परचेज ऑर्डर क्या है और यह क्यों ज़रूरी है?
परचेज ऑर्डर (PO) एक औपचारिक व्यावसायिक दस्तावेज़ है जो खरीदार द्वारा विक्रेता को भेजा जाता है, जिसमें उत्पादों के प्रकार, मात्रा, सहमत मूल्य और डिलीवरी की शर्तें होती हैं।
क्रमांकित परचेज ऑर्डर का उपयोग करने से मूल्य विवाद समाप्त होते हैं और गोदाम में माल प्राप्त करते समय बिल मिलान आसान हो जाता है।
इस टेम्प्लेट के मुख्य घटक
व्यापक वेंडर और खरीदार हेडर
आपकी कंपनी की जानकारी, आपूर्तिकर्ता का विवरण, शिपिंग पता और पीओ संदर्भ संख्या के लिए व्यवस्थित अनुभाग।
स्वचालित योग और कर गणना
प्रत्येक पंक्ति के लिए (मात्रा × दर) और कुल उप-योग, जीएसटी/टैक्स तथा शिपिंग का स्वचालित जोड़।
भुगतान और डिलीवरी की शर्तें
भुगतान की समय-सीमा (जैसे नेट 30) और परिवहन के साधन को स्पष्ट रूप से दर्ज करने की जगह।
प्रिंट और ईमेल के लिए उपयुक्त
साफ़ लेआउट जिसे आप सीधे PDF में सहेजकर वेंडर को ईमेल कर सकते हैं या प्रिंट निकाल सकते हैं।
परचेज ऑर्डर कैसे बनाएं और जारी करें
वेंडर और डिलीवरी की जानकारी भरें
कंपनी का नाम, आपूर्तिकर्ता का पता, संपर्क व्यक्ति और नया पीओ नंबर दर्ज करें।
उत्पाद, मात्रा और सहमत दर लिखें
उत्पाद विवरण, आवश्यक मात्रा और स्वीकृत कोटेशन के अनुसार प्रति यूनिट मूल्य भरें।
टैक्स और कुल योग की पुष्टि करें
उप-योग की समीक्षा करें, लागू टैक्स (GST) और माल ढुलाई शुल्क जोड़ें।
वेंडर को भेजें और रिकॉर्ड सुरक्षित रखें
पीडीएफ बनाएं, आपूर्तिकर्ता को भेजें और डिलीवरी के समय मिलान के लिए प्रति सुरक्षित रखें।
⚠️ थ्री-वे मैचिंग का नियम
गोदाम में माल आने पर हमेशा थ्री-वे मैचिंग करें: भुगतान करने से पहले अपने परचेज ऑर्डर (PO), रिसीविंग चालान और वेंडर के बिल का मिलान अवश्य करें।
