Εκτυπώσιμη Λίστα Ελέγχου Απογραφής

Μορφοποιημένη για A4 και US Letter. Επιλέξτε "Εκτύπωση / Αποθήκευση ως PDF" παρακάτω.

Επιχειρησιακό Πρωτόκολλο • Retail Scan & Stock

Λίστα Ελέγχου Απογραφής Καταστήματος

Πρωτόκολλο Φυσικής Επαλήθευσης Αποθεμάτων, Ελέγχου Χώρου & Συμφωνίας

Form RSS-ST-03

Rev: 2026-09

Κατάστημα / Τοποθεσία:

Ημερομηνία Απογραφής:

Υπεύθυνος Απογραφής:

Κατάσταση Λειτουργίας:

Κλειστό Ανοιχτό (Ζώνη)

Φάση 1: Πριν την Απογραφή (T-48h έως T-24h Προετοιμασία)

Προετοιμασία & Απομόνωση

Χαρτογράφηση Ζωνών & Τμημάτων: Χωρίστε ολόκληρο τον χώρο πωλήσεων και την αποθήκη σε διακριτές, αριθμημένες ζώνες (π.χ., Διάδρομος 1 = Ζώνη Α, Ψυγεία = Ζώνη Β, Αποθήκη = Ζώνη Γ). Σημάνετε τα τμήματα των ραφιών φυσικά.

Απομόνωση Ελαττωματικών & Επιστροφών: Ελέγξτε όλα τα ράφια και την αποθήκη. Συγκεντρώστε όλα τα ληγμένα, σπασμένα ή προς επιστροφή προϊόντα και κλειδώστε τα σε έναν κάδο με σαφή σήμανση "ΚΑΡΑΝΤΙΝΑ - ΝΑ ΜΗΝ ΚΑΤΑΜΕΤΡΗΘΕΙ".

Κρατήσεις Πελατών: Διαχωρίστε και σημάνετε με σαφήνεια τις κρατήσεις πελατών ή τα ήδη τιμολογημένα είδη που αναμένουν παραλαβή, ώστε να μην μετρηθούν διπλά ως διαθέσιμο απόθεμα.

Εκκαθάριση Εκκρεμοτήτων Παραλαβών: Παραλάβετε, επαληθεύστε και καταχωρίστε όλα τα εκκρεμή τιμολόγια προμηθευτών στο σύστημά σας πριν τη λήξη της προθεσμίας. Σημειώστε κάθε παράδοση που φτάνει μετά την προθεσμία ως "Μετά τη Λήξη / Εξαίρεση".

Εκκαθάριση Καταλόγου & SKU: Ελέγξτε την κύρια βάση δεδομένων προϊόντων για διπλότυπα SKU, ελλιπείς περιγραφές ή λανθασμένα UPC. Εκτυπώστε ή εξάγετε τον κύριο κατάλογο σε υπολογιστικό φύλλο ή στην εφαρμογή μέτρησης στο τηλέφωνο.

Επαλήθευση Ετικετών Barcode: Ελέγξτε τα ράφια με ένα τηλέφωνο για να εντοπίσετε σκισμένες, ξεθωριασμένες ή ελλιπείς ετικέτες barcode. Εκτυπώστε ετικέτες αντικατάστασης ή ετοιμάστε καθαρά φύλλα αναζήτησης SKU.

Προετοιμασία Συσκευών & Μπαταριών: Φορτίστε όλα τα τηλέφωνα καταμέτρησης του προσωπικού στο 100%. Ετοιμάστε φορητά power banks, πανάκια καθαρισμού για τους φακούς της κάμερας, ντοσιέ, χρωματιστές ετικέτες και στυλό.

Φάση 2: Προετοιμασία Καταμέτρησης (T-2h Ετοιμότητα)

Πάγωμα Χώρου & Ενημέρωση

Πάγωμα Εσωτερικών Μεταφορών Αποθέματος: Απαγορεύστε αυστηρά την αναπλήρωση των ραφιών από την αποθήκη κατά τη διάρκεια της καταμέτρησης, για να εξαλείψετε τους κινδύνους διπλής καταμέτρησης.

Έλεγχος Ταμείων: Αδειάστε όλα τα εγκαταλελειμμένα καλάθια πελατών και τα συρτάρια επιστροφών στα ταμεία. Επιστρέψτε τα προϊόντα στις αρχικές τους θέσεις πριν ξεκινήσετε την καταμέτρηση.

Ενημέρωση & Ανάθεση Ομάδας: Ελέγξτε τους κανόνες καταμέτρησης με το προσωπικό: μέτρηση από αριστερά προς τα δεξιά, από πάνω προς τα κάτω, ποτέ μην υπολογίζετε ποσότητες κατά προσέγγιση και ανοίγετε τα κιβώτια για να επαληθεύσετε τα εσωτερικά τεμάχια.

Πρωτόκολλο Τοποθέτησης Ετικετών: Δώστε οδηγίες στους καταμετρητές να τοποθετούν ένα χρωματιστό κλιπ ή αυτοκόλλητο στην άκρη κάθε ραφιού αμέσως μετά την επαλήθευση του επιπέδου αυτού.

