Ce parcours utilise les commandes d’approbation de la version mobile 1.2 ou ultérieure. Sur Multi-Store et Business, seul le propriétaire du compte peut exiger l’approbation des bons de commande dans les paramètres du profil du magasin de l’application, avec une connexion. Les propriétaires et les gestionnaires peuvent décider du sort des commandes en attente. Les commandes qu’ils finalisent passent directement à l’étape suivante.
Pour cet exercice, arrêtez-vous à la décision. Utilisez uniquement la commande fictive et laissez les messages au fournisseur sans les envoyer.
- Équipe sur téléphone · Brouillon → En attente d’approbation
- Propriétaire ou gestionnaire dans l’espace web · En attente → Approuvée ou Rejetée
- Équipe sur téléphone · Approuvée → préparer l’envoi · Rejetée → nouveau brouillon
Finaliser la commande sur le téléphone
Un membre de l’équipe crée une commande de 24 rouleaux de ruban d’emballage auprès de Ternwhistle Packaging et la finalise pour le magasin qui attend la livraison. Si l’option est activée, la commande attend une approbation. Synchronisez-la pour que la personne chargée de la vérifier puisse la consulter. Pendant l’attente, l’application bloque l’exportation, le partage, le marquage comme envoyée et la réception.
Vérifier la commande dans l’espace web
Le propriétaire ou le gestionnaire ouvre Documents, filtre les commandes en attente d’approbation et ouvre le bon de commande. Vérifiez les besoins du magasin avant de décider.
- Fournisseur et magasin. Ternwhistle Packaging est-il le fournisseur prévu et la livraison est-elle destinée au bon magasin ?
- Article, unité et quantité. La ligne indique-t-elle 24 rouleaux individuels de ruban d’emballage ? Vérifiez le conditionnement selon les conditions du fournisseur.
- Besoin et doublons. Consultez le dernier comptage et sa date, puis vérifiez si une autre commande en cours couvre ces rouleaux.
Approuver la commande et passer le relais
Choisissez Approuver dans l’espace web. Le bon passe à l’état Approuvé et la décision indique qui l’a approuvé et quand. Une fois le téléphone synchronisé, l’équipe peut exporter ou partager la commande depuis l’application. L’exportation crée un fichier. Envoyez-le séparément par le canal utilisé avec le fournisseur, puis marquez la commande comme envoyée. À la livraison, ouvrez un document de réception lié au bon et saisissez les quantités réellement reçues.
Rejeter la commande si la quantité est erronée
Si le magasin a seulement besoin de 12 rouleaux, choisissez Rejeter, ajoutez si besoin une note demandant 12 rouleaux et confirmez. Le bon d’origine reste clos avec l’état Rejeté. Après synchronisation, l’équipe peut le copier dans un nouveau brouillon sur le téléphone, corriger la quantité et finaliser la nouvelle commande pour vérification.