Druckbare Inventur-Checkliste

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Operatives Protokoll • Retail Scan & Stock

Inventur-Checkliste für Filialen

Protokoll für physische Bestandsprüfung, Bestandskontrolle & Abgleich

Form RSS-ST-03

Rev: 2026-09

Filiale / Standort:

Zähldatum:

Inventurleiter:

Betriebsmodus:

Geschlossen Geöffnet (Nach Zone)

Phase 1: Vor der Inventur (Vorbereitung T-48h bis T-24h)

Vorbereitung & Isolation

Zonen- & Regal-Kartierung: Teilen Sie die gesamte Verkaufsfläche und das Lager in diskrete, nummerierte Zonen ein (z. B. Gang 1 = Zone A, Kühlregale = Zone B, Lager = Zone C). Beschriften Sie Regalblöcke physisch.

Quarantäne für beschädigte Waren & Retouren: Begehen Sie alle Regale und das Lager. Sammeln Sie alle abgelaufenen, kaputten oder an den Lieferanten zurückzusendenden Waren ein und schließen Sie sie in einem deutlich gekennzeichneten "QUARANTÄNE - NICHT ZÄHLEN" Bereich ein.

Kundenreservierungen & Rücklagen: Trennen und kennzeichnen Sie Kundenreservierungen oder bereits in Rechnung gestellte Artikel, die auf Abholung warten, deutlich ab, damit sie nicht als verfügbarer Bestand doppelt gezählt werden.

Rückstand im Wareneingang abbauen: Nehmen Sie vor dem Annahmestopp alle ausstehenden Lieferantenrechnungen an, überprüfen Sie sie und verbuchen Sie sie in Ihrem System. Markieren Sie jede Lieferung, die nach dem Annahmestopp eintrifft, als "Nach-Stopp / Ausschließen".

Katalog- & SKU-Bereinigung: Prüfen Sie die Hauptproduktdatenbank auf doppelte SKUs, fehlende Beschreibungen oder fehlerhafte UPCs. Drucken Sie den Hauptkatalog aus oder exportieren Sie ihn in eine Tabelle oder ein Zähl-Tool auf dem Telefon.

Barcode-Etiketten prüfen: Gehen Sie mit einem Telefon-Scanner an den Regalen entlang, um zerrissene, verblasste oder fehlende Barcode-Regaletiketten zu finden. Drucken Sie Ersatzetiketten oder bereiten Sie saubere SKU-Suchlisten vor.

Geräte & Akkus bereitstellen: Laden Sie die Zähl-Telefone aller Mitarbeiter auf 100 % auf. Legen Sie tragbare Powerbanks, Reinigungstücher für Kameralinsen, Klemmbretter, farbige Etiketten und Stifte bereit.

Phase 2: Zähl-Setup (T-2h Bereitschaft)

Bereichssperren & Briefing

Interne Umlagerungen einfrieren: Verbieten Sie strikt das Auffüllen von Verkaufsregalen aus dem Lager während des Zählens, um das Risiko von Doppelzählungen auszuschließen.

Kassenprüfung: Räumen Sie alle verlassenen Kundenkörbe und Retourenschubladen an den Kassen leer. Bringen Sie die Produkte vor Beginn der Zählung an ihren ursprünglichen Platz im Regal zurück.

Team-Briefing & Zuweisung: Wiederholen Sie die Zählregeln mit dem Personal: Zählen von links nach rechts, von oben nach unten, niemals Mengen schätzen und Hauptkartons öffnen, um innere Einheiten zu überprüfen.

Protokoll für das Anbringen von Markierungen: Weisen Sie die Zähler an, sofort nach der Überprüfung jeder Ebene einen farbigen Clip oder einen Klebepunkt an der Regalkante anzubringen.

Phase 3: Während der Zählung (Ausführungsprotokoll)

Physische Verifizierung

Ablauf von oben nach unten, von links nach rechts: Auditen Sie jeden Regalblock systematisch. Überspringen Sie niemals Regale und springen Sie nicht nach persönlicher Vorliebe voraus.

Regel zur Kartonüberprüfung: Öffnen Sie geschlossene Kartons, um Innenverpackungen zu überprüfen. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Karton voll ist, ohne hineinzusehen.

Erfassung von Ausnahmen: Wenn ein Barcode beschädigt, nicht scannbar oder nicht in der Datenbank vorhanden ist, protokollieren Sie Artikel, Standort und Menge auf einem Ausnahme-Blatt, ohne die Zählung zu unterbrechen.

Bestätigung von Null-Beständen: Scannen Sie leere Regaletiketten und erfassen Sie explizit eine gezählte Menge von null, um Bestandslücken bei Produkten zu verifizieren.

Physische Markierungsbestätigung: Stellen Sie sicher, dass jede fertige Regalschiene eine physische Markierung hat, bevor die Zähler zum nächsten Möbelstück wechseln.

Phase 4: Nach der Zählung (Abgleich & Untersuchung)

Abweichungsanalyse

Abweichungseinheiten & Kosten berechnen: Berechnen Sie: Abweichung (Einheiten) = Gezählte Menge − Erwartete Menge. Multiplizieren Sie mit den Stückkosten, um die finanzielle Abweichung in Euro zu ermitteln.

Schwellenwerte für Nachzählungen auslösen: Führen Sie sofort blinde Nachzählungen für jeden Artikel durch, bei dem die Abweichung ±$50 im Kostenwert oder 10 Einheiten überschreitet.

Versäumnisse bei Formalitäten prüfen: Prüfen Sie Lieferantenrechnungen, ausstehende Umlagerungen und Kundenretouren, bevor Sie Bestandsdefizite abschreiben.

Überkreuzte Varianten-Vertauschungen prüfen: Suchen Sie nach Bestandsvertauschungen zwischen verwandten Geschmacks-, Farb- oder Größenvarianten, die durch Fehlscans an der Kasse verursacht wurden.

Phase 5: Abschluss & Compliance-Abzeichnung

Anpassungen & Audit-Trail

Bestandsanpassungen festschreiben: Verbuchen Sie die verifizierten physischen Zählungen im POS / Hauptinventursystem, um die Buchbestände auf die wahren Ist-Zählungen zurückzusetzen.

Netto-Schwundwert summieren: Summieren Sie das gesamte monetäre Defizit und berechnen Sie die Schwundquote im Verhältnis zum Lagerwert.

Bestellungen für Lieferanten-Nachschub entwerfen: Exportieren Sie Artikel mit niedrigem Bestand und Null-Bestand sofort, um Einkaufsbestellungen für Lieferanten zu generieren.

Unterzeichnete Unterlagen archivieren: Bewahren Sie datierte, unterzeichnete Zähllisten und Tabellenexporte gemäß den buchhalterischen, steuerlichen und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Ihres Unternehmens auf.

Inventur-Zählprotokoll & Verifizierungsnachweis

Ich bestätige, dass die oben aufgeführte physische Bestandsaufnahme gemäß dem Zählverfahren der Filiale durchgeführt, anhand von Abweichungsschwellen überprüft und für die Inventarunterlagen finalisiert wurde.

Hauptzähler:

Name / Unterschrift

Leitung der unabhängigen Nachzählung:

Name / Unterschrift

Freigabe des Filialleiters:

Name / Unterschrift

Geprüfte SKUs Gesamt:

Gezählte Einheiten Gesamt:

Netto-Schwund ($):

Netto-Schwundquote (%):