض الأسعار.
راجع المجموع والضريبة والشحن
تحقق من صحة المجاميع الفرعية، وأضف نسبة ضريبة القيمة المضافة ومصاريف النقل المقررة.
أرسل الملف للمورد واحتفظ بنسخة للاستلام
صدّر النموذج بصيغة PDF وأرسله للبائع لتأكيده، واحتفظ بنسخة لمطابقتها عند استلام الشحنة.
⚠️ أهمية مطابقة أمر الشراء ثلاثياً
عند وصول البضائع إلى المستودع، قم دائماً بالمطابقة الثلاثية: قارن بين أمر الشراء (PO)، وإشعار تسليم السائق (Packing Slip)، وفاتورة المورد قبل تحويل الأموال.