Des inventaires aux brouillons de commandes min/max par fournisseur

Préparer les produits et partir d’un inventaire terminé

Renseignez pour chaque produit un minimum, un maximum cible, une unité de stock, un multiple de commande et un fournisseur. Ouvrez un inventaire terminé et choisissez la création de commande min/max, ou démarrez dans Commandes et sélectionnez les inventaires. Tous les documents sélectionnés doivent appartenir au même magasin.

Pour le premier essai, choisissez quelques produits connus. Les paramètres manquants, les fournisseurs absents, les conflits et les produits ne nécessitant pas de réapprovisionnement apparaissent séparément pour être corrigés ou exclus. Ouvrir l’aperçu ne crée pas de commandes.

Choisir le bon comptage lorsqu’un produit apparaît plusieurs fois

Par défaut, le dernier comptage sélectionné de chaque produit est retenu. Si l’inventaire A contient X = 4 et Y = 8, puis que l’inventaire B contient X = 6, utilisez X = 6 et Y = 8. L’heure de comptage de la ligne compte, pas l’heure d’arrivée du document sur l’appareil.

L’addition explicite donnerait X = 10. Utilisez-la uniquement pour des stocks distincts, comme le rayon et la réserve du même magasin. Compter deux fois le même rayon ne double pas le stock. Les produits absents de la sélection ne valent pas zéro ; les comptages plus récents connus hors sélection doivent être vérifiés.

Vérifier les conditionnements et les groupes fournisseurs

Dans l’exemple ci-dessous, deux produits ont des fournisseurs associés différents. Produit A : quantité comptée 3, minimum 5, cible 20 et multiple 6 donnent une commande de 18. Produit B : quantité comptée 1, minimum 2, cible 10 et multiple 4 donnent une commande de 12. Vérifiez les deux, car les conditionnements portent le stock final au-dessus de la cible.

Avec une offre autorisant ces deux fournisseurs, le résultat est constitué de deux brouillons de commande ordinaires, un par fournisseur. Vérifiez les comptages, les dates, les sources et les quantités ; renseignez un fournisseur manquant ou conservez un brouillon d’achats sans fournisseur. Modifier un brouillon ne modifie pas silencieusement le catalogue.

Éviter les doublons et vérifier les commandes déjà ouvertes

Les brouillons créés réservent les lignes de comptage utilisées comme sources. Répéter la création affiche les commandes existantes au lieu de les dupliquer ; un inventaire partiellement utilisé reste disponible pour ses autres lignes. Réduire manuellement une quantité ne crée pas une seconde commande pour la différence.

Un nouvel inventaire ne prouve pas qu’une commande précédente est arrivée. L’aperçu signale les commandes ouvertes connues, les quantités et les informations de réception, sans les déduire automatiquement. Consultez la commande existante, excluez ou ajustez la ligne, ou confirmez explicitement une commande supplémentaire.

Configurer et mettre à jour le catalogue avec Excel

Exportez tout le catalogue ou la sélection visible, renseignez les champs min/max, fournisseur et multiple de commande, puis importez les modifications. Les identifiants des magasins rattachent les seuils au bon magasin. Les identifiants stables des produits permettent les mises à jour même sans code-barres ; les codes-barres au format texte conservent leurs zéros initiaux.

Par défaut, seuls les champs remplis sont mis à jour : les colonnes absentes et les cellules vides conservent les valeurs existantes, tandis qu’un zéro autorisé est enregistré. Effacer une valeur exige un choix explicite. Vérifiez d’abord l’aperçu des modifications et des erreurs. Importer des paramètres de catalogue ne crée pas de comptages, ne remplace pas leurs résultats et n’ajoute pas automatiquement de produits inconnus.

Créer, synchroniser et exporter les brouillons vérifiés

Vérifiez la capacité de documents ouverts avant de créer le groupe. L’application crée les brouillons sélectionnés ensemble ; elle n’en crée pas silencieusement une partie seulement. Les commandes conservent leurs liens avec les comptages sources et suivent les étapes habituelles de finalisation, de validation, d’export et de réception.

Free prend en charge le processus complet hors ligne et l’export Excel dans les limites de 1 000 produits, 1 fournisseur, 5 documents ouverts et 1 appareil. Le regroupement de plusieurs fournisseurs nécessite une offre les autorisant. Les équipes peuvent préparer le travail hors ligne, mais doivent synchroniser et résoudre les conflits de sources avant la finalisation ou l’export ; les brouillons hors ligne restent enregistrés.

Questions fréquentes