Φάση 3: Κατά τη Διάρκεια της Καταμέτρησης (Πρωτόκολλο Εκτέλεσης)

Φυσική Επαλήθευση

Ροή Πάνω-Κάτω, Αριστερά-Δεξιά: Ελέγξτε κάθε τμήμα ραφιών συστηματικά. Ποτέ μην παραλείπετε ράφια και μην πηγαίνετε μπροστά βάσει προσωπικής προτίμησης.

Κανόνας Επαλήθευσης Κιβωτίων: Ανοίξτε τα κλειστά κιβώτια για να επαληθεύσετε τα εσωτερικά πακέτα. Μην θεωρείτε δεδομένο ότι ένα χαρτοκιβώτιο είναι γεμάτο χωρίς να κοιτάξετε μέσα.

Καταγραφή Εξαιρέσεων: Εάν ένα barcode είναι κατεστραμμένο, δεν σαρώνεται ή λείπει από τη βάση δεδομένων, καταγράψτε το είδος, την τοποθεσία και την ποσότητα σε ένα Φύλλο Εξαιρέσεων χωρίς να σταματήσετε την καταμέτρηση.

Επαλήθευση Μηδενικού Αποθέματος: Σαρώστε τις άδειες ετικέτες ραφιών και καταγράψτε ρητά ποσότητα μηδέν για να επαληθεύσετε τις ελλείψεις προϊόντων.

Επιβεβαίωση Φυσικής Σήμανσης: Βεβαιωθείτε ότι κάθε ολοκληρωμένο ράφι έχει φυσική σήμανση προτού οι καταμετρητές προχωρήσουν στο επόμενο τμήμα.

Φάση 4: Μετά την Καταμέτρηση (Συμφωνία & Έρευνα)

Ανάλυση Αποκλίσεων

Υπολογισμός Αποκλίσεων σε Μονάδες & Κόστος: Υπολογίστε: Απόκλιση (Μονάδες) = Καταμετρημένη Ποσότητα − Αναμενόμενη Ποσότητα. Πολλαπλασιάστε με το κόστος μονάδας για να καθορίσετε την οικονομική απόκλιση.

Όρια Επανακαταμέτρησης: Πραγματοποιήστε άμεσες τυφλές επανακαταμετρήσεις για κάθε είδος με απόκλιση που υπερβαίνει τα ±$50 σε αξία κόστους ή τις 10 μονάδες.

Έλεγχος Παραλείψεων Εγγράφων: Ελέγξτε τα τιμολόγια προμηθευτών, τις εκκρεμείς μεταφορές και τις επιστροφών πελατών πριν διαγράψετε ελλείμματα αποθέματος.

Διασταύρωση Παραλλαγών: Ελέγξτε για ανταλλαγές αποθεμάτων σε σχετικές παραλλαγές γεύσης, χρώματος ή μεγέθους που προκαλούνται από λανθασμένες σαρώσεις barcode στο ταμείο.

Φάση 5: Ολοκλήρωση & Έγκριση Συμμόρφωσης

Προσαρμογές & Ίχνη Ελέγχου

Καταχώριση Προσαρμογών Αποθέματος: Δημοσιεύστε τις επαληθευμένες φυσικές μετρήσεις στο σύστημα POS/κύριο σύστημα αποθεμάτων για να επαναφέρετε τα λογιστικά υπόλοιπα στις πραγματικές μετρήσεις.

Υπολογισμός Καθαρής Αξίας Απωλειών: Αθροίστε τη συνολική οικονομική απώλεια και υπολογίστε το ποσοστό απώλειας σε σχέση με την αξία του αποθέματος.

Σύνταξη Παραγγελιών Αναπλήρωσης: Εξάγετε αμέσως τις γραμμές με χαμηλό ή μηδενικό απόθεμα για να δημιουργήσετε εντολές αγοράς προς τους προμηθευτές.

Αρχειοθέτηση Υπογεγραμμένων Αρχείων: Διατηρήστε τα υπογεγραμμένα φυσικά φύλλα καταμέτρησης με ημερομηνία και τις εξαγωγές υπολογιστικών φύλλων σύμφωνα με τις απαιτήσεις λογιστικής, φορολογικής και ελεγκτικής διατήρησης της επιχείρησής σας.

Αρχείο Έγκρισης & Επαλήθευσης Καταμέτρησης Απογραφής

Επιβεβαιώνω ότι η φυσική καταμέτρηση αποθέματος που περιγράφεται παραπάνω εκτελέστηκε σύμφωνα με τη διαδικασία καταμέτρησης του καταστήματος, επαληθεύτηκε ως προς τα όρια αποκλίσεων και οριστικοποιήθηκε για τα αρχεία αποθέματος.

Κύριος Καταμετρητής:

Όνομα / Υπογραφή

Ανεξάρτητος Υπεύθυνος Επανακαταμέτρησης:

Όνομα / Υπογραφή

Έγκριση Διευθυντή Καταστήματος:

Όνομα / Υπογραφή

Συνολικά Ελεγμένα SKU:

Συνολικές Καταμετρημένες Μονάδες:

Καθαρές Απώλειες ($):

Ποσοστό Καθαρών Απωλειών (%):