Checklist d'inventaire pour magasin à imprimer

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Protocole opérationnel • Retail Scan & Stock

Checklist d'inventaire de magasin

Protocole de vérification physique des stocks, de contrôle du magasin et de conciliation

Form RSS-ST-03

Rev: 2026-09

Magasin / Emplacement :

Date du comptage :

Responsable de l'inventaire :

Mode d'exploitation :

Fermé Ouvert (Par zone)

Phase 1 : Avant l'inventaire (Préparation H-48 à H-24)

Préparation et isolation

Cartographie des zones et des travées : Divisez toute la surface de vente et la réserve en zones distinctes numérotées (ex. Allée 1 = Zone A, Frigos = Zone B, Réserve = Zone C). Étiquetez physiquement les mobiliers.

Quarantaine des retours et articles endommagés : Parcourez toutes les étagères et la réserve. Rassemblez tous les produits périmés, cassés ou à retourner au fournisseur et enfermez-les dans un bac de transit clairement identifié « QUARANTAINE - NE PAS COMPTER ».

Mises de côté et réservations clients : Séparez et étiquetez clairement les réserves clients ou les articles déjà facturés en attente de retrait afin qu'ils ne soient pas comptés en double comme stock disponible.

Soldement des réceptions en attente : Recevez, vérifiez et validez toutes les factures de livraison fournisseurs en attente dans votre système avant l'heure limite. Marquez toute livraison arrivant après la limite comme « Post-Inventaire / Exclure ».

Nettoyage du catalogue et des SKU : Vérifiez la base de données principale des produits pour repérer les SKU en double, les descriptions manquantes ou les UPC inversés. Imprimez ou exportez le catalogue maître vers un tableur ou un outil de comptage sur téléphone.

Vérification des étiquettes de codes-barres : Parcourez les rayons avec un scanner de téléphone pour repérer les étiquettes de rayon déchirées, effacées ou manquantes. Imprimez des étiquettes de remplacement ou préparez des feuilles de recherche de SKU propres.

Préparation des appareils et des batteries : Chargez tous les téléphones du personnel chargés de compter à 100 %. Préparez les batteries externes portables, des chiffons de nettoyage pour les objectifs de caméra, des presse-papiers, des étiquettes colorées et des stylos.

Phase 2 : Configuration du comptage (État de préparation H-2)

Gels de magasin et briefing

Gel des transferts de stocks internes : Interdisez strictement le réassortiment des rayons depuis la réserve pendant que le comptage est en cours pour éliminer les risques de double comptage.

Audit des caisses : Videz tous les paniers abandonnés par les clients et les tiroirs de retours en caisse. Remettez les produits à leur emplacement d'origine en rayon avant de commencer le comptage.

Briefing et assignation des équipes : Passez en revue les règles de comptage avec le personnel : comptez de gauche à droite, de haut en bas, n'estimez jamais les quantités, et ouvrez les caisses maîtresses pour vérifier les unités intérieures.

Protocole de pose de marqueurs : Demandez aux compteurs de fixer une pince colorée ou une gommette sur chaque bord d'étagère dès que ce niveau est vérifié.

Phase 3 : Pendant le comptage (Protocole d'exécution)

Vérification physique

Parcours de haut en bas, de gauche à droite : Auditez chaque travée d'étagères systématiquement. Ne sautez jamais d'étagères et n'avancez pas selon vos préférences personnelles.

Règle de vérification des cartons : Ouvrez les cartons fermés pour vérifier les emballages intérieurs. Ne supposez pas qu'une boîte en carton est pleine sans regarder à l'intérieur.

Enregistrement des exceptions : Si un code-barres est endommagé, illisible ou absent de la base de données, consignez l'article, son emplacement et la quantité sur une feuille d'exceptions sans arrêter le comptage.

Vérification des ruptures de stock : Scannez les étiquettes des rayons vides et enregistrez explicitement une quantité comptée de zéro pour vérifier les ruptures de stock des produits.

Confirmation de pose de marqueurs : Assurez-vous que chaque rail d'étagère terminé possède un marqueur physique avant que les compteurs ne passent au mobilier suivant.

Phase 4 : Après le comptage (Conciliation et investigation)

Analyse des écarts

Calculez les unités d'écart et le coût : Calculez : Écart (Unités) = Qté comptée − Qté attendue. Multipliez par le coût unitaire pour déterminer la valeur financière de l'écart.

Déclenchez les seuils de recomptage : Effectuez des recomptages immédiats à l'aveugle pour tout article présentant un écart supérieur à une valeur de revient de ±$50 ou à 10 unités.

Vérifiez les oublis administratifs : Auditez les factures fournisseurs, les transferts en attente et les retours clients avant de passer les déficits d'inventaire en pertes.

Vérifiez les croisements de variantes : Recherchez les inversions de stock entre des variantes associées de saveur, de couleur ou de taille causées par des erreurs de scan en caisse.

Phase 5 : Finalisation et signature de conformité

Ajustements et piste d'audit

Validez les ajustements de stock : Saisissez les comptages physiques vérifiés dans le POS / système d'inventaire principal pour réinitialiser les soldes théoriques aux véritables comptages sur place.

Faites le total de la valeur nette de la démarque : Faites la somme du déficit monétaire total et calculez le pourcentage de démarque par rapport à la valeur des stocks.

Préparez les bons de commande de réapprovisionnement : Exportez immédiatement les lignes en rupture ou à faible stock pour générer des bons de commande fournisseurs.

Archiver les registres signés : Conservez les feuilles de comptage physique datées et signées ainsi que les exports de feuilles de calcul conformément aux exigences de conservation comptable, fiscale et d'audit de votre entreprise.

Relevé de validation et de vérification du comptage d'inventaire

Je confirme que le comptage de l'inventaire physique détaillé ci-dessus a été exécuté conformément à la procédure de comptage du magasin, vérifié par rapport aux seuils d'écart et finalisé pour les registres d'inventaire.

Compteur principal :

Nom / Signature

Responsable indépendant du recomptage :

Nom / Signature

Approbation du gérant de magasin :

Nom / Signature

Total des SKU auditées :

Total des unités comptées :

Démarque inconnue nette ($) :

Taux de démarque nette (%) :