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Protocolo operativo • Retail Scan & Stock

Lista de control de inventario de tienda

Protocolo de verificación de inventario físico, control de piso y conciliación

Form RSS-ST-03

Rev: 2026-09

Tienda / Ubicación:

Fecha de conteo:

Líder del conteo:

Modo de operación:

Cerrado Abierto (por zona)

Fase 1: Antes del inventario (Preparación T-48h a T-24h)

Preparación y aislamiento

Mapeo de zonas y secciones: Divide todo el piso de ventas y almacén en zonas enumeradas (p. ej., Pasillo 1 = Zona A, Congeladores = Zona B). Etiqueta las secciones físicamente.

Cuarentena de dañados y devoluciones: Recorre los estantes. Reúne los productos caducados, rotos o para devolución y enciérralos en un contenedor marcado "CUARENTENA - NO CONTAR".

Apartados y reservas de clientes: Separa y etiqueta claramente los pedidos ya facturados que esperan recolección para no contarlos como stock disponible.

Despejar acumulaciones de recepción: Recibe, verifica y registra todas las facturas de proveedores pendientes antes del corte. Marca cualquier entrega posterior como "Excluir".

Limpieza de catálogo y SKU: Revisa la base de datos principal en busca de SKU duplicados. Imprime o exporta el catálogo a la herramienta de conteo.

Verificación de etiquetas de códigos de barras: Verifica los estantes para encontrar etiquetas rotas o faltantes. Imprime etiquetas de reemplazo o prepara listas de búsqueda de SKU.

Preparación de dispositivos y baterías: Carga los teléfonos de conteo al 100 %. Prepara baterías portátiles, paños de limpieza, portapapeles, etiquetas de colores y bolígrafos.

Fase 2: Preparación (T-2h antes del conteo)

Congelamiento y reunión

Congelar transferencias internas: Prohíbe estrictamente reponer estantes de ventas desde el almacén mientras se cuenta.

Auditoría de área de pago: Despeja las canastas abandonadas y devoluciones en caja. Regresa los productos a sus estantes.

Asignación y reunión del equipo: Repasa las reglas: contar de izquierda a derecha, de arriba abajo, no estimar cantidades y abrir cajas maestras.

Protocolo de colocación de marcadores: Pide a los contadores que pongan una etiqueta de color en el borde del estante en cuanto lo verifiquen.

Fase 3: Durante el conteo (Protocolo de ejecución)

Verificación física

Flujo de arriba abajo, izquierda a derecha: Audita sistemáticamente cada sección. No saltes estantes por preferencia.

Regla de verificación de cajas de cartón: Abre las cajas cerradas para verificar los paquetes interiores. No asumas que una caja está llena.

Registro de excepciones: Si un código de barras falta o no se lee, regístralo en la hoja de excepciones sin detener el conteo.

Verificación de stock cero: Escanea las etiquetas de estantes vacíos y registra una cantidad de cero para validar faltantes.

Confirmación física con marcadores: Asegúrate de que cada estante completo tenga su marcador antes de pasar a la siguiente sección.

Fase 4: Después del conteo (Conciliación e investigación)

Análisis de discrepancias

Calcular unidades y costo de variación: Calcula: Variación = Cantidad contada − Cantidad teórica. Multiplica por el costo para la variación financiera.

Desencadenar reconteo: Realiza reconteos a ciegas para diferencias que superen ±$50 o 10 unidades.

Revisar omisiones administrativas: Audita facturas, transferencias pendientes y devoluciones de clientes.

Cruzar intercambios de variantes: Comprueba si hay intercambios entre sabores o colores causados por lecturas erróneas en caja.

Fase 5: Finalización y aprobación de cumplimiento

Ajustes y rastro de auditoría

Realizar ajustes de stock: Ingresa los conteos físicos verificados en el sistema principal.

Calcular el valor neto de la merma: Suma el déficit total y calcula el porcentaje de merma.

Generar órdenes de compra a proveedores: Exporta de inmediato las líneas sin stock para las órdenes de compra.

Archivar registros firmados: Conserva las hojas de conteo físico fechadas y firmadas y las exportaciones de hojas de cálculo de acuerdo con los requisitos contables, fiscales y de retención para auditorías de tu empresa.

Registro de Aprobación y Verificación del Conteo de Inventario

Confirmo que el conteo de inventario físico detallado anteriormente se ejecutó siguiendo el procedimiento de conteo de la tienda, se verificó contra los umbrales de discrepancia y se finalizó para los registros de inventario.

Contador principal:

Nombre / Firma

Líder de reconteo independiente:

Nombre / Firma

Aprobación del gerente:

Nombre / Firma

Total de SKU auditados:

Total de unidades contadas:

Merma neta ($):

Tasa de merma neta (%):